Mentre ti siedi per leggere questo articolo, immagino che tu abbia sperimentato distrazioni al lavoro almeno una volta già oggi, probabilmente più di una volta.

È probabile che tu possa essere interrotto prima di aver effettivamente finito di leggere questo articolo.

La semplice verità è che tutti noi affrontiamo distrazioni al lavoro ogni singolo giorno, e in genere ogni singola ora, qualcosa o qualcuno può farti distrarre.

Con così tante riunioni a cui partecipare, conversazioni o drop-in da parte di colleghi, chiamate, e-mail, notifiche social e numerose altre interruzioni, spesso può sembrare una vera sfida rimanere produttivi e portare a termine le cose importanti.

Le distrazioni riducono la nostra produttività ed energia.

Influenzano la nostra capacità di concentrarci e attenerci a progetti o attività abbastanza a lungo da portarli a termine.

Se pensi alla tua settimana lavorativa, sono sicuro che puoi elencare da 5 a 10 cose o persone che hanno creato distrazioni sul lavoro.

Ma quante di queste distrazioni sono autoinflitte e quante sono il risultato del tuo ambiente di lavoro?

Sommario

1. Perché dovresti liberarti delle distrazioni sul lavoro?
2. 7 distrazioni comuni sul lavoro (e come affrontarle)
3. Linea di fondo
4. Maggiori informazioni su come rimanere concentrati

Perché dovresti liberarti delle distrazioni sul lavoro?

Quasi 3 lavoratori su 4 (70%) ammettono di sentirsi distratti sul lavoro, con il 16% delle persone che afferma di essere quasi sempre distratto.^[1]

L'impatto delle distrazioni sul posto di lavoro, secondo il rapporto, includeva:

• Il 54% ha dichiarato di non funzionare come dovrebbero
• Il 50% ha dichiarato di essere significativamente meno produttivo
• Il 20% ha dichiarato di non essere in grado di raggiungere il pieno potenziale e di avanzare nella propria carriera

Lo stesso sondaggio di Udemy ha citato i principali vantaggi della riduzione delle distrazioni sul posto di lavoro da parte degli intervistati:

• Il 75% ha dichiarato che faccio di più e sono più produttivo
• Il 57% ha dichiarato che sono motivato a fare del mio meglio
• Il 51% ha dichiarato che sono più sicuro della mia capacità di fare bene il mio lavoro
• Il 49% ha dichiarato che sono più felice al lavoro
• Il 44% ha dichiarato che offro lavori di qualità superiore

Le principali distrazioni identificate da Udemy for Business nella sua indagine includevano colleghi loquaci (citati dall'80% dei lavoratori intervistati) e rumore d'ufficio (70%).

Il 60% degli intervistati ha accusato le riunioni di bassa produttività, mentre il 58% ha affermato che, sebbene non abbiano bisogno dei social media per svolgere il proprio lavoro, non potrebbero superare la giornata lavorativa senza controllare piattaforme come Facebook, Twitter e Instagram.

7 distrazioni comuni sul lavoro (e come affrontarle)

Un sondaggio del 2016 su 2.000 responsabili delle assunzioni e delle risorse umane negli Stati Uniti di CareerBuilder ha mostrato che i principali colpevoli di distrazione includevano smartphone (55%), Internet (41%), gossip (37%), social media (37%), colleghi che passavano (27%), pause per fumatori o snack (27%), e-mail (26%), riunioni (24%) e colleghi rumorosi (20%).^[Due]

Quasi tre quarti dei datori di lavoro intervistati da CareerBuilder hanno affermato che due o più ore al giorno sono state perse in produttività a causa delle distrazioni sul posto di lavoro, con quasi la metà (43%) che stima di aver perso tre o più ore al giorno.

Un sondaggio condotto su 2.000 persone dal servizio di gestione finanziaria Think Money nel Regno Unito ha riportato che un terzo dei dipendenti è distratto al lavoro fino a tre ore al giorno.^[3]

Quindi, immagina se hai avuto meno distrazioni al lavoro e sei stato in grado di aumentare la tua concentrazione e ottenere il massimo dal tuo lavoro.

