Abbiamo tutti quei giorni in cui il completamento dei compiti assegnati sembra irraggiungibile. Con la tentazione dei social media, dei giochi per dispositivi mobili e di Internet in generale, per non parlare del costante trambusto delle persone in ufficio, è facile cadere preda di interruzioni e distrazioni sul lavoro.

Allora, cosa possiamo fare al riguardo? Come essere produttivi sul lavoro?

Sebbene non disponiamo di un sistema infallibile in grado di eliminare completamente i disturbi e le deviazioni, abbiamo 9 regole di base che possono essere applicate per aumentare i livelli di produttività.

Continua a leggere per scoprire i nostri suggerimenti sulla produttività del lavoro.

Sommario

1. Cosa significa essere produttivi?
2. 9 regole di base su come essere produttivi sul lavoro
3. La linea di fondo
4. Altri suggerimenti per la produttività

Cosa significa essere produttivi?

Come essere produttivi sul lavoro? è l'annosa domanda che affligge dipendenti e datori di lavoro in tutto il mondo. Indipendentemente da dove lavori e da cosa fai, tutti sono sempre alla ricerca di nuovi modi per essere più efficienti ed efficaci.

Ma cosa comporta effettivamente essere produttivi?

Completare più attività sulla tua lista o lavorare più ore non significa necessariamente che sei più produttivo. Significa solo che sei più impegnato e che la produttività non deve essere confusa con l'attività.

Produttività significa ottenere risultati efficaci nel minor tempo possibile, lasciandoti più tempo per divertirti liberamente.

Si tratta di lavorare in modo più intelligente, non di più. Significa perfezionare i processi, accelerare i flussi di lavoro e ridurre le possibilità di interruzioni.

La produttività si ottiene meglio quando si esamina il proprio modo di lavorare attuale, identificando i colli di bottiglia, i difetti e gli ostacoli e quindi trovando modi per migliorare.

9 regole di base su come essere produttivi sul lavoro

1. Evita il multitasking

Il multitasking può dare l'impressione che si possano svolgere più attività mentre si fanno più cose contemporaneamente. Comunque, l'opposto è vero.Pubblicità

La ricerca ha dimostrato che il tentativo di fare più cose contemporaneamente ha un impatto sulla produttività e che il passaggio da un'attività all'altra può costare fino al 40% del tempo di qualcuno.^[1]Questo perché la tua concentrazione e concentrazione sono costantemente ostacolate dal dover passare da un'attività all'altra.

Se hai molti compiti nel tuo piatto, determina le tue priorità e dedicare tempo sufficiente per ogni attività. In questo modo puoi lavorare prima su ciò che è urgente e avere abbastanza tempo per completare il resto delle tue attività.

2. Disattiva le notifiche

Secondo un sondaggio Gallup, oltre il 50% dei possessori di smartphone statunitensi ammette di controllare i propri telefoni alcune volte all'ora.^[2]

Spegnere il telefono, o almeno le notifiche, durante l'orario di lavoro è un buon modo per impedirti di controllare continuamente il telefono.

Lo stesso vale per il tuo computer. Se hai il privilegio di accedere ai social media sul tuo desktop di lavoro, disattiva le notifiche lì.

Un altro buon consiglio è disconnettersi dai propri account sui social media. Pertanto, quando senti il ​​bisogno di controllarlo, potresti essere influenzato perché la tua pagina non è così facilmente accessibile.

3. Gestire le interruzioni

Ci sono alcune interruzioni inevitabili in ufficio come il tuo manager che richiede un incontro veloce o il tuo collega che chiede assistenza. Per affrontare questo problema, il tuo approccio migliore è sapere come gestire le interruzioni come un professionista.

Sii proattivo e informa le persone intorno a te della tua necessità di concentrarti. Attiva il tuo stato come occupato/non disponibile sulla tua app di chat di lavoro.

