COME CREARE UNA LISTA DI COSE DA FARE CHE AUMENTA LA TUA PRODUTTIVITÀ PRODUCT

Sono le 6:00 e ti sei appena svegliato. Dopo la doccia, è ora di fare colazione, leggere le notizie leggendo il giornale del mattino e iniziare il lavoro. Ti senti rilassato e felice. Hai aspettative molto alte per la giornata e vuoi essere il più produttivo possibile con la tua lista di cose da fare.

Avanti veloce fino alle 14:00 dello stesso giorno. Stai lavorando di fretta e hai avuto a malapena la possibilità di fare una pausa pranzo. Inizi a sentirti un po' stressato e stanco a causa del programma fitto di appuntamenti. Inoltre, sembra che tu debba tornare a determinati compiti e risolverli perché non hai avuto il tempo di concentrarti su di essi correttamente.

Ti piacerebbe trovare un pulsante di ripristino in modo da poter iniziare la giornata da capo con una strategia diversa.

Quello che probabilmente hai vissuto è stato questo: hai pianificato la tua giornata la sera prima e ti sentivi al top dei tuoi compiti. Tuttavia, le cose hanno iniziato ad andare storte quando hai continuato ad aggiungere attività alla tua lista e alla fine la tua lista di attività era lunga molte miglia. La tua lista di cose da fare conteneva anche attività che erano praticamente impossibili da svolgere in un giorno.

L'altro punto che ha contribuito alla tua giornata frenetica e stressante è stato non capire quanto tempo ci sarebbe voluto per completare un particolare compito e quando eseguirlo. Se avessi avuto queste informazioni, sarebbe stato più facile capire il momento giusto per eseguire l'attività.

Infine, non c'era davvero alcuna flessibilità nei tuoi piani. Hai dimenticato di aggiungere un buffer tra le attività e capisci che alcune attività sono molto più grandi di quello che sembrano all'esterno.

Ma sai una cosa: queste ragioni da sole non erano la ragione principale del tuo stress e della tua attività. Continua a leggere per scoprire di cosa si trattava.

Sommario

Ciò che le persone si sbagliano su una lista di cose da fare
Componenti di una grande lista di cose da fare
Come creare una lista di cose da fare che aumenta la tua produttività
La linea di fondo
Altri suggerimenti per la produttività

Ciò che le persone si sbagliano su una lista di cose da fare

Sai davvero cosa dovresti fare?

Quanto tempo hai effettivamente dedicato alla pianificazione della tua giornata? Erano solo 5 minuti mentre il televisore ti distraeva?

Se è così, allora questa è stata probabilmente la ragione principale per cui la tua giornata è diventata così stressante.Pubblicità

Quando pianifichi le tue giornate, dovresti veramente capire i compiti che stai per svolgere e cosa serve per portarli a termine. Questo è necessario, soprattutto con compiti importanti, perché sei in grado di fare progressi con i compiti che contano di più.

La mancanza di tempo speso per la pianificazione verrà anche mostrata come troppi grandi compiti inseriti nella tua lista quotidiana. Se non hai suddiviso le attività in parti più piccole, è probabile che non le eseguirai durante il giorno. Questo, a sua volta, ti fa rimproverare per non aver completato la tua lista di attività.

Infine, non considerare la creazione di un elenco di attività come una cosa secondaria che cerchi di fare il più rapidamente possibile. In effetti, quando presti maggiore attenzione all'elenco delle attività del giorno successivo, più è probabile che l'elenco sia realistico e meno stressante per te.

Componenti di una grande lista di cose da fare

Quando parlo di una buona lista di compiti, considero queste caratteristiche come parte di essa:

Equilibrato

L'elenco delle attività contiene attività importanti e meno importanti. Diciamocelo: anche se tutti vorremmo lavorare solo su compiti importanti (ad esempio quelli relativi agli obiettivi), dobbiamo occuparci anche dei compiti meno importanti (come fare commissioni, occuparci della casa o altre cose quotidiane ).

