Quanto tempo dedichi ogni giorno alla gestione delle tue e-mail? Un'ora? 30 minuti? Qualche ora? Forse mezza giornata?

Sebbene l'e-mail abbia lo scopo di facilitare la comunicazione, sospetto che a volte diventi uno strumento controproducente perché passiamo così tanto tempo a gestire le tue e-mail! Ad esempio, pensa a questi casi:

• A volte continui a fare clic nella tua casella di posta, anche se l'hai appena controllata solo 5 minuti fa?
• Passi molto tempo a gestire le tue e-mail ogni giorno, come cercare la posta passata, ordinare, organizzare ed eliminare la vecchia posta?
• Fai spesso le e-mail la tua prima priorità piuttosto che portare a termine le cose?
• Ci sono giorni in cui trascorri più tempo nella tua casella di posta che a svolgere un lavoro adeguato?

Alla fine della giornata, l'e-mail è solo uno strumento per portare a termine i tuoi compiti. Di seguito sono riportati 11 suggerimenti per migliorare la gestione della posta elettronica:

1. Elabora la tua posta una volta al giorno

Anche se controllo la posta più volte al giorno solo per essere aggiornato (nel caso in cui succeda qualcosa di strano come il mio sito Web che non funziona, o se c'è una richiesta urgente), non li elaboro subito. Lo faccio solo una volta al giorno, all'inizio della giornata o la sera.

Metti da parte una fascia oraria giornaliera per elaborare le tue e-mail. Se non finisci nella fascia oraria, continua il giorno successivo. Dai priorità a quelli più importanti e lascia andare il resto. (Vedi #2).

Se ti trovi in ​​una posizione lavorativa in cui ricevi molte e-mail sensibili al fattore tempo, puoi comunque metterlo in pratica. Il punto è non lasciare che l'e-mail invada la tua vita. Ricorda, è uno strumento per aiutarti a fare il tuo lavoro e non il lavoro stesso.Pubblicità

2. Dai priorità alle email del 20%; Rimanda l'80% di quelli

Non tutte le email sono uguali. amo il regola 80/20 perché si applica a ogni singolo ambito della nostra vita. Incluse le email. La regola 80/20 è l'idea che il 20% degli input sia responsabile dell'80% degli output in qualsiasi situazione. Quindi, per essere efficaci, dovremmo concentrarci sul 20% di input che portano all'80% di output. Allo stesso modo, dovremmo concentrarci sul 20% di email di alto valore che portano al massimo output.

Le mie email del 20% sono quelle che mi danno la prossima svolta nel mio lavoro. Possono essere richieste dei media, spot di interviste, opportunità di networking, contatti commerciali, opportunità di parlare e altre cose che portano ai miei obiettivi di business del 20%. Le mie email del 20% includono anche persone che hanno investito nel mio lavoro, come my 1-1 coaching clienti , interventi e lettori che hanno acquistato i miei corsi e prodotti. Ultimo ma non meno importante, anche le corrispondenze con i miei buoni amici cadono qui. Tutto il resto va nella posta dell'80%.

Per le e-mail del 20%, do loro una priorità significativa. Di solito rispondo immediatamente (soprattutto se rispettano la regola del minuto 1 in #9); in caso contrario, li raggiungerò in 1-3 giorni. Per l'80% della posta, ci metto più tempo a rispondere, a volte non rispondo nemmeno (vedi punto #4).

3. Avere una risposta entro la cartella XX Day

Archivia la posta che richiede la tua risposta in una cartella Rispondi entro XX giorno, dove XX è il giorno della settimana. Dedico 3 giorni alla settimana per rispondere alle e-mail: martedì, giovedì e sabato. In questo modo non sono costretto a rispondere immediatamente ogni volta che ricevo la posta. Lo leggo, lo riconosco mentalmente e ci ripenso fino al momento di rispondere (in media 3-8 giorni dal ricevimento della posta).

4. Renditi conto che non è necessario rispondere a tutte le e-mail

Nonostante quello che pensi, non è necessario rispondere a tutte le mail. A volte, anche nessuna risposta dopo un certo periodo di tempo può essere considerata una risposta in sé.

Ricevo un volume elevato di posta dei lettori e per un periodo di tempo ho risposto a ogni singola posta che arrivava. Non ha fatto nulla per me. Passerei l'intera giornata solo a rispondere alla posta, e alla fine della giornata sarei esausto, incapace di fare alcun vero lavoro. E curiosamente, praticamente tutta la posta a cui rispondo per non ricevere mai una risposta di ritorno di alcun tipo (nemmeno un riconoscimento o un ringraziamento), anche quando pubblico domande di follow-up per aiutarli ulteriormente. Sospetto che metà della posta non venga letta e l'altra metà sia posta che le persone inviano d'impulso e le risposte non contano davvero. Ad ogni modo, mi sono reso conto che è molto più efficace utilizzare il tempo per attività di maggior valore, come lavorare su prodotti di alto valore e ricchi di contenuti, supportare i miei clienti di coaching 1-1, nuovi progetti e scrivere nuovi articoli.Pubblicità

Non stressarti troppo nel rispondere a ogni singola mail. Rispondi se aiuta, ma se i costi della risposta non superano i benefici, allora forse non vale la pena preoccuparsene. Lascia che sia e le cose si sistemeranno da sole nel tempo.

