22 CONSIGLI PER SCADENZE EFFICACI

A meno che tu non sia infinitamente ricco o disposto ad accumulare debiti importanti, devi preventivare le tue entrate. Impostare limiti su quanto sei disposto a spendere aiuta a controllare le spese. Ma per quanto riguarda il tuo tempo? Metti in preventivo il tuo tempo o lo spendi con noncuranza?

Le scadenze sono l'equivalente cronologico di un budget. Mettendo da parte una parte del tempo per completare un'attività, un obiettivo o un progetto in anticipo, eviti di spendere troppo. Le scadenze possono essere utili ma possono anche essere fonte di frustrazione se impostate in modo improprio. Ecco alcuni suggerimenti per far funzionare le scadenze:Pubblicità

Usa la legge di Parkinson – La legge di Parkinson afferma che i compiti si espandono per riempire il tempo loro concesso. Fissando una scadenza rigorosa in anticipo, puoi interrompere questa espansione e concentrarti su ciò che è più importante.
Timebox – Imposta piccole scadenze di 60-90 minuti per lavorare su un'attività specifica. Dopo che il tempo è scaduto, finisci. Questo riduce la procrastinazione e ti costringe a usare il tuo tempo con saggezza. Ti insegnerà anche a concentrarti.
80/20 – Il principio di Pareto suggerisce che l'80% del valore è contenuto nel 20% dell'input. Applica questa regola ai progetti per concentrarti prima su quel 20% critico e compila l'altro 80% se hai ancora tempo.
Progetto VS Scadenza – Più flessibile è il tuo progetto, più rigorosa è la tua scadenza. Se un compito ha una flessibilità relativamente bassa nel completamento, una scadenza più morbida ti manterrà sano di mente. Se l'attività può crescere facilmente, mantieni una scadenza ravvicinata per evitare sprechi.
Abbattilo – Qualsiasi scadenza superiore a un giorno dovrebbe essere suddivisa in unità più piccole. Le lunghe scadenze non riescono a motivare se non vengono applicate a unità gestibili.
Legge di Hofstadter^[1] – Fondamentalmente questa legge afferma che ci vuole sempre più tempo di quanto pensi. Una regola che ho sentito nello sviluppo del software è raddoppiare il tempo che pensi di aver bisogno. Quindi aggiungi sei mesi. Sii paziente e concediti tutto il tempo per progetti complessi.
Pianificazione all'indietro – Stabilisci prima la scadenza e poi decidi come raggiungerla. Questo approccio è ottimo quando le scelte sono abbondanti e i progetti potrebbero andare avanti all'infinito.
Prototipo – Se stai tentando qualcosa di nuovo, prova versioni più piccole di un progetto per aiutarti a decidere una scadenza finale. Scrivi un e-book di 10 pagine prima del tuo romanzo di 300 pagine o prova ad aumentare le tue entrate del 10% prima di puntare a raddoppiarle.
Trova l'anello debole – Scopri cosa potrebbe rovinare i tuoi piani e realizzalo per primo. Conoscere l'ignoto può aiutarti a formattare le scadenze.
Nessuna scadenza per i robot – I robot possono lavorare senza dormire, rilassarsi o distrazioni. Non sei un robot. Non programmare la tua scadenza con l'aspettativa che puoi lavorare sedici ore al giorno per completarla. Le marce della morte non sono salutari.
Ottieni feedback – Ottieni un'immagine realistica dalle persone che lavorano con te. Dare scadenze impossibili agli appaltatori o ai dipendenti non farà altro che creare risentimento.
Pianificazione continua – Se utilizzi un modello di pianificazione a ritroso, devi aggiornare costantemente i piani per adattarli alla tua scadenza. Ciò significa effettuare tagli, aggiunte o perfezionamenti in modo che il progetto si adatti ai tempi previsti.
Contrassegnare il bagaglio in eccesso – Identificare le aree di un'attività o progetto che verranno ignorate se il tempo si riduce. Quali e-mail dovrai eliminare se impiega troppo tempo per svuotare la tua casella di posta? Quali caratteristiche mancherà al tuo prodotto se hai bisogno di una finitura rapida?
Revisione – Per scadenze superiori a un mese, esegui una revisione settimanale per monitorare i tuoi progressi. Questo ti aiuterà a identificare i metodi che puoi utilizzare per accelerare il lavoro e aiutarti a pianificare in modo più efficiente per il futuro.
Trova scorciatoie – Quasi tutte le attività o i progetti hanno scorciatoie che puoi utilizzare per risparmiare tempo. C'è una libreria predefinita che puoi usare invece di costruire le tue funzioni? Un autoresponder per rispondere a e-mail simili? Un esperto che puoi chiamare per aiutarti a risolvere un problema?
Churn poi polacco – Imposta una scadenza rigorosa per il completamento di base e quindi imposta una scadenza più comoda per migliorare e perfezionare in seguito. Spesso sfornare rapidamente le basi di un'attività non richiederà più rifiniture in seguito che eseguirle lentamente.
Promemoria – Pubblica promemoria delle tue scadenze ovunque. Creare un senso di urgenza con le tue scadenze è necessario per evitare che vengano messe da parte dalle distrazioni.
Pianificazione in avanti – Non si escludono a vicenda con la pianificazione a ritroso, ciò comporta la pianificazione dei dettagli di un progetto prima di fissare una scadenza. Ottimo per ottenere chiarezza su ciò che stai cercando di realizzare prima di fissare limiti di tempo arbitrari.
Imposta un timer – Prendi uno che emette un segnale acustico. In qualche modo il conto alla rovescia di un timer sembra più realistico per un timebox di novanta minuti rispetto a un semplice sguardo all'orologio.
Prendi nota – Eventuali scadenze superiori a poche ore devono essere annotate. Altrimenti è un'inclinazione non un obiettivo. Avere scadenze scritte le rende più tangibili delle sole decisioni interne.
Economico/Veloce/Buono – Ben Casnocha in My Start Up Life afferma che puoi avere solo due dei tre. Scegli due delle dimensioni economico/veloce/buono prima di iniziare un progetto per aiutarti a stabilire le priorità.
Essere pazientare – Usare una scadenza può sembrare l'esatto contrario della pazienza. Ma essere pazienti con compiti inflessibili è necessario per concentrarsi sul loro completamento. Il paradosso è che più sei paziente, più riesci a concentrarti. Più ti concentri, più velocemente arriveranno i risultati!