Nei miei quarant'anni di lavoro, mi sono sempre lamentato di riunioni lunghe, noiose e improduttive, quindi unisciti al club! Sì, le riunioni vecchio stile hanno effetti negativi sul morale, sulla produttività e sulla motivazione.^[1]

Lui (Warren Buffett) non lascia che il suo calendario si riempia di riunioni inutili.- Bill Gates

Quindi, perché le riunioni non possono essere più brevi, più produttive e persino, oserei dire, divertenti?

La buona notizia è che molte aziende sono ora all'avanguardia nella gestione delle riunioni.

Ecco 12 segreti per un incontro produttivo. Se sei un manager o un team leader, potresti voler implementarli. Se fai parte di un team, puoi sempre dare suggerimenti in modo che le riunioni possano diventare davvero super produttive.

1. Il tempo non è il vero problema

La maggior parte delle persone si lamenta di non avere abbastanza tempo e le riunioni possono derubarli di questo bene prezioso. Un altro modo di vederlo è concentrarsi semplicemente sui livelli di energia che hai.

Pianifica le pause in modo da mantenere i livelli di produttività al massimo.Pubblicità

Gestisci la tua energia, non il tuo tempo. – Tony Schwartz

2. Rendi le riunioni più brevi

Impostare un limite di tempo di 10 o 15 minuti può davvero aiutare. Alcuni manager hanno effettivamente un timer in modo che si spenga al termine della riunione. Non è un caso che i TED talk abbiano un limite massimo di 18 minuti.

Il motivo è che tutte le ricerche mostrano che la nostra capacità di attenzione va verso un progressivo declino, se gli incontri oi colloqui durano più a lungo. Gli studi condotti alla Texas Christian University mostrano che gli studenti ricordano più informazioni dopo lezioni più brevi.^[Due]

3. Pianifica le riunioni solo quando necessario

La maggior parte delle aziende ha un orario e un giorno prestabiliti per le riunioni. Ciò significa che la produttività è rallentata, proprio a causa di un programma prestabilito.

È molto meglio incontrarsi quando le cose devono essere fatte, le decisioni prese e i punti d'azione definiti.

4. Incontra in piedi o da qualche altra parte

PERricerca molto interessantemostra che sedersi aumenta le problematiche territoriali.^[3]

Le persone si sentono a proprio agio e vogliono anche affermare la propria posizione o autorità.Non è così facile quando ci si alza in piedi. Pubblicità

I partecipanti si sentono meno a loro agio e vogliono fare le cose più velocemente. Esistono altri modi innovativi di organizzare riunioni.

Ma ovunque tu sia, sii innovativo con il tuo spazio. Prova una riunione in piedi o lascia i banchi e vai al parco. Esci dal tuo ambiente quotidiano.- Richard Branson

5. Pianifica l'agenda in anticipo

Un breve incontro necessita ancora di un ordine del giorno e questo dovrebbe essere diffuso prima dell'incontro, se possibile. Aiuta le persone a prepararsi e a concentrarsi sulle questioni che devono essere discusse.

Ecco Come costruire un'agenda di incontri killer che sia semplice ed efficace .

6. Crea una zona franca per smartphone

Chiedi alle persone dei loro colleghi che utilizzano smartphone o tablet durante le riunioni. La maggioranza si risente perché mostra una mancanza di rispetto e mostra anche che la piena partecipazione è irregolare o assente.^[4]

È molto meglio rendere l'area riunioni una zona franca per gli smartphone e incoraggiare le persone a lasciare i telefoni fuori in un cestino, con la posta allegata. La Casa Bianca lo sta già facendo.

7. Limita il numero di partecipanti

Questa è una delle raccomandazioni menzionate nel post di Kristen Gil, 'Velocità di avvio'.^[5]È vicepresidente delle operazioni aziendali di Google.Pubblicità

Se limiti i partecipanti a coloro che sono direttamente coinvolti in un progetto o in una procedura, lascia agli altri più tempo per andare avanti con il loro lavoro.

8. Gestisci la riunione come un orologio

Presiedere una riunione è un compito davvero abile. Idealmente, è necessario eseguire alcune o tutte le seguenti operazioni:

• Indicare lo scopo della riunione, ad es. – Ci incontriamo oggi per finalizzare la visita dei revisori.
• Tieni fuori dall'agenda gli interventi fuori tema. Possono essere messi nel 'parcheggio' se c'è tempo alla fine.
• Incoraggia tutti a partecipare.
• Scoraggia le esibizioni.
• Attenersi al tempo assegnato.

9. Porta via i punti azione

La persona che gestisce la riunione deve mantenere l'intera cosa in carreggiata, entro il breve lasso di tempo.

In pratica, ciò significa che alla fine le persone hanno un elenco di punti di azione e che questi sono contrassegnati dal DRI (Directly Responsible Individual).^[6]

10. Consenti tempo di transito

Assicurati che sia programmato un tempo sufficiente prima della riunione in modo che le persone possano effettivamente arrivare in tempo.

Concedere dieci minuti prima e dopo altri impegni aiuta le persone a mettere insieme il proprio agire e pianificare la propria assenza, anche se è molto breve.

Viene tenuto un registro delle decisioni e queste possono essere inviate via e-mail come promemoria a tutti i partecipanti.Pubblicità

11. Delineare i risultati e pianificare la prossima riunione

Partendo dal presupposto che i punti di azione produrranno i risultati necessari, è sempre una buona idea delineare ciò che dovrebbe coprire il prossimo incontro.

Questo non ha bisogno di essere scolpito nella pietra, ma dovrebbe adattarsi ai piani aziendali e di marketing. Aiuta anche a evidenziare gli obiettivi a lungo termine.

12. Incoraggiare la formazione sulle abilità di riunione

Delegare alcune attività di riunione sia prima che durante la riunione è un ottimo modo per avvicinarsi alla formazione sulle abilità di riunione.

Decidi chi sarà responsabile dell'annotazione dei punti di azione, dei tempi e degli ordini del giorno. Questo può essere fatto a rotazione in modo da avere ancora la responsabilità generale della gestione della riunione. Per aiutarti a scrivere i verbali delle riunioni in modo efficace, dai un'occhiata a questi suggerimenti: Come scrivere ottimi verbali di riunione in modo che nulla si perda nella traduzione

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