COME STABILIRE LE GIUSTE PRIORITÀ IN 10 MINUTI E LAVORARE 10 VOLTE PIÙ VELOCEMENTE

Ognuno dei membri del mio team ha un sacco di compiti che devono affrontare ogni giorno lavorativo. Inoltre, la maggior parte dei loro compiti sono attività creative o attività di risoluzione dei problemi. Ognuno di loro ha dovuto imparare a dare priorità ai compiti per fare tutto.

Nonostante abbia molti compiti da gestire, il nostro team è in grado di rimanere concentrato e creativo e lavorare costantemente per raggiungere i nostri obiettivi in un determinato lasso di tempo.

Ti rivelerò come ho aiutato il mio team a fare più cose in meno tempo grazie al potere della corretta definizione delle priorità. Pochi minuti trascorsi a leggere questo articolo potrebbero letteralmente farti risparmiare migliaia di ore a lungo termine. Quindi, iniziamo con il mio metodo su come dare la priorità alle cose:

Come stabilire le priorità con il metodo delle scale

Uno dei nostri nuovi redattori è venuto da me l'altro giorno e mi ha detto che stava lottando per tenere il passo con i molti compiti che doveva gestire e le scadenze che doveva costantemente rispettare.

Alla fine di ogni giornata, sentiva di aver fatto molte cose, ma spesso non riusciva a trovare idee creative e a pubblicare con successo gli articoli. Da quello che mi ha detto, era ovvio che si sentiva sopraffatta ed era sempre più frustrata per non riuscire a raggiungere i suoi obiettivi nonostante dedicasse ore extra quasi tutti i giorni. Tutto ciò le impediva di sviluppare un buon equilibrio tra lavoro e vita privata a lungo termine.

Dopo aver ascoltato i miei consigli sull'utilizzo del Metodo Scales, ha immediatamente sperimentato un drammatico aumento della produttività, che assomigliava a questo:

Lei potrebbe produrre idee tre volte più creative per gli articoli del blog.
lei potrebbe pubblicare tutti i suoi articoli in tempo.
E lei potrebbe finire tutto il suo lavoro in tempo ogni giorno ( niente più straordinari !).

Se sei curioso di sapere come ha fatto, continua a leggere per la guida passo passo:

1. Metti da parte 10 minuti per la pianificazione

Quando si tratta di affrontare problemi di produttività, ha senso pianificare prima di agire. Tuttavia, non lasciarti coinvolgere così tanto dalla pianificazione da rimanere intrappolato in essa e non andare mai oltre la prima base.Pubblicità

La mia raccomandazione è di darti un periodo di tempo specifico per la pianificazione, ma fallo breve. 10 o 15 minuti dovrebbero essere sufficienti per pensare al tuo piano.

Usa questo tempo per:

Guarda il quadro generale.
Pensa all'obiettivo attuale e al target che hai bisogno/vuoi raggiungere.
Disponi tutte le attività che devi svolgere.

2. Allinea le tue attività con il tuo obiettivo

Questo è il componente principale che rende efficace il metodo Scales mentre impari a stabilire le priorità.

Funziona così:

Dai un'occhiata a tutte le attività che stai svolgendo e rivedi l'importanza di ciascuna di esse. Nello specifico, misurare l'importanza di un compito in base al suo costo e beneficio .

Per costo, mi riferisco allo sforzo necessario per attività (inclusi tempo, denaro e altre risorse). Il vantaggio è quanto strettamente l'attività può contribuire al tuo obiettivo.

Per semplificarti le cose, ho elencato di seguito quattro combinazioni che ti permetteranno di determinare rapidamente e facilmente la priorità di ciascuna delle tue attività:Pubblicità

Basso costo + alto beneficio

Esegui prima queste attività perché sono le più semplici da completare, ma ti aiuteranno ad avvicinarti al tuo obiettivo.

L'approvazione di un'opera d'arte creata per una brochure di vendita probabilmente rientrerebbe in questa categoria. Potresti facilmente decidere se ti è piaciuto il materiale illustrativo/layout, ma la tua decisione di approvarlo attiverebbe la produzione del volantino e i successivi vantaggi di vendita derivanti dall'invio a potenziali clienti.

Costo elevato + Benefici elevati

Suddividi il compito ad alto costo in compiti più piccoli. In altre parole, suddividi il compito grande in piccoli compiti che richiedono meno di un'ora per essere completato, quindi rivaluta questi piccoli compiti e imposta il loro livello di priorità corretto.