Con questi sondaggi sulle distrazioni sul posto di lavoro in mente, ho identificato le 7 principali distrazioni che probabilmente stai affrontando in questo momento e alcune strategie attuabili per aiutarti a superarle per aumentare la tua produttività e creatività:

1. Collaboratori chiacchieroni

Costruire relazioni con il tuo team e i tuoi colleghi di lavoro è essenziale.

Le conversazioni quotidiane sono importanti per creare una cultura e un'atmosfera amichevole e collaborativa all'interno dell'ufficio, ma è facile rimanere intrappolati in conversazioni e pettegolezzi senza fine.Pubblicità

Se la tua porta è sempre aperta, è molto facile che qualcuno metta la testa in ufficio per fare domande, il che ti allontana dal tuo lavoro produttivo.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Se riscontri problemi con i membri del team costantemente loquaci o che ti distraggono, prova ad avere una conversazione discreta con loro sull'impatto che sta avendo sulla tua giornata.

In alternativa, chiudi la porta dell'ufficio se ne hai uno. Un altro metodo da utilizzare se hai bisogno di essere concentrato e concentrato è indossare un paio di cuffie (se il tuo ufficio lo consente).

2. Rumore d'ufficio

Una ricerca di Kim e de Dear dell'Università di Sydney ha rivelato che il 30% dei lavoratori in cubicoli e circa il 25% negli uffici senza pareti divisorie non erano soddisfatti dei livelli di rumore sul lavoro.^[4]

La ricerca di Ipsos e del team Workspace Futures di Steelcase mostra che l'85% delle persone è insoddisfatto del proprio ambiente di lavoro e non riesce a concentrarsi. Degli intervistati, il 95% ha affermato che lavorare in privato è importante per loro, ma solo il 41% ha affermato di poterlo fare e il 31% ha dovuto lasciare l'ufficio per completare il lavoro.^[5]

Sono stati intervistati più di 10.000 lavoratori in 14 paesi e i risultati chiave hanno anche mostrato che:

• Gli impiegati perdono 86 minuti al giorno a causa delle distrazioni
• Molti dipendenti sono demotivati, improduttivi e eccessivamente stressati
• Hanno poca capacità di pensare e lavorare in modo creativo e costruttivo

Se lavori in un ufficio grande o piccolo, sono sicuro che hai sperimentato che gli uffici possono diventare molto rumorosi, che si tratti di conversazioni, telefonate, musica o altri rumori.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Se hai un ufficio, la cosa più semplice da fare è chiudere la porta in modo da avere un po' di privacy e tempo concentrato e tranquillo.

Quando hai colleghi che sai stanno creando molto rumore, puoi avvicinarti a loro e avere una conversazione tranquilla su come le loro azioni stanno influenzando la tua capacità di concentrazione? Devi lavorare dalla tua scrivania?

Se hai un progetto specifico su cui devi lavorare dove hai bisogno di tempo tranquillo e ininterrotto, esplora il lavoro da uno spazio tranquillo all'interno del tuo edificio.

Le alternative includono il lavoro da casa (se possibile) o da un altro luogo come un parco o un bar.

Ci sarà sempre rumore in un ufficio e il più delle volte sarà sopportabile, ma a volte dovrai cambiare il tuo ambiente per portare a termine il tuo lavoro più importante.

3. Consumo di posta elettronica

Secondo Tim Ferriss, abbiamo bisogno di t:

limitare il consumo e la produzione della posta elettronica. Questa è la più grande interruzione singola nel mondo moderno.

Sappiamo tutti quanto la posta elettronica possa distrarre.

In una giornata tipo quante email ricevi e invii?

Questo suona familiare?

Stai lavorando a un progetto importante e ricevi una notifica di ricezione di un messaggio di posta elettronica.

Ora hai due scelte.

Puoi interrompere ciò che stai facendo e interrompere la concentrazione e leggere l'e-mail, oppure puoi rimanere concentrato e guardare l'e-mail in un secondo momento.Pubblicità

Molte persone passano l'intera giornata in questo modo. Sono completamente impegnati a lavorare su qualcosa di importante e quindi viene visualizzata una notifica e-mail.

Interrompi ciò che stai facendo, passi alla tua casella di posta e leggi l'e-mail, spesso un'e-mail che è completamente irrilevante e non contribuisce nulla alle tue attuali priorità.

Queste e-mail possono creare una sensazione costante di attività e spesso si tradurranno in progetti incompiuti alla fine della giornata.