Abbastanza flessibilità

Cosa succede quando hai pianificato un compito, ma non sei in grado di occupartene? Hai un piano B in atto? In caso contrario, prova a capire l'azione alternativa che puoi intraprendere in questi scenari.

Tempo per le transizioni

Comprendi che anche i tempi di transizione consumano il tuo tempo. Assicurati che quando pianifichi la tua lista di attività, anche questa volta sia inclusa nei tuoi piani. L'aggiunta di un buffer aggiuntivo tra le attività renderà la tua lista più flessibile e realistica.

Non troppi compiti per un giorno

Darti una cifra esatta su quante attività dovresti avere nella tua lista giornaliera è difficile. Dipende dalla tua situazione, ma sono disposto a dire che qualsiasi cosa tra 5-10 attività dovrebbe essere sufficiente per un giorno.

Comprendi che alcune attività sono molto veloci, quindi è più facile includerne di più e organizzare le tue attività in determinati giorni. Assicurati solo che ci siano anche attività importanti nell'elenco in modo da poter andare avanti con i tuoi progetti più grandi.

Scudo di protezione

Costruisci uno scudo di protezione attorno al tuo elenco di attività in modo che il minor numero possibile di attività possa atterrare alla tua lista e che il numero di elementi nella tua lista non aumenti durante il giorno.Pubblicità

Nel primo caso, prova a eliminare le fonti per le tue attività. Questo viene fatto riducendo i tuoi impegni e limitando i progetti che hai. Il fatto è che più impegni (o progetti) hai, più è probabile che finiscano come attività per la tua lista quotidiana.

Nel secondo caso, rendi la tua lista chiusa. Ho imparato questo concetto leggendo Fallo domani e altri segreti della gestione del tempo di Mark Forster. Per creare un elenco di attività chiuso, tutto ciò che devi fare è tracciare una linea sotto l'ultima attività nell'elenco.

Dopo averlo fatto, non ti è consentito aggiungere nuove attività alla tua lista durante il giorno. Ciò garantisce che il numero di attività diminuisca effettivamente nel corso della giornata.

Come creare una lista di cose da fare che aumenta la tua produttività

Per fare una lista che puoi effettivamente realizzare il giorno dopo , Fai quanto segue:

1. Elimina le attività non necessarie

Esamina i tuoi impegni e decidi se ne hai davvero bisogno.

Ad esempio, ero un membro attivo del nostro club di computer locale nella mia città natale, ma poi mi sono reso conto che non avevo più abbastanza tempo per quell'attività. Anche se sono ancora un membro del club, non partecipo più alle sue attività. Ciò ha eliminato i compiti relativi a tale impegno.

2. Prenditi il tuo tempo per pianificare la lista

Non affrettarti a creare il tuo elenco di attività: dedica un po' di tempo alla fase di pianificazione. Se necessario, isolati per la parte progettuale andando in una stanza separata della tua casa (o anche andando fuori). In questo modo, puoi effettivamente pensare alle attività prima di inserirle nella tua lista di cose da fare.

Cerca di dedicare almeno 15 minuti alla tua lista quando la pianifichi.

3. Sposta le attività importanti all'inizio

Quando pianifichi la tua giornata, assicurati che i compiti importanti siano all'inizio della tua lista. Ciò garantisce di svolgere tali attività il più rapidamente possibile.

Ad esempio, come blogger, mi assicuro di avere le attività di creazione dei contenuti all'inizio della mia lista. Non appena mi sveglio, attacco immediatamente quei compiti e vengono completati prima di andare al lavoro.Pubblicità

4. Tieni traccia delle attività ricorrenti

Potresti avere attività ricorrenti nella tua lista, ma sai quanto tempo impiegano per essere completate?

