15 strategie per una lista di cose da fare efficace

15 strategie per una lista di cose da fare efficace

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Una delle tecniche di produttività secolari in circolazione è la classica ed efficace lista di cose da fare, e per una buona ragione. È uno dei modi più produttivi per te e tutti gli altri per fare qualcosa. Che si tratti di un elenco mentale o di qualcosa che stai scrivendo, un elenco di cose da fare è uno strumento di produttività essenziale.

Allo stesso tempo, è uno degli strumenti di produttività più confusi in circolazione. Molte persone screditano questo per vari motivi e non credono che una lista di cose da fare sia utile. Ma la mia tesi è che forse tu e altre persone non state creando una lista di cose da fare efficace, quindi qui esamineremo come farne una giusta.



Perché preoccuparsi di una lista di cose da fare efficace?

Li hai usati male

Prima di lanciarti nelle strategie per creare una lista di cose da fare efficace, vale la pena sapere perché dovresti preoccuparti di crearne una. Il primo punto importante è che molte persone hanno fatto liste tutte sbagliate.



Due degli errori più comuni sono:

  • Le persone usano le liste per misurare se sono produttive o meno.
  • Hanno messo troppi elementi nell'elenco.

È comprensibile il motivo per cui tu o altre persone lo fate, però. Una lista di cose da fare è uno strumento di produttività, quindi ha senso accumulare attività. Tuttavia, il cervello non funziona in questo modo. Se hai molti compiti nella tua lista, sembra una tortura poiché la lista non finisce mai.

All'inizio, può sembrare bello avere sempre qualcosa da fare, ma tieni presente che hai solo così tanto tempo in un giorno. È importante dare più valore al lavoro di qualità piuttosto che alla pura quantità.



Sulla stessa nota, se sei una persona che ha la tendenza a cercare la convalida, una lista di cose da fare può essere difficile. Ci saranno giorni in cui non riuscirai a fare tutto a causa di eventi della vita. Questo crea una pressione inutile e ti manda in un vortice di stress.

Ti aiuta a rimanere concentrato

Quando crei un elenco di cose da fare efficace, l'obiettivo principale di questi elenchi è fornire chiarezza e concentrazione . Se li stai facendo male, potresti aver notato che ti stai concentrando su un'attività nella tua lista di cose da fare e stai per portarla a termine.



Questo può essere oscurato dai molteplici elementi della tua lista, ma ti stai concentrando su un'attività in un dato momento. Tuttavia, lo vedi davvero in azione quando prendi in considerazione di avere un elenco più breve di cose da fare.

Capisco che una lista di cose da fare non è per ogni singola persona, ma questa attenzione è utile alle persone quando si inizia. Non sei ancora sicuro dei tuoi obiettivi o del percorso che vuoi intraprendere. Potresti anche avere difficoltà a determinare il prossimo passo verso cui lavorare.

Una lista di cose da fare è una guida a cui puoi fare riferimento ogni volta che ne hai bisogno. Inoltre, le tecniche che menzionerò di seguito renderanno le liste più efficaci per te.

15 strategie per una lista di cose da fare efficace

Inizierai a vedere quanto sia potente una lista di cose da fare quando consideri le varie strategie che puoi incorporare in una. Questo è il tuo da fare, quindi scegli tra le strategie di seguito per trovare quello che fa per te. Se non sei sicuro, non aver paura di sperimentare e mescolare diverse combinazioni.

Ricorda che la strada per il successo è una con molti percorsi ramificati, quindi i metodi che usi sono la tua scelta.Pubblicità

1. Rompi l'elenco in due parti

La prima strategia consiste nel suddividere un elenco in due parti. Queste due parti sono chiamate quotidiani e cose da fare.

I quotidiani sono le attività quotidiane che vuoi sviluppare di più. Ad esempio, se vuoi prendere l'abitudine di allenarti al mattino, un'attività quotidiana potrebbe essere seguire una routine di allenamento di 15 minuti o fare una passeggiata di un'ora.

Le tue cose da fare sono attività non quotidiane che devi portare a termine ad un certo punto. Forse hai bisogno di preparare un rapporto al lavoro o fare una presentazione. Puoi inserirlo nella tua colonna da fare.