Se hai una scadenza, fai sapere ai tuoi colleghi che devi concentrarti e che apprezzeresti davvero non essere interrotto per il momento, o anche lavorare da casa se questa è un'opzione fattibile per te.

Anticipando e avendo un piano in atto per gestirli, questo ridurrà al minimo le possibilità di essere colpiti da interruzioni.

4. Mangia la rana

Mark Twain una volta disse che:Pubblicità

se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo per prima cosa al mattino. E se il tuo lavoro è mangiare due rane, è meglio mangiare prima quella più grande.

Ciò significa sostanzialmente che dovresti prima ottenere il tuo compito più grande e più urgente.

Abbiamo tutti quel compito grande e importante che non vogliamo fare ma sappiamo che dobbiamo farlo perché ha le conseguenze più grandi se non lo portiamo a termine.

Mangia la rana è una tecnica di produttività che ti incoraggia a svolgere prima il tuo compito più importante e più indesiderabile. Completare questo particolare compito prima di ogni altra cosa ti darà un enorme senso di realizzazione. Farà girare la palla per il resto della giornata e ti motiverà a completare con entusiasmo le altre tue attività.

5. Riduci le riunioni

Le riunioni possono consumare molto tempo, che è tempo che può essere utilizzato per fare qualcosa di utile.

Devi aspettare che arrivino tutti, poi dopo che i convenevoli sono finiti, puoi finalmente rimanere bloccato. E a volte, potrebbe volerci un'ora intera per appianare un singolo problema.

L'alternativa? Non organizzare affatto un incontro. Sarai sorpreso di quante cose possono essere risolte tramite un'e-mail o una telefonata veloce.

Ma ciò non significa che dovresti eliminare del tutto le riunioni. Ci sono alcune circostanze in cui sono ancora necessarie discussioni e trattative faccia a faccia. Assicurati solo di valutare le opzioni prima.

Se si tratta solo di condivisione di informazioni, probabilmente è meglio inviare un'e-mail; ma se è necessario un brainstorming o una discussione approfondita, allora sarebbe meglio un incontro di persona.

6. Utilizza gli strumenti

Avere gli strumenti giusti con cui lavorare è fondamentale in quanto sei veramente bravo solo quanto le risorse che hai a tua disposizione. Non solo sarai in grado di completare le attività nel modo più efficiente possibile, ma possono semplificare i processi. Tali processi sono essenziali per un'azienda in quanto gestiscono le attività, mantengono i dipendenti connessi e conservano dati importanti.

Se sei il manager o il titolare dell'attività, assicurati che il tuo team disponga degli strumenti giusti.Pubblicità

E se sei un dipendente e pensi che gli strumenti con cui devi lavorare attualmente non siano all'altezza, informa il tuo manager. Un buon team leader comprende l'importanza di disporre degli strumenti giusti e di come può influire sulla produttività dei dipendenti.

Alcuni esempi di strumenti che potrebbero essere utilizzati:

Comunicazione

• allentato per la chat di gruppo e la collaborazione.
• Stessa pagina per il software di videoconferenza.
• Zendesk per il coinvolgimento del servizio clienti.

Gestione dei compiti

• Zenkit per la collaborazione di compiti e progetti.
• Lista delle meraviglie per elencare le tue cose da fare.
• Wekan per un'opzione open source.

Gestione del database

• Creatore di Zoho per un database online gratuito.
• Ninox per una varietà di modelli.
• QuintaDB per un generatore di moduli web e CRM.

Monitoraggio del tempo

• Clockify per un localizzatore gratuito.
• TMetrico per le integrazioni dello spazio di lavoro.
• TimeCamp per il monitoraggio delle presenze e della produttività.

Puoi dare un'occhiata anche a questi I 10 migliori strumenti di produttività per aiutarti a ottenere 10 volte di più in meno tempo .