In caso contrario, assicurati di tenere traccia del tempo per capirlo. Questo ti aiuta a pianificare meglio la tua giornata, poiché sai quanto tempo richiede un'attività e se c'è una certa fascia oraria nella tua pianificazione in cui l'attività potrebbe essere eseguita.

5. Compiti simili in batch

Guarda il tuo elenco e scopri se ci sono attività simili che puoi elaborare in batch. In questo modo, puoi rimuovere determinate attività dalla tua lista più velocemente e più facilmente.

6. Definisci le attività in modo più dettagliato

Non includere solo un'attività come costruire un sito web nella tua lista; assicurati di aver suddiviso il compito in pezzi più piccoli. Più piccoli sono i compiti, più facile è portarli a termine prima della data di scadenza.

7. Fai qualche lavoro di preparazione in anticipo

Assicurati di prepararti per determinate attività in anticipo.

Ad esempio, la domenica scrivo le bozze per i post degli ospiti in modo che sia più facile (e più veloce) per me iniziare a scrivere i post veri e propri quando mi sveglio. Con un po' di lavoro di preparazione, accelero le cose e mi assicuro che le attività vengano eseguite quando arriva il giorno giusto.

8. Automatizza la manutenzione

Naturalmente, potresti usare un approccio carta e penna alla tua lista di cose da fare personale, ma cerca anche di sfruttare la tecnologia. In effetti, prova a trovare uno strumento che si occupi della manutenzione della tua lista di attività per te. Il mio strumento preferito è Nozbe , ma ci sono altre app di gestione delle attività task che puoi provare anche tu

9. Conosci i tuoi tipi di attività e il tuo programma

Infine, quando pianifichi la tua giornata, poniti queste domande:

Cos'altro ho in programma?

Questa domanda si riferisce al tuo programma personale. Ad esempio, se sei in viaggio, assicurati che il tuo elenco rifletta questo fatto. Non cercare di sovraccaricare la tua lista con troppe attività, poiché è più probabile che ne eseguirai solo una minima parte.

Il compito è un gatekeeper?

Questa domanda chiede se l'attività sta bloccando altre attività che devono essere eseguite.Pubblicità

Di tanto in tanto, potremmo avere un compito che deve essere svolto prima. Dopo averlo fatto, solo allora puoi occuparti delle seguenti attività.

Quando ti concentri sulla creazione del tuo elenco di attività in modo mirato, sarai in grado di individuare facilmente i guardiani.

Ho degli iceberg nella mia lista?

Questa domanda chiede se il tuo compito è in realtà molto più grande di quello che sembra. A volte, quando inizi a lavorare su un compito, ti renderai presto conto che è molto più grande di quello che pensavi inizialmente (confrontali con gli iceberg, dove solo la punta dell'iceberg è sopra l'acqua, ma la maggior parte del ghiaccio è sotto) .

Ancora una volta, quando ti concentri abbastanza sulla tua lista di attività durante la fase di creazione, è più facile individuare questi iceberg e dividere le attività in blocchi più piccoli e più gestibili.

Il compito è a prova di distrazione?

Non tutti i compiti sono uguali: alcuni tollerano più distrazioni, mentre altri richiedono la tua piena attenzione.

Ad esempio, posso controllare il mio stream di Twitter o eseguire semplici operazioni di manutenzione del blog anche quando sono vicino alla mia famiglia. Questi compiti sono a prova di distrazione e posso occuparmene, anche se non ho tutta la mia attenzione su di essi.

La linea di fondo

Se hai ancora difficoltà a svolgere le tue attività quotidiane sulla tua lista di cose da fare, assicurati di analizzare i motivi per cui ciò è accaduto. Semmai, non picchiarti per non aver terminato la tua lista di attività.

Nessuno è perfetto e possiamo imparare dai nostri errori.

Ci vuole un po' di pratica per creare un ottimo elenco di attività. Tuttavia, una volta che impari a mettere insieme tutti i pezzi, le cose appariranno molto meglio e sarai complessivamente più produttivo.