Questa è una strategia efficace perché salva tutto il disordine verso cui gravita la maggior parte delle persone. Come accennato in precedenza, le persone riempiono le loro liste e molte di queste di solito sono attività che faresti comunque, come andare a fare la spesa o lasciare i bambini a casa di un amico.

2. Metti un limite agli oggetti

Se ritieni che suddividere la tua lista in due parti troppo, suggerirò che la brevità sia una virtù quando crei queste liste. Puoi impostare un numero qualsiasi di elementi, ma la chiave è che hai in mente un limite prestabilito. Alcune persone non ne hanno più di sette, mentre altre arrivano fino a tre. Fai ciò che ti fa sentire a tuo agio.

L'idea alla base di questo è restringere i compiti più importanti che è necessario svolgere quel giorno. Naturalmente, ci sono altre cose che farai durante il giorno, e va bene, ma vuoi dare la priorità agli elementi che sulla tua lista di cose da fare prima che la giornata sia finita.

3. Usa liste di controllo per compiti complessi

Se stai già facendo elenchi ristretti ma stai svolgendo compiti più difficili, il mio suggerimento è di suddividere tale compito. Che si tratti di passaggi completi che devi compiere o di annotare dettagli importanti che devono essere presenti dipende da te.

In ogni caso, questo ti consente di assicurarti di fare tutto nel modo corretto e di non perdere alcun dettaglio o passaggio chiave.

4. Affronta prima i MIT

Il MIT è il compito più importante. Un altro modo per vedere questo è affrontare prima il compito più grande e più intimidatorio[1]. Il motivo per cui vuoi farlo risale a come funziona il nostro cervello.

Potresti sentirti obbligato a fare i compiti più facili prima di arrivare al compito più grande, ma il problema è che questi compiti, anche quelli facili, consumano la tua energia. Inoltre, se hai un compito davvero grande da completare, è probabile che ti verrà in mente nel corso della giornata. Ciò significa che stai spendendo più energia solo a pensarci.

Tutto ciò non sarebbe un problema se quel grande compito intimidatorio fosse affrontato per prima cosa al mattino.

5. Crea una lista completa

Un altro approccio interessante da considerare è quello di avere un elenco completo. Questo è un elenco delle attività che hai completato dalla tua lista di cose da fare. Molte persone trovano soddisfacente semplicemente cancellare un elemento dalla loro lista e farla finita, ma a seconda di cosa metti in quelle liste, una lista completata potrebbe essere fonte di ispirazione.

Immagina di essere una persona che inserisce compiti difficili sopra la media nelle tue liste di cose da fare, attività che richiedono un'ora o due per essere completate correttamente. Questo può ispirarti a fare di più se, dopo una giornata di lavoro, noti quanto hai realizzato nel corso della giornata tramite questo elenco.Pubblicità

6. Rendi la tua lista facile da individuare

Dalla carta colorata alla pubblicazione in un punto ovvio, vuoi che la tua lista sia in un posto dove puoi individuarla facilmente. Intendiamoci, non è necessario avere sempre questa lista davanti a sé in quanto potrebbe creare stress inutile. Ma metterlo da parte è una bella idea: uno sguardo di lato e sai esattamente cosa deve essere fatto.

7. Aggiungi elementi di gioco ad esso

Se carta e penna non fanno per te quando crei elenchi di cose da fare, ci sono anche diverse app che possono guidarti. La bellezza di per fare le app dell'elenco è che c'è più spazio per la creatività e alcuni sviluppatori incorporano giochi al loro interno.

Ad esempio, Todoist ha un sistema di risultati in cui gli individui guadagnano badge man mano che completano più attività. C'è anche Bounty Tasker, che ti fa sentire come se i tuoi compiti fossero missioni secondarie in un videogioco.

8. Datti delle scadenze

Il lavoro si espande per riempire il tempo assegnato.

È una vecchia filosofia che suona ancora vera con il modo in cui siamo produttivi. Ad esempio, supponiamo che tu sia incaricato di scrivere un rapporto e ti venga data una settimana per farlo. Probabilmente ci lavorerai costantemente per tutta la settimana. O se sei un procrastinatore, lo rimandi alla sera prima e lo finisci.