7. Riordina e organizza

Avere uno spazio di lavoro disorganizzato e disordinato può limitare la tua capacità di concentrazione. Secondo i ricercatori, il disordine fisico può avere un impatto negativo sulla tua capacità di concentrazione e di raccogliere informazioni.^[3]Ecco perché è importante mantenere il tuo ambiente di lavoro ben ordinato e privo di disordine.

Assicurati di avere il tuo sistema di organizzazione in modo da sapere cosa fare quando le scartoffie iniziano ad accumularsi.

Essere organizzati ti garantirà anche di sapere dove trovare la cancelleria, gli strumenti o i documenti appropriati quando ne hai bisogno. Uno studio statunitense rivela che il lavoratore medio può sprecare fino a una settimana all'anno alla ricerca di oggetti smarriti.^[4]

Ecco una guida utile per aiutarti a riordinare e organizzare: Come riordinare la tua vita e ridurre lo stress (la guida definitiva)

8. Fai delle pause

Fare pause regolari è essenziale per mantenere la produttività sul lavoro. Lavorare davanti a un computer può portare a uno stile di vita sedentario che può esporti a un rischio maggiore di malattie cardiache, diabete e obesità. Anche un microbreak di 30 secondi può aumentare i livelli di produttività fino al 30%.

Oltre alla tua salute fisica, le pause sono fondamentali anche per il tuo benessere mentale ed emotivo. Questo perché il tuo cervello è come un muscolo, più funziona senza interruzioni, più è facile che si esaurisca.

Garantire che tu faccia effettivamente le tue pause può impedirti di soffrire di stanchezza decisionale. Può anche aiutare a stimolare la creatività.

Dai un'occhiata a questo articolo e scopri perché dovresti iniziare a programmare il tempo per le pause: L'importanza della pianificazione dei tempi di inattivitàPubblicità

9. Bevi acqua

Anche se sappiamo che dovremmo, è facile dimenticare di bere abbastanza acqua durante la giornata lavorativa.

Molti di noi si rivolgono al tè o al caffè per la caffeina che ci fa andare avanti. Tuttavia, come le pause, l'acqua potabile è essenziale per mantenere i livelli di produttività sul lavoro. È semplice ed efficace.

Non bere abbastanza acqua può portare alla disidratazione e anche mal di testa, stanchezza e aumento di peso.

Un buon consiglio per evitare la disidratazione è quello di tenere una bottiglia d'acqua sulla scrivania in quanto può servire come promemoria per bere costantemente acqua.

Se trovi un po' insipido il sapore dell'acqua, aggiungi un po' di frutta come cetriolo o limone per dargli un sapore migliore.

Puoi anche avere più idee su come bere più acqua qui: Come bere più acqua (e perché dovresti)

La linea di fondo

Le precedenti 9 regole di base sulla produttività del lavoro non sono il tutto, la fine di tutto. Tu e l'azienda per cui lavori potreste avere altri suggerimenti su come aumentare e mantenere la produttività al meglio.

Dopotutto, è qualcosa che può essere percepito in modo diverso a seconda del lavoro esatto e dell'ambiente di lavoro.

Nel dire ciò, tuttavia, le 9 regole di base servono come una buona base per chiunque si trovi a soccombere a interruzioni e distrazioni e stia cercando modi per superarle.

Un buon consiglio da tenere a mente è che il cambiamento non avviene dall'oggi al domani. Inizia in piccolo e sii coerente . Se sbagli, rispolverati e riprova.

Lo sviluppo delle abitudini avviene gradualmente, quindi finché ci tieni al passo, inizierai presto a notare i cambiamenti che hai fatto e alla fine a goderti i frutti del tuo lavoro.Pubblicità

Altri suggerimenti per la produttività

• La guida definitiva per dare priorità al tuo lavoro e alla tua vita
• 30 migliori libri sulla produttività che dovresti leggere per aumentare la tua produttività
• 13 strategie per dare slancio alla tua produttività
• L'attenta arte della delega

Credito fotografico in primo piano: Cathryn Lavery tramite unsplash.com

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