Come utilizzare la matrice di gestione del tempo per fare ciò che conta

Come utilizzare la matrice di gestione del tempo per fare ciò che conta

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Quando si verificano grandi cambiamenti o interruzioni della vita, la gestione del tempo è una delle prime cose che saltano fuori dalla finestra. In quelle situazioni, il tempo può perdere tutte le definizioni. Comprensibilmente, i termini urgente e importante assumono nuovi significati.

Nel suo libro, Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci , Steven Covey ha reso popolare un concetto che chiama matrice di gestione del tempo. Covey suddivide il tempo che trascorriamo da svegli in quattro quadranti:



  • Quadrante 1 : Urgente e Importante. Esempi: ottenere aiuto in caso di emergenza medica o impedire a un bambino di imbattersi nel traffico.
  • Quadrante 2 : Non urgente, ma importante. Esempi: cambiare regolarmente l'olio della tua auto o raggiungere un obiettivo aziendale interno per rispondere in modo significativo a ogni contatto con il cliente entro un'ora.
  • Quadrante 3 : Urgente, ma non importante. Esempi: un collega si ferma per chiedere informazioni sul picnic aziendale o risponde a offerte a tempo limitato.
  • Quadrante 4 : Né urgente né importante. Esempi: scorrimento dei feed dei social media, risposta ai commenti del sito Web pubblicati da persone che non conosci o sessioni di abbuffata TV.

Ecco il grafico a matrice illustrato da Sage Automation:[1]



Per utilizzare al meglio questi quattro quadranti, dobbiamo essere brutalmente onesti su come e a cosa assegniamo i termini di Covey. Ecco come procedere:

1. Metti una cifra in dollari sul tuo tempo

Se lo desidera eliminare i perditempo nella tua vita, inizia a trattare il tuo tempo come se fosse denaro. Considerare il tempo come una risorsa può sembrare un concetto un po' confuso. L'apposizione del simbolo del dollaro alle ore farà chiarezza in fretta.

L'esperto di finanza Dave Ramsey suggerisce di tenere traccia di ogni centesimo guadagnato assegnando tutti i tuoi soldi a una categoria. Ad esempio, $ 1.000 del tuo prossimo stipendio potrebbero rientrare nella categoria dell'affitto, $ 400 potrebbero andare a fare la spesa e così via.Pubblicità



Fino a quando non inizi a dare un nome e a tenere traccia del tuo tempo, la gestione del tempo non sarà altro che congetture e sentimenti istintivi. Combinare la matrice di gestione del tempo Covey e la tecnica di Ramsey è il primo passo per mettersi al posto di guida della gestione del tempo. Forse decidi che il tuo tempo ha un valore in contanti di $ 30 all'ora. Alla fine di un'abbuffata di Netflix, ad esempio, scopri di aver trascorso 4,5 ore. Questo arriva a un valore netto di $ 135. Registralo in un registro giornaliero in intrattenimento.

Se sei come la maggior parte delle persone, è probabile che il tuo momento di chiarezza arrivi alla fine del mese quando totalizzi i valori in dollari che hai assegnato alle tue varie categorie di vita.



Mentre potresti aver scrollato di dosso i $ 135 spesi per una singola abbuffata TV, come ti sentirai quando scoprirai che, in un mese, hai speso $ 1,485 in quella categoria? Come punto di riferimento, il tuo inventario di tempo disponibile per un mese di 31 giorni, ipotizzando 16 ore di veglia al giorno, arriva a $ 14.880. Le ore di lavoro da sole probabilmente hanno assorbito qualcosa nella gamma di $ 4.500- $ 6.000.

Ora hai il potere di portare vera chiarezza nella gestione delle tue priorità. Guardare la TV valeva davvero quasi il 10% delle tue ore di veglia totali? Solo tu puoi rispondere a questa domanda.

2. Preparati per il successo della matrice di gestione del tempo

Inizia scrivendo ogni compito

A questo punto, tutto ciò che stai cercando di fare è svuotare il cervello. Non spendere energie pensando all'urgenza, all'importanza o alla scadenza. Quella parte verrà dopo. Per ora, fai del tuo meglio per ottenere tutte le attività che ronzano nel tuo cervello in un foglio di calcolo o su carta.

Usa qualsiasi strumento funzioni meglio per te in modo da poter scaricare i tuoi pensieri il più rapidamente possibile. Non fermarti finché non sei sicuro di aver catturato tutto.

