La capacità di delegare è uno dei tratti distintivi di un leader di successo. La delegazione è una delle migliori strumenti di gestione per aumentare il morale dei dipendenti, la soddisfazione sul lavoro, la fiducia tra i membri del team e il manager e i profitti dell'azienda. Aiuta anche con la gestione del tempo.

Anche se raramente vengono insegnate tecniche di delega efficaci, la buona notizia è che la delega è un'abilità come un'altra che può essere acquisita.

Sommario

1. Che cos'è la delega?
2. In che modo la delega migliora la gestione del team?
3. Come delegare correttamente
4. Sapere cosa dovrebbe e non dovrebbe essere delegato
   • Cosa dovrebbe essere delegato
   • Cosa non dovrebbe essere delegato
5. Conclusione
6. Ulteriori suggerimenti sulla delega delle attività

Che cos'è la delega?

La delega può essere definita come l'atto di autorizzare ad agire per un altro.^[1]Con questo potere conferito, una persona, solitamente un subordinato, è in grado di svolgere determinate attività (normalmente conferite da un dirigente o da un supervisore). La delega è uno strumento di gestione progettato per aumentare l'efficienza di un'organizzazione.^[Due]Consente di suddividere gli obiettivi dell'organizzazione in compiti e di assegnarli al membro del team più adatto al compito. Detto questo, la maggior parte degli imprenditori e dei manager è notoriamente incapace di delegare. Ma perché?

Come affermato in precedenza, la maggior parte delle organizzazioni non insegna ai propri manager come delegare. Tuttavia, ci sono una serie di altri motivi per cui i manager esitano a delegare, tra cui:

Credono che nessuno possa fare il lavoro così bene come può

I manager devono delegare perché la loro responsabilità è quella di supervisionare i dipendenti. Non possono e non devono fare tutto il lavoro da soli. Il compito di un leader è guidare, motivare e supervisionare i membri del proprio team per raggiungere un obiettivo.

Pensano che ci voglia troppo tempo per addestrare qualcuno

Parte della guida e della motivazione dei membri del team include la formazione. Sì, ci vorrà più tempo per formare un dipendente su una nuova attività, ma devi considerarlo come un investimento. Immagina che ci voglia un'ora in più al giorno per addestrare qualcuno a svolgere un compito e che l'allenamento duri una settimana. Sono cinque ore in più trascorse a svolgere il compito. Tuttavia, dopo i primi cinque giorni in cui il dipendente svolge l'attività, avrai liberato cinque ore alla settimana da dedicare ad altre questioni.

C'è una mancanza di fiducia nella motivazione dei dipendenti

Un'altra parte del lavoro di un manager è sviluppare le capacità dei propri dipendenti al fine di identificare i futuri leader, nonché scoprire i loro punti di forza e di debolezza. Senza delega, non saprai mai il livello di motivazione dei tuoi dipendenti.

Vogliono rendersi indispensabili

Se sei preoccupato di renderti indispensabile, non dovresti esserlo. voi siamo indispensabile. I buoni manager e leader sono notoriamente difficili da trovare, e quindi sono naturalmente indispensabili per le organizzazioni. Se sei in una posizione di leadership e sei preoccupato per il tuo lavoro, impara a essere un leader migliore.

Si divertono a fare il lavoro da soli

Mentre molte persone si divertono a fare il lavoro da sole, a loro piace il processo creativo o solo l'idea di poter controllare il risultato e prendersi il merito. Non è compito di un manager.

Devi essere disposto a rinunciare al controllo, accettare che altre persone abbiano modi diversi (e talvolta migliori) di fare le cose e accettare il tuo ruolo di facilitatore o supervisore.Pubblicità

Si sentono a disagio nel dare più lavoro a uno staff sovraccaricato

Sentire che il tuo personale è sovraccarico o oberato di lavoro è abbastanza comune per un manager. Quindi, dare ai membri del team più cose da fare può sembrare che tu stia semplicemente scaricando più lavoro su di loro. Tuttavia, se fatto bene (ne parleremo più avanti), la delega può aumentare la loro motivazione e soddisfazione sul lavoro.

Ora che abbiamo risposto alla domanda su cos'è la delega, passiamo alla seconda parte della domanda:

In che modo la delega migliora la gestione del team?

La delega efficace è una delle competenze manageriali più importanti che puoi avere. I vantaggi di una corretta delega vanno oltre l'aumento della produttività. Questo effetto può essere visto in:

Maggiore fiducia tra manager e dipendente

Quando dai a un dipendente l'autorità e l'autonomia per svolgere un compito, è implicito che ti fidi di loro per farlo svolgere. Dice anche che pensi che siano abbastanza competenti per gestire il compito. Questa dimostrazione di fiducia e sicurezza crea un legame tra supervisore e subordinato.

Aumento della soddisfazione sul lavoro

Delegare compiti o incarichi ai membri del tuo team consente loro di assumersi la responsabilità e l'orgoglio del proprio lavoro. Nessuno vuole essere considerato un ingranaggio della macchina, che fa un lavoro che chiunque potrebbe fare. Dare loro la responsabilità e l'autorità per portare a termine il lavoro contribuirà notevolmente ad aiutarli ad essere orgogliosi del loro lavoro.