Immagina se ti venisse chiesto di scrivere un piano di lancio del prodotto per un nuovo integratore proteico in polvere senza diario. Invece di provare a scrivere il piano in una sola seduta, cerca di scrivere le diverse sezioni in momenti diversi (ad esempio dedica 30 minuti a scrivere l'introduzione, un'ora a scrivere il corpo del testo e 30 minuti a scrivere la conclusione).

Basso costo + basso beneficio

Quando impari a dare priorità a tempo e attività, questa particolare combinazione dovrebbe essere la tua priorità più bassa. Concediti 10-15 minuti per gestire questo compito o metti questo tipo di compiti tra compiti preziosi come una pausa utile.

Queste sono probabilmente attività necessarie (ad esempio attività di routine come controllare le e-mail), ma non contribuiscono molto al raggiungimento dell'obiettivo desiderato. Tienili in fondo alla tua lista di priorità.

Alto costo + basso beneficio

Verifica se queste attività sono davvero necessarie. Pensa a come ridurre i costi se decidi che è necessario completare l'attività.

Ad esempio, gli strumenti o i sistemi possono aiutare ad accelerare l'esecuzione dell'attività? In questa categoria, è probabile che troverai cose come il controllo e l'aggiornamento dei fogli di calcolo dei contatti di vendita. Questa può essere una cosa laboriosa e che richiede tempo da fare senza commettere errori. Tuttavia, ci sono molte app là fuori che possono rendere questo processo istantaneo e senza soluzione di continuità.Pubblicità

Ora, tornando all'editor a cui ho fatto riferimento prima, diamo un'occhiata al suo tipico elenco di attività quotidiane:

Dopo aver ascoltato il mio consiglio, ha rotto il alto costo + alto beneficio compito in quelli più piccoli. I suoi compiti quindi apparivano così (in ordine di priorità):

E per il compito di promuovere articoli su piattaforme diverse, dopo averne esaminato i vantaggi, abbiamo deciso di concentrarci solo sulla piattaforma più efficace, riducendo così significativamente il costo del tempo associato.

Dopo aver analizzato efficacemente i costi e i benefici delle tue attività quotidiane, puoi tuffarti in Questo Pianificatore di vita completa per assicurarti di completare tutto il tuo elenco nel miglior modo possibile.

Suggerimento bonus: affrontare le attività con scadenze

Una volta valutate le tue attività, conoscerai l'importanza di ciascuna di esse. Questo ti darà immediatamente un'immagine cristallina su come stabilire le priorità in base a quali attività ti aiuterebbe a ottenere di più (in termini di definizione degli obiettivi). A volte, tuttavia, non sarai in grado di decidere la priorità di ogni attività perché ci saranno date di scadenza fissate da parti esterne, come manager e agenzie.

In casi come questi, suggerisco che, dopo aver considerato l'importanza e i valori delle tue attività attuali, allinea l'elenco in modo da aiutarti a rispettare le scadenze e ad adeguare le priorità di conseguenza. Pubblicità

Ad esempio, tuffiamoci di nuovo nel mondo dell'editor.

Alcuni degli articoli che ha curato dovevano essere pubblicati entro date specifiche, quindi questi sono compiti urgenti e importanti. Il metodo Scales lo consente e, in questo caso, il suo elenco di attività modificato sarebbe simile a questo:

Si spera che ora tu possa vedere quanto sia facile valutare l'importanza delle attività e come assegnare loro la priorità in un ordine praticabile.

La linea di fondo

Il metodo delle scale è diverso da qualsiasi altra cosa tu abbia provato. Adottando il Metodo Scales, inizierai a dare la giusta priorità al tuo lavoro e ad aumentare la tua produttività fino a 10 volte!

A differenza di altri metodi che non spiegano realmente come decidere l'importanza di un'attività, il mio metodo ti aiuterà a suddividere ciascuna delle tue attività in due parti: costi e benefici. Il mio metodo ti aiuterà anche a intraprendere azioni di follow-up basate su diverse combinazioni di costi e benefici, che possono aumentare lo sviluppo della tua carriera in generale.

Inizia subito da spendere 10 minuti per valutare le tue attività quotidiane comuni e come si allineano con i tuoi obiettivi. Una volta che hai queste informazioni, sarà molto facile inserire le tue attività in un elenco di priorità. Non resta che iniziare il tuo prossimo giorno lavorativo seguendo il tuo nuovo elenco principale.