Ma cosa succede se ti viene assegnato lo stesso compito e ti viene assegnata solo un'ora per completarlo? Probabilmente otterrai il rapporto, ma darai la priorità ai punti principali e importanti e li evidenzierai piuttosto che riempirli di inutili lanugine.

Il punto è che con i tuoi obiettivi e gli elementi nella tua lista di cose da fare, vuoi do avere delle scadenze . Quando si tratta di fare liste, il mio suggerimento è di concederti un giorno per completare le attività lì. Questa è una pressione e un incentivo sufficienti per lavorare sodo su di loro.

9. Aggiungi attività quando sono fresche

Un'altra strategia è assegnarti dei compiti anche quando stai lavorando su qualcos'altro. Tieni presente che non è qualcosa che devi fare in questo momento, ma questo può aiutare con le persone che stanno lottando per pensare a cosa concentrarsi dopo.

È sulla stessa falsariga di quando ascolti qualcosa di interessante e lo scrivi. È una cosa saggia da fare in quanto ti evita il fastidio di dover soffermarti su quell'idea piuttosto che concentrarti sul compito da svolgere. Ti evita anche di dover ricordare qual è l'attività se sei il tipo da scrivere l'elenco delle cose da fare del giorno successivo alla fine della giornata.

10. Sii a tuo agio con la revisione della tua lista di cose da fare

A seconda della tua mentalità generale, un'altra buona strategia è guardare la tua lista di cose da fare e apportare modifiche. Se stai praticando la strategia precedente, potrebbe esserci la possibilità che la tua lista di cose da fare si stia allungando e stai impostando aspettative non realistiche che tu possa finire tutto.

Dandoti l'opportunità di rivedere la tua lista di cose da fare, ti permetti di distribuire i tuoi compiti piuttosto che averli ammassati. Questo aiuta la tua mentalità in quanto non sei sopraffatto dalla lista.

11. Scrivi compiti, non obiettivi

Dovresti avere elenchi separati per le tue attività e i tuoi obiettivi. L'idea è di non mettere affatto obiettivi nella tua lista di attività.

Mentre le attività possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi, gli obiettivi sono desideri più grandi e non qualcosa che puoi raggiungere nel corso della giornata. Ad esempio, imparare a parlare francese è un obiettivo; tuttavia, puoi suddividerlo in un'attività dicendo leggi il contenuto francese per 15 minuti o guarda un film in francese.Pubblicità

Questo si estende anche a obiettivi , pure. Puoi vederli come pietre miliari. Tornando all'esempio del parlare francese, un obiettivo può essere discutere i miei cibi preferiti con qualcuno in francese. È il risultato desiderato che stai cercando dalla tua pratica.

12. Elenchi di cose da fare in breve

Qui, breve significa scansionabile in quanto puoi guardare rapidamente l'elenco e sapere cosa deve essere fatto. Il modo in cui puoi farlo è concentrarti sulle parole chiave di attività specifiche e non trascinarle fuori. Ad esempio, supponiamo che il tuo garage sia un disastro e che tu voglia ripulirlo. Invece di scrivere una frase lunga, mantienila breve e scrivi qualcosa come garage pulito per 30 minuti. o semplicemente pulire il garage.

Con questa strategia, trascorri meno tempo a scrivere l'attività quando crei la lista delle cose da fare. Inoltre, ti affidi a parole chiave per far sì che la tua mente ricordi dettagli specifici per quell'attività.

13. Avere più elenchi

Come accennato in precedenza, è una buona idea avere elenchi separati per varie cose, come avere un elenco separato per obiettivi, obiettivi, attività quotidiane e cose da fare. Un altro modo in cui puoi vederlo è avere un sistema in cui stai consultando da tre elenchi.

Questi elenchi sono:

Una lista principale

È qui che si trovano tutti i tuoi obiettivi a lungo termine, cose come trasferirsi in una nuova casa, uscire dai debiti o costruire un'impresa. Queste sono cose che richiederanno un anno o più per essere realizzate.

