Come scrivere efficacemente i verbali delle riunioni (con esempi)

Come scrivere efficacemente i verbali delle riunioni (con esempi)

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I verbali sono una registrazione scritta di una riunione del consiglio, dell'azienda o dell'organizzazione. I verbali delle riunioni sono considerati un documento legale, quindi quando li scrivi, cerca di ottenere chiarezza e coerenza di tono.

Poiché i verbali sono una registrazione permanente della riunione, assicurati di rileggerli bene prima di inviarli. È una buona idea eseguirli da un supervisore o da un partecipante esperto per assicurarsi che le dichiarazioni e le informazioni vengano acquisite con precisione.



I migliori addetti ai verbali delle riunioni sono ascoltatori attenti , dattilografi veloci e hanno un'adeguata familiarità con gli argomenti della riunione e i partecipanti. Chi prende appunti deve avere una comprensione sufficientemente salda dell'argomento da essere in grado di separare i punti importanti dal rumore in quelle che possono essere discussioni lunghe e prolungate. Inoltre, cosa importante, chi prende appunti non dovrebbe contemporaneamente guidare e prendere appunti. (Se ti viene chiesto di farlo, rifiuta.)



Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti passo passo per scrivere in modo efficace i verbali delle riunioni.

1. Sviluppa un'agenda

Collaborare con il presidente o il presidente del consiglio per sviluppare un programma dettagliato.

Le riunioni si verificano per un motivo e le questioni da affrontare e decidere devono essere elencate per avvisare i partecipanti. Lavora con il convocatore per redigere un ordine del giorno che assegni i tempi a ciascun argomento per mantenere la riunione in movimento e per assicurarti che il gruppo abbia abbastanza tempo per considerare tutti gli argomenti.



L'ordine del giorno servirà da schema per i verbali della riunione. Mantenere le intestazioni dei verbali coerenti con gli argomenti all'ordine del giorno per continuità.

2. Segui un modello da precedenti verbali presi

Se sei nuovo in un Consiglio o in un'organizzazione e stai scrivendo i verbali per la prima volta, chiedi di vedere i verbali delle riunioni passate in modo da poter mantenere lo stesso formato[1].



In genere, il nome dell'organizzazione o il nome del gruppo che si riunisce va in alto: Riunione del Consiglio di Amministrazione di XYZ, con la data sulla riga successiva. Dopo la data, includi sia l'ora in cui la riunione è arrivata all'ordine sia l'ora in cui è terminata la riunione. Per esempio:

Consiglio di amministrazione di Super Company, Inc.Pubblicità

Verbale della riunione

Data: 20 maggio 2019

Orario: dalle 10:00 alle 12:30

La maggior parte dei gruppi che si incontrano lo fa regolarmente, con punti all'ordine del giorno prestabiliti ad ogni riunione. Alcuni gruppi includono un'intestazione Passi successivi alla fine del verbale che elenca i progetti da seguire e assegna le responsabilità.

Un modello di una riunione precedente aiuterà anche a determinare se il gruppo registra o meno se è stato raggiunto il quorum e altri elementi specifici dei verbali della riunione dell'organizzazione.

3. Registrare la partecipazione

Nella maggior parte dei consigli, il segretario del consiglio è la persona responsabile della redazione dei verbali delle riunioni. Nelle riunioni organizzative, il verbalizzante può essere un coordinatore di progetto o assistente di un manager o CEO. Lei o lui dovrebbe arrivare qualche minuto prima dell'inizio della riunione e far circolare un foglio delle presenze con i nomi di tutti i membri e le informazioni di contatto.

I partecipanti alla riunione dovranno spuntare i loro nomi e apportare modifiche a eventuali modifiche alle loro informazioni. Ciò aiuterà sia come documento di backup dei partecipanti sia per garantire che le informazioni vengano inviate agli indirizzi e-mail più aggiornati.