Quindi, assegna una scadenza a ciascuna attività

Inizia compilando quelle scadenze che sai essere scolpite nella pietra. Per mantenere relazioni sane, vorrai dare la priorità agli impegni che hai già preso con altre persone. Se possibile, fissa le scadenze in anticipo rispetto a quanto promesso: potresti aver bisogno di quel tempo flessibile più avanti. Inizia con un obiettivo di gestione del tempo di essere conosciuto come il tipo di persona che promette poco e consegna troppo.Pubblicità

Evidenzia le attività che sai essere urgenti. Fai attenzione con la tua applicazione del termine urgente. Ciò che ti sembra urgente potrebbe non avere conseguenze per la tua famiglia, i tuoi amici e i tuoi clienti. Tutti hanno bisogno di trovare una definizione di lavoro personale, ma per iniziare, usa questa classificazione con parsimonia.

Dai priorità agli impegni precedenti durante la classificazione. Puoi sempre tornare indietro e aggiornare un'attività specifica a questo stato, ma inizia mostrando un po' di moderazione. Dopotutto, se tutto è urgente, niente può essere veramente urgente.

Riordina la tua lista per importanza

È qui che l'utilizzo di un foglio di calcolo al posto della carta può davvero ripagare. Inserisci una colonna di importanza nel foglio di calcolo o scegli una penna o un pennarello di colore diverso se utilizzi carta o schede. Assegna a ogni attività un punteggio di importanza da 1 (per niente importante) a 100 (della massima importanza).

Personalmente mi piace usare una scala da 1 a 100 a causa della granularità che fornisce. Ad esempio, due attività potrebbero valutare entrambe un 8 su una scala da 1 a 10, ma è possibile distinguere tra 82 e 88 durante l'ordinamento.

3. Collega la tua vita alla matrice di gestione del tempo

Ora, fai un passo indietro e guarda cosa hai. Se hai fatto i compiti, ora dovresti vedere ognuno dei tuoi compiti insieme alle sue classifiche per importanza e urgenza.

Inizia a spostare ogni attività in uno dei quattro quadranti della matrice di gestione del tempo. Inizia con i posizionamenti ovvi. Una volta che sono sulla griglia, puoi valutare le chiamate ravvicinate che potrebbero legittimamente finire in uno dei due quadranti. Puoi iniziare a riclassificare gli elementi in termini di importanza o urgenza, e va bene. Potresti renderti conto che alcune attività non sono così importanti o urgenti come pensavi inizialmente.

Q1: Mantieni una pista di atterraggio aperta

Cerca di tenere il maggior numero possibile di cose fuori dal quadrante Urgente e Importante. Ciò potrebbe non essere possibile al tuo primo tentativo di gestione del tempo, ma fissa l'obiettivo a lungo termine di mantenere uno spazio aperto nel primo trimestre. Puoi farlo occupandoti delle attività che appaiono negli altri tre quadranti nel modo più efficiente ed efficace possibile.Pubblicità

Ad esempio, un fondatore di startup impegnato vorrà comunque mantenersi in forma ma non avere ore da trascorrere in palestra. L'autore di best seller del Wall Street Journal, il dott. John Jaquish, raccomanda l'allenamento a resistenza variabile rispetto all'allenamento con i pesi pesanti. È scientificamente provato che l'allenamento a resistenza variabile produce risultati migliori per il fitness in molto meno tempo, afferma il dott. Jaquish. Questo, combinato con una dieta ricca di proteine, può dare agli imprenditori i risultati che desiderano senza sacrificare ore preziose della loro giornata.

Ovviamente, tra 10 minuti potresti ricevere una chiamata da un cliente che inserirà istantaneamente qualcosa in Q1. Nessuna pianificazione o preparazione da parte tua avrebbe potuto impedirgli di atterrare lì, quindi non è colpa tua. Il tuo compito è mantenere la pista di atterraggio disponibile per questa eventualità.

Q2: Elimina queste attività con blocchi di tempo dedicati

Se qualcosa è importante, ha buone probabilità di diventare alla fine urgente. Usando l'esempio del cambio dell'olio, ovviamente vuoi affrontare questo compito prima che il tuo motore si blocchi. Se non lo fai, un'attività Q2 deve essere improvvisamente riclassificata Q1 e avrai un Q1 nuovo di zecca per tenerle compagnia: Prendi un'auto a noleggio.