Una lista di progetti settimanale

Queste sono cose che vuoi realizzare entro la fine della settimana. Queste sono cose che sposteranno lentamente l'ago verso alcuni degli elementi della tua lista principale. Dall'esempio precedente, potrebbero essere ricerche su come ottenere un prestito aziendale, cercare una casa o aprire un conto di risparmio.

Una lista ad alto impatto

Infine, questi sono compiti che devono essere svolti oggi. Che siano collegati o meno alle due liste precedenti non importa. È qui che vengono collocati i compiti ad alta priorità. Gli esempi possono essere chiamare persone specifiche o lavorare su un progetto o un rapporto che sarà presto disponibile.

Avendo questi elenchi in atto, farai spesso riferimento all'elenco dei progetti settimanali e all'elenco ad alto impatto e determinerai se un'attività settimanale deve essere spostata in quell'elenco.

Mentre lo fai, inizierai a notare quanto la tua vita quotidiana abbia un impatto su quegli obiettivi che sono scritti in quell'elenco principale. Questo può essere fonte di ispirazione poiché ciò che stai facendo ti sta attivamente avvicinando ai tuoi obiettivi.Pubblicità

14. Non aumentare la difficoltà finché non sei pronto

Alcune delle strategie menzionate possono sembrare facili in superficie, ma richiedono molta forza mentale. Motivazione è una cosa insolita e i nostri cervelli sono programmati per elaborare in un certo modo. Se stai cercando un cambiamento genuino e qualcosa che si attacchi, il principio migliore è mantenere le cose semplici e facili all'inizio.

Potrebbe essere una seccatura, ma spesso non ti rendi conto di come quei piccoli passi possano svolgere un ruolo cruciale nella tua capacità di iniziare a correre e inseguire i tuoi sogni. Non vergognarti se devi iniziare con compiti semplici per te stesso. Anche tornare alle attività quotidiane che svolgi comunque, come fare la doccia, fare il bucato o fare la spesa, è un buon modo per iniziare.

All'inizio, mettere questi elementi nell'elenco ti fa sentire come se avessi avuto una giornata produttiva. Da lì, puoi metterti alla prova con compiti più difficili. Incorpora una routine di esercizi o dedica mezz'ora a un'attività che significa qualcosa per te.

L'idea è di rilassarti in una routine in modo da non sentirti sopraffatto.

15. Misura il tuo tempo

L'ultima strategia che può aiutarti è misurare il tuo tempo. Quanto tempo impieghi per portare a termine un compito specifico? Non è necessario andare per i dettagli, ma fissare un punto di te stesso nel corso di una settimana e ottenere il tempo medio speso per quell'attività.

Perché questo è importante? Queste informazioni possono essere suddivise in due modi.

Il primo modo è usarlo come marker per aumentare l'efficienza. A seconda dell'attività, puoi trovare nuovi modi per ottenere gli stessi risultati in un tempo più breve.

Ti permette anche di sapere cosa puoi fare in un dato giorno. Se sai che ti ci vuole circa un'ora per svolgere tutta la tua routine mattutina, sarai più consapevole di come ti muovi attraverso quella routine.

Inoltre, se sai quali attività svolgerai il giorno successivo, puoi gestire meglio il tuo tempo poiché sai più o meno quanto tempo ci vorrà per portare a termine tutto.

Pensieri finali

Creare una lista di cose da fare efficace non è così facile come sembra. Ci sono tutti i tipi di strategie uniche da provare, alcune più impegnative di altre. Tuttavia, se sei motivato a utilizzare questo strumento di produttività per semplificarti la vita, allora diventerà più facile. Tutto quello che devi fare è continuare a impegnarti, sperimentare e rivalutare quando necessario. Quindi inizia con le tue liste di cose da fare oggi.

Ulteriori suggerimenti sull'utilizzo di una lista di cose da fare efficace

Credito fotografico in primo piano: Emma Matthews Produzione di contenuti digitali tramite unsplash.com

Riferimento

[1] ^ Business Insider: La ricerca conferma che dovresti affrontare prima i compiti più difficili se vuoi davvero essere produttivo

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