Tutti i nomi dei partecipanti dovrebbero essere elencati direttamente sotto il nome e la data della riunione, sotto un sottotitolo che dice Presente. Elenca i nomi e i cognomi di tutti i partecipanti, insieme al titolo o all'affiliazione, separati da una virgola o punto e virgola. Per esempio:

Presenti: John Doe, Presidente; Jane Smith, vicepresidente; Jack Williams, SegretarioPubblicità

Se un membro del Consiglio non ha potuto partecipare alla riunione, citare il suo nome dopo la frase: Copiato in: Potrebbero esserci altre designazioni nell'elenco dei partecipanti. Ad esempio, se molti dei partecipanti alla riunione sono membri dello staff, mentre tutti gli altri sono volontari, potresti voler scrivere (Staff) dopo ogni membro dello staff.

Come regola generale, i partecipanti sono elencati in ordine alfabetico per cognome. Tuttavia, in alcune organizzazioni, è una buona pratica elencare prima la leadership del Consiglio. In tal caso, verrebbero elencati prima il Presidente oi Copresidenti, quindi il Vicepresidente, quindi il Segretario e infine il Tesoriere. Quindi, tutti gli altri nomi dei partecipanti verranno ordinati in ordine alfabetico per cognome.

È anche pratica comune annotare se un partecipante si è unito alla riunione tramite chiamata in conferenza. Ciò può essere indicato scrivendo Per telefono ed elencando i partecipanti che hanno chiamato.

4. Convenzione di denominazione

Generalmente, la prima volta che qualcuno parla alla riunione includerà il suo nome e spesso il titolo.

Ad esempio, il presidente del consiglio di amministrazione di XYZ, Roger McGowan, ha richiamato all'ordine l'incontro. La prossima volta che Roger McGowan parlerà, però, puoi semplicemente riferirti a lui come Roger. Se ci sono due Roger nella riunione, usa un'iniziale per i loro cognomi per separare i due: Roger M. ha chiesto una votazione. Roger T. si è astenuto.

5. Cosa (e cosa no) includere

A seconda della natura dell'incontro, potrebbe durare da una a diverse ore. Ai partecipanti verrà chiesto di rivedere e quindi approvare i verbali della riunione. Pertanto, non vuoi che i minuti si estendano in un lungo documento.

Catturare tutto ciò che la gente dice alla lettera non è solo inutile ma fastidioso per i revisori.

Per ogni punto all'ordine del giorno, si desidera riassumere solo i punti rilevanti della discussione insieme alle decisioni prese. Dopo l'incontro, seleziona i tuoi appunti, assicurandoti di eliminare eventuali argomenti circolari o ripetitivi e lascia solo i punti pertinenti fatti.

6. Mantieni un tono neutro

Il verbale è un documento legale. Sono utilizzati per stabilire la registrazione storica dell'attività di un'organizzazione. È essenziale mantenere un livello uniforme, tono professionale . Non mettere mai un linguaggio infiammatorio nei verbali, anche se il linguaggio della riunione si scalda.

Vuoi registrare il succo della discussione in modo oggettivo, il che significa menzionare i punti chiave trattati senza attribuire colpe. Ad esempio, il personale ha risposto alle domande dei membri del consiglio in merito alla professionalità del venditore.Pubblicità

Immagina un avvocato tra dieci anni che legge i verbali per trovare prove di potenziali illeciti. Non vorrai un abbellimento sotto forma di un avverbio colorato o una battuta per offuscare alcun resoconto di ciò che è accaduto.

7. Registra i voti

Lo scopo principale dei verbali è registrare tutti i voti che un consiglio o un'organizzazione prende. Una solida tenuta dei registri richiede di menzionare quale partecipante fa una mozione, cosa afferma alla lettera la mozione e quale partecipante sostiene la mozione.

Ad esempio, il vicepresidente Cindy Jacobsen ha presentato una mozione per destinare il 50 percento, o $ 50.000, dei proventi della donazione della Fondazione ZZZ al fondo di borse di studio CCC. Il presidente Roger McGowan ha appoggiato la mozione.

