Mentre i buoni assistenti possono liberarci dalle operazioni di routine dell'ufficio e proteggere i nostri orari, i bravi assistenti possono svolgere il lavoro di routine non di supervisione normalmente svolto da un manager o da un dirigente, liberandoci di concentrarci su compiti di livello superiore.Pubblicità

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Per quelli di noi abbastanza fortunati da avere ottimi assistenti, sappiamo quanto possano migliorare significativamente la nostra efficacia. Ho avuto la fortuna di avere due assistenti incredibilmente bravi e, sebbene ciascuno di loro sia passato a posizioni di maggiore responsabilità, i loro contributi rimangono con me.Pubblicità

Contributi ad alto profitto

I seguenti quattro elementi sono attività (o aree di prestazione) che un assistente fidato può svolgere prontamente, liberando il tuo tempo fino a un paio d'ore al giorno immediatamente e migliorando notevolmente il funzionamento del tuo ufficio, a meno che non sia già una macchina finemente sintonizzata.Pubblicità

1. Sii l'amministratore del tuo programma. Incoraggia il tuo assistente ad assumersi la responsabilità dell'efficacia del tuo programma. Assicurati che capisca la tua priorità lavorativa e chi può – e dovrebbe – avere il permesso di scavalcare la tua giornata pianificata. Quindi, lascia che il tuo assistente inizi a gestire gli appuntamenti per te. Incontra lui o lei ogni mattina e pomeriggio per rivederlo per un paio di settimane e poi ridurre le riunioni a una frequenza che serva a entrambi.
2. Filtra e ordina la tua email. Veramente. Perchè fare voi devi decidere quale email leggere e perché dovresti prendere ripetutamente quella decisione in base a quando qualcuno la invia? Le persone inviano troppe e-mail e non esercitano quasi alcun discernimento su come renderlo più efficace. Lascia che sia il tuo assistente a decidere cosa devi leggere e quando. Sta a te decidere come organizzare questo processo.
3. Prendi appunti su argomenti di tuo interesse durante le riunioni. Se stai usando il tuo assistente in modo efficace, lui o lei ha già un'idea del tipo di informazioni di cui hai bisogno per svolgere bene il tuo lavoro. Lascia che ti aiutino a ottenerlo e incoraggiali a renderti consapevole di cose che non hai chiesto.
4. Identificare i miglioramenti nelle operazioni dell'ufficio. Questo è facile. Oppure puoi renderlo difficile. Se non hai un'altra persona che sia il responsabile dell'ufficio, il tuo assistente sarà in un'ottima posizione per consigliare - o semplicemente realizzare - miglioramenti nel modo in cui le persone e le informazioni fluiscono dentro e fuori la tua organizzazione. Date loro la responsabilità e l'autorità per farlo.

Potenziali punti di svolta

I restanti quattro elementi contengono elementi con cui alcuni manager sono a proprio agio e alcuni elementi che molti lo sono molto a disagio con. Nessuno ha promesso che la gestione fosse facile; questi potenziali punti di svolta possono aiutare un ottimo assistente ad aiutarti a essere molto più efficace.

1. Rispondi alle email di routine per te. Molti di questi sono abbastanza facili. Esempi tipici includono richieste di informazioni di routine, risposte a e-mail di pianificazione e richieste per le quali non sono richieste competenze in materia o decisioni specifiche. In altri casi, consentire al tuo assistente di capire come risponderesti a messaggi simili gli consentirà di redigere le risposte per la tua revisione e trasmissione.
2. Partecipa a riunioni non decisionali per te. Se lo scopo della riunione è la distribuzione di informazioni piuttosto che il processo decisionale, il tuo assistente può liberare parte del tuo tempo per altre cose partecipando a queste riunioni e raccogliendo le informazioni. Quindi possono riassumerlo per la tua recensione.
3. Dimostrare il potenziale per l'avanzamento. Alcuni assistenti davvero bravi sono molto contenti di quel ruolo e non hanno alcun desiderio di passare ad altre posizioni o acquisire ulteriori responsabilità, anche quando dimostrano una chiara capacità di farlo. Altri hanno la capacità e il desiderio di una maggiore responsabilità. Considera di darglielo. Altrimenti perdi un ottimo assistente, oltre a un potenziale performer per un altro lavoro.
4. Identifica il potenziale talento per te. Che cosa?! Lascia che il tuo assistente trovi il talento per te?! Perchè no? Se un assistente ha l'abilità, perché sprecarla? Poche persone conosceranno le tue esigenze organizzative e il tuo programma di gestione così come il tuo assistente, e poche persone sono così ben posizionate per vendere lavorando per te. Vuol dire far loro assumere il talento? No. Non sto suggerendo di delegare l'autorità di assunzione. Suggerisco di sfruttare le risorse disponibili per ottenere una maggiore efficacia con tempo e risorse limitati.

(Diritti d'autore della foto: Giovane donna che indossa l'auricolare tramite Shutterstock)