Maggiore motivazione

Delegando le attività ai dipendenti appropriati, ottengono la proprietà del risultato. Questa è la loro occasione per brillare. Tutti vogliono elogi dal capo e sapere che il risultato che ottengono sarà valutato come riflesso di se stessi è una grande motivazione.

Più tempo per altre attività importanti

Proprio come un capitano di una nave, i leader valutano le condizioni, tracciano la rotta e guidano la nave. Possono saltare quando c'è un uomo a terra, ma il loro compito principale è preoccuparsi del quadro generale. Lascia che il tuo equipaggio si preoccupi della pagaiata e assicurati solo che stiano andando nella giusta direzione.

In questo modo, puoi liberare tempo per partecipare ad attività più importanti.

Sviluppare nuove competenze nei membri del tuo team

Parte del lavoro di qualsiasi manager è aiutare i tuoi dipendenti a imparare e crescere. Man mano che i dipendenti si perfezionano e aumentano le loro competenze, diventano più preziosi per l'azienda e l'industria nel suo insieme. Questo fa parte del loro sviluppo professionale. Inoltre, rende il tuo team molto più flessibile.

Ottimo strumento di valutazione

In qualità di manager, parte del tuo lavoro consiste nell'identificare i migliori e quelli meritevoli di promozione. Dovresti anche pensare a chi dovrebbe sostituirti quando verrai promosso. Delegando le responsabilità ai tuoi dipendenti, sei in un'ottima posizione per vedere chi prende il toro per le corna e chi fa solo il minimo indispensabile.Pubblicità

Presi insieme, gli effetti positivi della delega possono avere un effetto sinergico sull'efficienza, la produttività e la redditività di un'organizzazione.

Come delegare correttamente

Abbiamo parlato di cos'è la delega e dei suoi vantaggi, ma come puoi essere un delegante efficace e raccogliere i vantaggi di cui abbiamo discusso? Ecco alcune tecniche di delega efficaci per aiutarti a iniziare.

1. Inizia dal risultato e vai indietro

Quando deleghi una nuova responsabilità a un dipendente, inizia spiegando come dovrebbe essere il risultato. Ad esempio: ti metterò a capo di X e lo scopo di X è convertire ABC in DEF entro due settimane e per meno di $ 100. Questo è un modo per fissare l'obiettivo senza dire loro come devono raggiungerlo.

2. Dai autonomia ai tuoi dipendenti

Questo può essere difficile per i manager, ma dovresti provare a fare un passo indietro e riconoscere che ci sono molti modi diversi per risolvere un problema. Lasciando che capiscano il proprio modo di farlo, impareranno e spesso ci sarà un risultato migliore.

3. Dai loro l'autorità di fare ciò che chiedi

Questo è molto importante! Delegare la responsabilità di un compito senza dare loro l'autorità necessaria per completarlo significa semplicemente scaricare più lavoro su un dipendente. Invece di aumentare la motivazione e la soddisfazione sul lavoro, creerai risentimento e rabbia.

4. Abbina la loro personalità e il loro set di abilità

Non affidare a un introverso il compito di gestire una riunione. Allo stesso modo, non mettere l'estroverso a capo della contabilità. Dovresti avere una buona idea di chi sono i tuoi dipendenti e di quali competenze possiedono. Delega il compito giusto alla persona giusta.

5. Assicurati che abbiano le risorse giuste

Assicurati che le persone che deleghi abbiano abbastanza tempo, denaro, formazione, forniture, spazio di lavoro e l'aiuto degli altri per portare a termine il lavoro. Se non lo fanno, il fallimento non dipende da loro, ma da te.

6. Supervisionare, non microgestire

Il modo migliore per farlo è stabilire una sequenza temporale con check-in regolari. Ciò consente al dipendente l'autonomia pur essendo ritenuto responsabile del progetto che va avanti. Consente inoltre al dipendente di porre domande e ricevere input a intervalli regolari programmati.

7. Crea un ambiente motivante

I deleganti di maggior successo sono quelli che sanno quando essere una cheerleader o un allenatore e quando intervenire o fare un passo indietro. Sono anche lì per festeggiare i successi .

8. Sii tollerante nei confronti degli errori

Non avrai mai innovazione senza assunzione di rischi e non puoi assunzione di rischi senza errori. Sii tollerante e usa gli errori come strumento di apprendimento, non come qualcosa di cui aver paura.Pubblicità

Finora ci siamo occupati di cosa, perché e come della delega, ma come decidiamo quali compiti dovrebbero essere delegati?

Sapere cosa dovrebbe e non dovrebbe essere delegato

Ci sono alcuni pensieri diversi su questo argomento, un punto di vista è che, aa un certo punto tutto ciò che può essere delegato dovrebbe esserlo; con rara eccezione.

