Tutti hanno sentito il termine produttività e le persone ne parlano in termini di quanto è alto e come migliorarlo. Ma pochi sanno come misurare la produttività, o anche di cosa stiamo parlando esattamente quando si usa il termine produttività.

Nella sua forma più semplice, la formula della produttività si presenta così: Uscita ÷ Ingresso = Produttività .

Ad esempio, hai due venditori che effettuano ciascuno 10 chiamate ai clienti a settimana. Il primo ha una media di 2 vendite a settimana e il secondo una media di 3 vendite a settimana. Inserendo i numeri otteniamo i seguenti livelli di produttività per ogni addetto alle vendite.

Per il venditore uno, l'output è 2 vendite e l'input è 10 vendite: 2 ÷ 10 = 0,2 o 20% produttività. Per il venditore due, l'output è 3 vendite e l'input è 10 vendite: 3 ÷ 10 = 0,3 o 30% produttività.

Saper misurare e interpretare la produttività è una risorsa inestimabile per qualsiasi manager o imprenditore nel mondo di oggi. Ad esempio, nello scenario precedente, il venditore n. 1 chiaramente non sta andando bene come il venditore n. 2.

Conoscendo queste informazioni, ora possiamo determinare meglio quale linea di condotta intraprendere con il venditore n. 1.

Alcuni possibili risultati potrebbero essere la richiesta di una maggiore formazione interna per quel venditore o il fatto che accompagni il venditore più produttivo per apprendere una tecnica migliore. Potrebbe essere che il venditore n. 1 non sia adatto alle vendite e farebbe un lavoro migliore in una posizione diversa.

Come misurare la produttività con le tecniche di gestione

Saper misurare la produttività ti permette di mettere a punto il tuo business minimizzando i costi e massimizzando i profitti:

1. Identificare gli obiettivi a lungo ea breve termine

Avere una buona comprensione degli obiettivi di te (o della tua azienda) è la chiave per misurare la produttività.

Ad esempio, se il tuo obiettivo dell'azienda è massimizzare la quota di mercato, ti consigliamo di misurare la produttività del tuo team in base alla loro capacità di acquisire nuovi clienti, non necessariamente sulle vendite effettive effettuate.

2. Suddividi gli obiettivi in ​​obiettivi settimanali più piccoli

Il tuo obiettivo a lungo termine potrebbe essere quello di ottenere 1.000 nuovi clienti in un anno. Saranno 20 nuovi clienti a settimana. Se hai 5 persone nel tuo team, ognuna deve portare 4 nuovi clienti a settimana.

Ora che l'hai analizzato, puoi monitorare la produttività di ogni persona settimana per settimana semplicemente inserendo i numeri:Pubblicità

Produttività = numero di nuovi clienti ÷ numero di chiamate di vendita effettuate

3. Crea un sistema

Hai mai notato che ogni volta che entri in un McDonald's, la macchina per patatine fritte è sempre alla tua sinistra?

Questo perché McDonald's ha creato un sistema. Hanno stabilito che il modo più efficiente per allestire una cucina è avere sempre la macchina per le patatine fritte sulla sinistra quando si entra.

Puoi fare la stessa cosa e adattarla alla tua attività.

Supponiamo che tu sappia che i tuoi venditori più produttivi stanno realizzando la maggior parte delle vendite tra le 15:00 e le 19:00. Se gli altri venditori lavorano dalle 9:00 alle 16:00, puoi potenzialmente aumentare la produttività attraverso qualcosa di semplice come regolare la giornata lavorativa.

Sapere come misurare la produttività consente di impostare, monitorare e ottimizzare i sistemi per massimizzare l'output.

4. Valuta, valuta, valuta!

Abbiamo già accennato all'utilizzo di questi numeri di produttività per valutare e monitorare i tuoi dipendenti, ma non dimenticare di valutare te stesso utilizzando queste stesse misurazioni.

Se hai impostato un sistema per monitorare e misurare le prestazioni dei dipendenti, ma non stai ancora raggiungendo gli obiettivi, potrebbe essere il momento di esaminare il tuo stile di gestione. Dopotutto, la tua gestione è una parte importante del lato di input della nostra equazione.

Sei più un manager da carota o da bastone? Forse puoi provare a essere più del tipo opposto per vedere se questo cambia la produttività. Gestisci i tuoi dipendenti come un gruppo? Forse adottare un approccio più individuale sarebbe un modo migliore per utilizzare i punti di forza e di debolezza di ogni individuo.

Ricorda solo che tu e il tuo stile di gestione contribuite direttamente alla produttività dei vostri dipendenti.

5. Usa una scala di valutazione

Avere obiettivi chiari e concisi per i singoli dipendenti è una parte cruciale di qualsiasi tentativo di aumentare la produttività sul posto di lavoro. Una volta stabiliti gli obiettivi o gli obiettivi, è importante che i tuoi dipendenti ricevano un feedback regolare sui loro progressi.

L'utilizzo di una scala di valutazione è un buon modo per fornire una rappresentazione visiva standardizzata dei progressi. Usare una scala da 1-5 o 1-10 è un buon modo per fornire un feedback chiaro e conciso su base individuale.Pubblicità

È anche un buon modo per monitorare i progressi a lungo termine e la crescita in aree che necessitano di miglioramenti.

6. Assumi acquirenti misteriosi

Ciò è particolarmente utile nelle operazioni di vendita al dettaglio in cui il servizio clienti è fondamentale. Un mystery shopper può fornire un feedback basato su ciò che è probabile che sperimenti un cliente tipico.