Questo a sua volta può creare la sensazione che in realtà non abbiamo avuto una giornata produttiva.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Blocco del tempo

Metti da parte una quantità specifica di tempo ininterrotto per lavorare su un progetto o un'attività. Impegnati a non guardare le e-mail (o rispondere alle telefonate) durante questo periodo di tempo.

Sulla base del consiglio di Tim, ho deciso di controllare la posta elettronica solo due volte al giorno. Sta già avendo un impatto enorme. Ecco cosa suggerisco:

Lavora in modalità offline

Imposta il tuo computer o laptop in modalità offline e lascia che i messaggi e-mail si accumulino nella tua casella di posta finché non sei pronto a rispondere.

Piuttosto che visualizzare e rispondere alle e-mail una per una, lascia che si accumulino e poi dedica del tempo concentrato per elaborare e rispondere alle e-mail.

La risposta in batch alle e-mail richiederà meno tempo rispetto alla risposta una per una e ti consentirà di rimanere concentrato sul progetto in corso senza essere distratto.

Controlla la posta elettronica in determinati orari ogni giorno

Questo metodo è stato introdotto da alcuni dei miei clienti di coaching imprenditoriale e li ha aiutati a liberare tempo e a rimanere più concentrati.

Le circostanze del tuo lavoro saranno diverse, quindi è importante trovare un processo che funzioni per te e per gli altri membri del tuo team.

Un metodo è quello di avere due volte al giorno per controllare le tue e-mail, un altro forse tre volte al giorno: mattina, ora di pranzo e nell'ora prima di partire per assicurarti di essere aggiornato.

Se decidi di implementare questa tecnica, sarebbe saggio creare un messaggio fuori sede.

Non controllare la posta elettronica per prima cosa

Questa tecnica può essere difficile da implementare a seconda delle circostanze, ma se puoi, sarai molto più produttivo. Ecco perché .

Piuttosto che controllare la posta elettronica per prima cosa, trascorri questo tempo prezioso quando sei più energico e concentrato a lavorare su una o due priorità principali della giornata.

4. Utilizzo dello smartphone (e altri dispositivi)

Guardare continuamente il telefono interrompe il flusso di lavoro e la concentrazione.Pubblicità

Secondo una recente ricerca di Deloitte, la persona media controlla il proprio smartphone 47 volte al giorno.^[6]

Se usi la media di 47 volte al giorno e lavori una giornata lavorativa di 8 ore, significa che potresti controllare il telefono quasi 6 volte ogni ora.

È abbastanza per distrarre chiunque.

Sappiamo tutti che smartphone e altri dispositivi spesso ci interrompono e distolgono la nostra attenzione dal progetto o dall'attività su cui stiamo lavorando.

È facile fare spesso una pausa dalle nostre attività importanti per controllare i nostri telefoni, orologi e altri gadget.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Sposta il telefono altrove

È molto allettante controllare i nostri telefoni, anche se stiamo lavorando a un progetto importante.

La soluzione? Metti il ​​telefono in un cassetto o spostalo alla distanza di un braccio in modo da non essere tentato di dare una rapida occhiata.

Spegni le notifiche

Disattiva tutte le notifiche che non richiedono attenzione immediata, in particolare le notifiche sui social media. Ciò include anche l'e-mail se lo hai impostato sul telefono.

Se alcune notifiche sono davvero importanti, rendile silenziose e nascondile dalla schermata di blocco.

5. Social media

Quanto tempo passi sui social al lavoro? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest... L'elenco di app e siti Web che si uniscono per attirare così tanto la nostra attenzione è quasi infinito.

C'è un flusso costante di informazioni disponibili là fuori, dai nostri amici e colleghi, dalle agenzie di stampa, dalle nostre aziende. Alcuni dei tuoi colleghi probabilmente stanno controllando i loro social media proprio ora che leggi questo articolo.

In un TED Talk di Cal Newport, autore di Lavoro profondo , Egli ha detto andare sui social è come andare al casinò .

Stai aspettando di ricevere Mi piace e ne vieni fuori. Torna a pensare, avrò la ricompensa la prossima volta. Riceverò la ricompensa la prossima volta. Riceverò la ricompensa la prossima volta. E te ne stai seduto ad aspettare che arrivi una notifica in modo da poter tornare indietro.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Come l'utilizzo del tuo smartphone e la posta elettronica, prova a impostare intervalli di tempo o parametri specifici quando controllerai i social media.