Cosa dovrebbe essere delegato

Conduci un audit utilizzando le sei T per determinare quali attività hanno più senso scaricare.^[3]

1. Piccolo

Questi sono compiti così piccoli che sembrano irrilevanti da affrontare, ma si sommano. Non sono mai importanti o urgenti e, anche se richiedono solo pochi minuti, finiscono per portarti fuori dal flusso di lavoro più strategico. Ad esempio, registrarsi per una conferenza o un evento, aggiungerlo al calendario e prenotare l'hotel e il volo: ciascuna di queste cose da sola potrebbe non richiedere molto tempo, ma prese insieme, si sommano.

2. Noioso

Le attività che sono relativamente semplici probabilmente non sono il miglior uso del tuo tempo. Le attività molto semplici possono (e dovrebbero) essere gestite da chiunque tranne te.

Ad esempio, l'inserimento manuale di un elenco di 100 elementi in un foglio di calcolo e la codifica a colori o l'aggiornamento dei KPI nella presentazione sono tutte attività semplici che possono essere eseguite.

3. Richiede tempo

Questi sono compiti che, sebbene possano essere importanti e anche un po' complessi, richiedono molto tempo e non richiedono l'esecuzione dell'80% iniziale della ricerca. Puoi facilmente intervenire quando l'attività è completata all'80% e dare approvazione, supervisione e/o indicazioni sui passaggi successivi.

4. Insegnabile

Questi compiti, sebbene all'inizio possano sembrare complicati, possono essere tradotti in un sistema e trasferiti, con il controllo di qualità e l'approvazione finale.

Ad esempio, insegnare a uno dei tuoi subordinati diretti come redigere il mazzo di presentazione per l'incontro mensile con tutti i partecipanti, e anche come fornire gli aggiornamenti al team, può essere un buon modo per liberare tempo per te stesso.

5. Terribile A

I compiti che rientrano in un'area in cui ti senti non attrezzato dovrebbero generalmente essere passati a qualcuno con punti di forza in quell'area. Ad esempio, se non sei sicuro di come organizzare il design visivo di quelle diapositive di PowerPoint per la riunione del team, qualcuno del tuo team sarà probabilmente in grado di intervenire.Pubblicità

6. Sensibile al tempo

Questi sono compiti che sono sensibili al tempo ma competono con altre priorità. Non c'è abbastanza tempo per eseguirli tutti in una volta, quindi deleghi un compito importante e urgente che può essere svolto in parallelo alle altre scadenze basate sul progetto.

Ad esempio, lasciare il tuo iPad sull'aereo dopo un volo e lavorare per recuperarlo prima che scompaia completamente nell'abisso smarrito dell'aeroporto chiamando quotidianamente il servizio clienti può richiedere molto tempo e può essere delegato a un subordinato.

Cosa non dovrebbe essere delegato

In contrasto con quanto sopra, ci sono alcuni compiti che non dovrebbero mai essere delegati e dovrebbero rimanere sempre sotto la responsabilità del manager. Alcuni di questi includono:

Visione aziendale e dichiarazioni di missione

Questi svolgono un ruolo importante nella reputazione dell'azienda e dovrebbero essere presi il più seriamente possibile. Pertanto, la responsabilità di creando questi dovrebbe sempre trovarsi con un manager o un altro leader dell'azienda.

Decisioni di assunzione

Troppi manager si affidano ad agenzie esterne per le loro decisioni di assunzione. Sebbene le competenze siano importanti, valutare come un dipendente si adatterà alla cultura aziendale è altrettanto importante, e questo è meglio farlo di persona.

Assunzione dei dipendenti

È importante che i manager assumano un ruolo attivo nel far sentire i nuovi dipendenti i benvenuti. Dovrebbero essere sempre disponibili e accessibili ai nuovi dipendenti.

Disciplina

Passare compiti disciplinari a un assistente amministrativo o alle risorse umane è spesso un segno di scarse capacità manageriali. I manager possono generalmente ottenere più rispetto dai dipendenti gestendo questo da soli.

Recensioni sulle prestazioni

Avere dipendenti che fanno le proprie revisioni e semplicemente firmarle è un disservizio per tutte le persone coinvolte. I manager dovrebbero essere coinvolti personalmente in questo processo al fine di ottenere il massimo da esso.

Conclusione

A prima vista, la delega può sembrare più un problema di quanto ne valga la pena. Tuttavia, se eseguiti correttamente, la portata, l'ampiezza e la qualità del lavoro prodotto compensano ampiamente qualsiasi inconveniente.

Rimarrai stupito da cosa succede quando organizzi il carico di lavoro in modo che tu possa concentrarti solo sui compiti con le priorità più alte mentre altri stanno lavorando su incarichi significativi e stimolanti.Pubblicità

Implementando le pratiche di cui abbiamo parlato qui, sarai in grado di delegare i progetti giusti alle persone giuste nel modo giusto, e questa è una ricetta per il successo.

Ulteriori suggerimenti sulla delega delle attività

• Come delegare le attività in modo efficace (guida passo passo)
• Delegare il lavoro: cosa delegare e cosa no?
• L'importanza di delegare la leadership (e come delegare correttamente)

Credito fotografico in primo piano: CoWomen tramite unsplash.com

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