Altre attività del secondo trimestre potrebbero non diventare mai urgenti, ma ciò non diminuisce l'importanza di questi elementi più grandi. Forse ti sei impegnato a saperne di più per aiutare a far progredire l'antirazzismo sul posto di lavoro, osserva l'autore e collaboratore di Forbes Dana Brownlee. Questo obiettivo molto probabilmente non si concretizzerà fino a quando ea meno che tu non abbia bloccato in modo proattivo il tempo sul tuo calendario per assicurarti di appropriarti del tempo necessario per raggiungere tale obiettivo.[Due]

Senza uno sforzo cosciente per programmare questi compiti, rimarranno per sempre annullati.

Q3: Poni alcune domande ai tuoi articoli urgenti

Almeno un problema con questa categoria è che le attività urgenti spesso si mascherano come importanti. È comune confondere i due, quindi è fondamentale imparare a fare questa distinzione. Un messaggio da un potenziale cliente che speri di atterrare è urgente, mentre un'e-mail dal tuo agente assicurativo che desidera pianificare una revisione annuale della polizza può probabilmente aspettare fino a venerdì.

E-mail, messaggi vocali, messaggi di testo e altre forme di comunicazione istantanea portano quasi sempre con sé un senso di urgenza, ma potrebbero non essere importanti. Mentre guardi le cose che sono arrivate in Q3, chiediti se condividi o meno il senso di urgenza del mittente. Potrebbe essere il momento di annullare l'iscrizione a determinati gruppi, individui o newsletter per ridurre al minimo il disordine del terzo trimestre.Pubblicità

Q4: Ottieni il massimo dalle tue attività non urgenti e non importanti

Il quarto trimestre è il quadrante su cui ogni aspirante manager del tempo ama scaricare, ma non essere così frettoloso. Sebbene tu voglia eliminare definitivamente il tempo fa schifo, questo è anche il quadrante in cui vivono i tempi di inattività. Piuttosto che giurare di rinunciare completamente a tutte le attività del quarto trimestre, sfrutta al massimo quelle in cui ti impegni.

Innanzitutto, inizia eliminando o delegando le attività che non sono il miglior uso del tuo tempo. Certo, quel rapporto deve essere riformattato, ma probabilmente uno stagista potrebbe farlo per te. Usa un software di vendita per automatizzare le tue email di potenziali clienti in modo da non doverle inviare tutte da solo.

Quando si tratta di fare una pausa, sii consapevole delle attività che ti fanno sentire riposato e di quelle che ti fanno sentire svuotato. Dì sì a quella passeggiata nel bosco e no alle discussioni con gli sconosciuti sui social media. Scegliendo saggiamente le tue attività per il tempo libero, otterrai il massimo dal tuo dollaro Q4.

Pensieri finali

La matrice di gestione del tempo di Covey è uno strumento straordinario da adottare quando ti senti come se il tuo programma ti controllasse invece del contrario. Il tuo successo probabilmente si ridurrà a quanto sei onesto con te stesso quando assegni le etichette.

Non abbiate paura di chiedervi, è davvero urgente? Dovrai anche fare una netta distinzione tra ciò che è importante per te e ciò che è importante per qualcun altro. È fin troppo facile accettare acriticamente l'etichetta di qualcun altro di importante o urgente.

C'è un punto debole nella gestione del tempo che ti mette in pieno controllo del tuo programma senza virare in un pensiero rigido. Gli imprenditori, in particolare, dovranno considerare una certa flessibilità nei loro programmi in modo da poter sfruttare le opportunità del primo trimestre che si presentano senza preavviso. Troppa flessibilità, però, e finirai per perdere tempo. Mentre personalizzi le tecniche di Covey e Ramsey per adattarle alla tua vita, concediti un po' di grazia per commettere errori e apportare modifiche secondo necessità. Ci arriverai.

Altri suggerimenti per una gestione efficace del tempo

Credito fotografico in primo piano: explorenation # via unsplash.com Pubblicità

Riferimento

[1] ^ Automazione SAGE: Che cos'è esattamente una matrice di gestione del tempo e come può prevenire la manutenzione?
[Due] ^ Forbes: Evita questo errore di gestione del tempo nel 2021: il tuo calendario ti ringrazierà

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