Assicurati che tutte le notifiche siano disattivate quando devi dedicare tempo concentrato e produttivo a un'attività o un progetto specifico.

Dai un'occhiata a questo articolo per saperne di più: 9 passaggi per disconnettersi dai social media e riconnettersi con la vita

6. Incontri

Durante una settimana intensa, l'ultima cosa che un leader o un manager desidera è sprecare un'ora o due seduti in una riunione improduttiva.

Se vi chiedessi quale sarebbe il modo più efficiente per essere inefficienti, sono sicuro che molti di voi direbbero brutte riunioni.Pubblicità

Le riunioni oggi consumano più ore di lavoro che mai. La maggior parte dei dipendenti partecipa a 62 riunioni al mese, ma la metà di queste è considerata una perdita di tempo.

Complessivamente, in un mese medio vengono trascorse 31 ore in riunioni improduttive, con il 91 per cento dei dipendenti colpevoli di sognare ad occhi aperti, mentre il 39 per cento ha ammesso di essersi addormentato.^[7]

Come rimanere concentrati e ridurre le distrazioni

Affinché le riunioni siano produttive e proficue, è essenziale che ogni riunione abbia un'agenda e un leader chiari.

Ho scritto di più su come avere un incontro produttivo nell'articolo: Come condurre riunioni di gruppo nel modo più produttivo

7. Multitasking

Tutti noi dobbiamo svolgere più attività occasionalmente, ma meno lo facciamo e meglio è.

Il multitasking riduce la produttività e la creatività. In un articolo per l'Harvard Business Review, Peter Bregman osserva che la nostra produttività diminuisce del 40% quando cerchiamo di concentrarci su più cose contemporaneamente.^[8].

Ci vogliono in media circa 25 minuti (23 minuti e 15 secondi, per l'esattezza) per tornare al compito originale dopo un'interruzione, secondo Gloria Mark.^[9]

Il multitasking ci rallenta e riduce la concentrazione, l'energia e la produttività. Il nostro cervello semplicemente non può gestire efficacemente il lavoro su compiti contemporaneamente.

Come rimanere concentrati e ridurre la distrazione

Lavora in blocchi di tempo. Riduce al minimo la quantità di distrazione che viene posta sulle nostre vite sempre più connesse. Non solo ci protegge dalle distrazioni degli altri, ma anche dalle nostre distrazioni autoinflitte.

Il blocco del tempo significa mettere da parte una quantità intenzionale di tempo per progetti o compiti specifici e fare uno sforzo intenzionale per non permettere che le distrazioni o le interiezioni degli altri rompano quell'attenzione.

Dopo che il periodo di tempo è scaduto, prenditi una pausa pianificata, quindi inizia il successivo blocco di tempo concentrato. Ogni blocco di tempo focalizzato è dedicato a un'attività/progetto oa un insieme di attività simili.

Uso il metodo 60-60-30 per il blocco temporale:

Lavora per 50 minuti e fai una pausa di 10 minuti. Lavora per altri 50 minuti e prenditi altri 10 minuti di pausa. Quindi prenditi 30 minuti per ricaricarti, il che potrebbe significare pranzare, fare una passeggiata ecc.

Usa il Pomodoro Technique per aiutarti a lavorare in blocchi di tempo.

Linea di fondo

Le distrazioni sul posto di lavoro non andranno mai via. Per utilizzare il nostro tempo in modo efficace e aumentare la produttività e la creatività, è essenziale capire cosa ci distrae e creare i sistemi per fermarlo.

Sono sicuro che puoi identificarti con almeno una delle distrazioni evidenziate in questo articolo.

Si spera che alcuni dei team ti aiutino a superare le distrazioni sul lavoro e a renderti più efficace e produttivo.

Maggiori informazioni su come rimanere concentrati

• Come smettere di multitasking e diventare molto più produttivi
• Come essere produttivi sul lavoro: 9 regole di base
• 10 software di produttività più intelligenti per migliorare le tue prestazioni di lavoro
• 30 migliori libri sulla produttività che dovresti leggere per aumentare la tua produttività

Credito fotografico in primo piano: Sistema di gestione dei visitatori Proxyclick tramite unsplash.com

Riferimento