5. Crea risposte modello se invii spesso risposte simili

Se guardi nella cartella degli invii, probabilmente troverai una tendenza nelle cose a cui rispondi. La posta che ricevo sul mio sito di solito può essere classificata in una delle poche categorie (1) feedback/e-mail di ringraziamento (2) 1-1 coaching (3) richieste di recensioni di libri/prodotti (4) richieste di intervento (5) altri . Per (1) e (2), utilizzo modelli che ho scritto in anticipo e che utilizzo nelle mie risposte. Quando rispondo, li personalizzerei di conseguenza per adattarli alle esigenze della posta originale. Questo mi ha fatto risparmiare enormi quantità di tempo, rispetto al passato quando scrivevo e-mail da zero.

6. Leggi solo le email che sono rilevanti

Mi iscrivo a diverse newsletter, ad esempio su fitness, autoaiuto, blog e affari, ma non leggo tutte le mail che inviano. Non li cancello nemmeno, perché so che hanno informazioni preziose. Invece, ho impostato Gmail per archiviarli automaticamente in diverse etichette (cartelle). I messaggi di posta elettronica vengono archiviati nella cartella dei blog, i messaggi di fitness vengono archiviati nella cartella di salute e fitness e così via. A partire da ora, ho circa 30 cartelle. Li leggo solo quando voglio avere maggiori informazioni sull'argomento.

Non è necessario leggere ogni singola posta in arrivo. Scegli e seleziona ciò che è rilevante per te.

7. Struttura le tue mail in categorie

Le cartelle (o etichette, se usi Gmail) sono lì per aiutarti a organizzare la tua posta.

Innanzitutto, usa un sistema di denominazione pertinente a ciò che stai facendo. Se le tue priorità più grandi ora sono, ad esempio, (1) scrivere un libro e (2) perdere peso, allora dai un nome alle tue cartelle.Pubblicità

In secondo luogo, usa la struttura gerarchica. le cartelle di primo livello sono per le grandi categorie e le cartelle di secondo livello sono per le sottocategorie e così via. Ad esempio, ho Admin come cartella di primo livello e Backup, Contabilità, Account, ecc. come cartelle di secondo livello. Se necessario, ho cartelle di terzo livello per segmentarle ulteriormente. Gmail ha un componente aggiuntivo che ti consente di utilizzare etichette di livello diverso (Impostazioni > Labs > Etichette nidificate)

L'uso dei filtri (#8) per organizzare automaticamente la posta in cartelle fa miracoli.

8. Usa i filtri

I filtri sono strumenti che ti aiutano a smistare automaticamente la posta quando arriva nella tua posta. Ci sono 2 cose di base necessarie per un filtro: (1) Il termine a cui prestare attenzione (2) Azione da applicare se il termine è abbinato. A partire da ora, il mio Gmail ha circa 20 diversi filtri impostati per diversi indirizzi e-mail, titoli dell'oggetto, testo del corpo e cosa no. A seconda di quale filtro si tratta, la posta verrà automaticamente ordinata in una rispettiva cartella/archiviata. Ciò riduce al minimo la quantità di azioni amministrative che devo eseguire.

Ecco il mio tutorial video che condivide come ho impostato i miei filtri di posta elettronica per ottenere la posta in arrivo zero: 3 semplici suggerimenti per ottenere la Posta in arrivo zero utilizzando i filtri e-mail [Esercitazione video]

9. Usa la regola del minuto 1 quando rispondi

Se la risposta richiede entro 1 minuto, rispondi immediatamente e archiviala. Non lasciarlo stare nella tua casella di posta per anni. Ci vorrà ancora più sforzo lasciandolo fluttuare nella tua mente e ricordandoti costantemente che devi rispondere. Assicurati solo di rispettare l'intervallo di tempo di 1 minuto quando rispondi, in modo che non ci voglia più tempo del necessario. Questo mi aiuta a cancellare grandi quantità di posta in un breve lasso di tempo.

10. Imposta un limite al tempo che trascorri nella posta in arrivo

Oltre la regola di 1 minuto, limita il tempo complessivo che trascorri nella tua casella di posta. La prossima volta che controlli la posta, tempo te stesso . Guarda quanto tempo impieghi per elaborare, leggere, rispondere e ordinare la tua posta. Poi chiediti quanto di quel tempo è ben speso. È probabile che la maggior parte di ciò non sia assolutamente servito a nulla.Pubblicità

A volte, riceverai e-mail che sono allarmantemente lunghe. Per queste e-mail, esaminale, controlla se c'è qualcosa di rilevante per te, quindi elaborale di conseguenza. Rispondi se necessario (e usa la regola del minuto); archivialo se non hai intenzione di rispondere. Se hai intenzione di rispondere, non sentire il bisogno di tornare con una lunga mail solo perché la persona ha scritto una lunga mail. L'ultima cosa che vuoi è uno scambio di saggi via e-mail, che inavvertitamente ti farà cadere in un buco nero della posta elettronica. Accedi alla tua casella di posta, fai ciò che devi fare ed esci subito dopo.

11. (Spietatamente) Annulla l'iscrizione a cose che non leggi

Nella tua navigazione sul web, probabilmente ti iscrivi a una buona parte di newsletter e feed d'impulso per cui in seguito perdi interesse. Se ti ritrovi a cancellare ripetutamente la posta dai tuoi abbonamenti, è un segnale che dovresti semplicemente annullare l'iscrizione immediatamente.

Ottieni la versione manifesto di questo articolo: [Manifesto] 11 suggerimenti per una gestione efficace della posta elettronica

Articolo originale: 11 semplici consigli per una gestione efficace della posta elettronica | Eccellenza personale

Credito fotografico in primo piano: Donna d'affari che disegna una busta di posta elettronica tramite shutterstock.com