Anche questa tabella di voto dovrebbe essere espressa in un linguaggio neutro: il Consiglio ha votato all'unanimità per emendare lo statuto nel modo seguente, oppure La decisione di fornire $ 1.000 allo sforzo di piantare alberi è passata 4 a 1, con l'opposizione del presidente del consiglio McGowan.

La maggior parte delle commissioni cerca di ottenere un voto approvato all'unanimità. A volte, per aiutare il Consiglio a raggiungere un risultato più coeso, un membro del Consiglio può astenersi dal voto: La mozione è passata 17 a 1 con un'astensione.

8. Appunti post-riunione

Dopo l'incontro, leggi i tuoi appunti mentre tutte le discussioni rimangono fresche nella tua mente e fai le revisioni necessarie. Quindi, riduci i verbali della riunione all'essenziale, fornendo un breve resoconto della discussione che riassuma gli argomenti fatti a favore e contro una decisione.

Le persone spesso parlano in modo colloquiale o in idiomi, come in: Questo non è nemmeno nel campo da baseball o Stai iniziando a suonare come un disco rotto. Mentre potresti essere tentato di mantenere la lingua esatta nei minuti per aggiungere colore, resisti.

Inoltre, se delle presentazioni fanno parte della riunione, non includere nel verbale le informazioni di Powerpoint. Tuttavia, vorrai registrare i punti chiave della discussione post-presentazione.

9. Correggi con cura

Assicurati di aver digitato correttamente tutti i nomi, di aver inserito la data corretta della riunione e di leggere chiaramente i tuoi verbali.

Spiega gli acronimi la prima volta che vengono utilizzati. Ricorda che le note possono essere riviste da altri per i quali gli acronimi non sono familiari. Rimani coerente nelle intestazioni, nella punteggiatura e nella formattazione. I verbali devono essere lucidi e professionali.Pubblicità

10. Distribuisci ampiamente

Una volta approvato, invia i verbali via e-mail alla pensione completa, non solo ai partecipanti, per la revisione. I tuoi minuti aiuteranno a tenere informati coloro che erano assenti di azioni e decisioni importanti.

All'inizio della riunione successiva si richiede l'approvazione del verbale. Annotare eventuali revisioni. Cerca di elaborare le modifiche concordate durante la riunione in modo da non dedicare molto tempo alle revisioni.

Chiedere una mozione per approvare il verbale con le modifiche concordate. Una volta che un partecipante offre una mozione, chiedi a un'altra persona nella riunione di appoggiare la mozione. Dicono, Tutto approvato. Chiedi sempre se c'è qualcuno che non approva. Supponendo di no, allora dì: i verbali della nostra ultima riunione vengono approvati una volta apportate le modifiche concordate.

11. File meticolosamente

Poiché i verbali sono un documento legale, fai attenzione quando li archivi. Assicurati che il nome del file del documento sia coerente con i nomi dei file dei minuti archiviati in precedenza.

Occasionalmente, i membri dell'organizzazione potrebbero voler rivedere i verbali passati. Sapere dove sono archiviati i verbali!

Un avvertimento

Al giorno d'oggi dell'alta tecnologia, potresti chiederti: non sarebbe più semplice registrare la riunione? Questo dipende dai protocolli dell'organizzazione, ma probabilmente no.

Assicurati di chiedere quali sono le regole dell'organizzazione in cui stai prendendo i minuti. Ricorda che i verbali sono una registrazione di ciò che è stato fatto durante la riunione, non di ciò che è stato detto durante la riunione.

I verbali riflettono le decisioni, non le discussioni. Nonostante il loro nome, i verbali non sono una trascrizione minuto per minuto.

Linea di fondo

Diventare un esperto verbalizzatore richiede un orecchio attento, la volontà di imparare e un po' di pratica, ma seguendo questi suggerimenti diventerai presto abile.

Ulteriori suggerimenti su riunioni produttive

Credito fotografico in primo piano: Christina@wocintechchat.com tramite unsplash.com Pubblicità

Riferimento

[1] ^ Suggerimenti tecnici online: 15 migliori modelli di verbali di riunione per risparmiare tempo

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