Puoi assumere il tuo acquirente o ci sono aziende che li forniranno per te. Indipendentemente dal percorso scelto, è importante che i mystery shopper dispongano di una lista di controllo standardizzata per la loro valutazione.

Puoi richiedere valutazioni sulla cordialità dei tuoi dipendenti, il tempo impiegato per salutare l'acquirente, la conoscenza dei dipendenti dei prodotti o dei servizi e qualsiasi altra cosa importante per un'operazione di vendita al dettaglio.

7. Moduli di feedback sulle offerte

L'utilizzo di un modulo di feedback è un ottimo modo per ottenere input diretti dai clienti esistenti. Ci sono solo un paio di cose da tenere a mente quando si utilizzano i moduli di feedback.

Innanzitutto, mantieni il modulo breve, 2-3 domande al massimo con uno spazio per eventuali commenti aggiuntivi. Chiedere alle persone di compilare un lungo modulo con molte domande ridurrà significativamente la quantità di informazioni che ricevi.

In secondo luogo, tieni presente che è molto più probabile che i clienti inviino moduli di feedback quando sono insoddisfatti o hanno un reclamo rispetto a quando sono soddisfatti.

Puoi compensare questa tendenza chiedendo a tutti di partecipare al sondaggio alla fine della loro interazione. Ciò aumenterà la conformità e ti offrirà una gamma più ampia di esperienze cliente, che ti aiuterà mentre impari a misurare la produttività.

8. Tieni traccia dell'efficacia dei costi

Questa è un'ottima metrica da avere, soprattutto se i tuoi dipendenti hanno una certa discrezione sui loro budget. Puoi tenere traccia di quanto spende ogni persona e di come lo spende rispetto alla propria produttività.

Di nuovo, questo è facile da inserire nell'equazione: Produttività = quantità di denaro introdotta ÷ quantità di denaro spesa .

Avere queste informazioni è molto utile nella previsione delle spese e nella stima dei budget.

9. Usa autovalutazioni

Chiedere al tuo staff di fare autovalutazioni può essere una vittoria per tutti. Gli studi hanno dimostrato che quando i dipendenti si sentono coinvolti e il loro contributo viene preso sul serio, il morale migliora. E come tutti sappiamo, alto il morale dei dipendenti si traduce in una maggiore produttività .Pubblicità

L'uso delle autovalutazioni è anche un buon modo per assicurarsi che gli obiettivi dei dipendenti e dei datori di lavoro siano allineati.

10. Monitora la gestione del tempo

Questo è il killer numero uno della produttività sul posto di lavoro. Il tempo trascorso a navigare in Internet, giocare, controllare la posta elettronica ed effettuare chiamate personali contribuisce a ridurre la produttività^[1].

Il trucco è limitare queste attività senza diventare prepotenti e influenzare il morale. Gli studi hanno dimostrato che la maggior parte delle persone aderirà a regole che ritengono eque e applicate a tutti allo stesso modo.

Sebbene idealmente, potremmo pensare che nessuna di queste attività dovrebbe essere svolta durante l'orario aziendale, i dipendenti avranno quasi sicuramente un'opinione diversa. Dal punto di vista della produttività, è meglio avere politiche e regole che siano considerate eque da entrambe le parti mentre impari a misurare la produttività.

11. Analizzare l'acquisizione di nuovi clienti

Abbiamo tutti sentito dire che è più costoso acquisire un nuovo cliente che mantenerne uno esistente. E mentre questo è molto vero, affinché la tua attività continui a crescere, dovrai aggiungere continuamente nuovi clienti.

Sapere come misurare la produttività tramite l'acquisizione di nuovi clienti farà in modo che i tuoi dollari di marketing vengano spesi nel modo più efficiente possibile. Questa è un'altra metrica facile da inserire nella formula: Produttività = numero di nuovi clienti ÷ quantità di denaro speso per acquisire quei clienti .

Ad esempio, se gestisci qualsiasi tipo di campagna pubblicitaria, puoi confrontare i risultati e basare di conseguenza la tua spesa futura.

Diciamo che il tuo budget pubblicitario totale è di $ 3.000. Hai messo $ 2.000 in annunci televisivi, $ 700 in annunci radiofonici e $ 300 in annunci stampa. Quando tieni traccia dei risultati, scopri che il tuo annuncio televisivo ha prodotto 50 nuovi clienti, il tuo annuncio radiofonico ha prodotto 15 nuovi clienti e il tuo annuncio cartaceo ha prodotto 9 nuovi clienti.

Inseriamo questi numeri nella nostra equazione. La televisione ha prodotto 50 nuovi clienti al costo di $ 2.000 (50 ÷ 2000 = 0,025 o un tasso di produttività del 2,5%). Gli annunci radiofonici hanno prodotto 15 nuovi clienti e costano $ 700 (15 ÷ 700 = .022, o un tasso di produttività del 2,2%). Gli annunci stampa hanno portato 9 nuovi clienti e costano $ 300 (9 ÷ 300 = 0,03 o un ritorno sulla produttività del 3%).

Da questa analisi, è chiaro che otterresti il ​​maggior successo per il tuo dollaro pubblicitario utilizzando annunci stampati.

12. Utilizza il feedback dei colleghi

Ciò è particolarmente utile quando le persone che lavorano in team o gruppi. Mentre le autovalutazioni possono essere molto utili, la persona media è notoriamente incapace di valutare le proprie capacità.Pubblicità

Basta chiedere a una stanza piena di persone quante si considerano un guidatore sopra la media e vedrai salire il 70% delle mani^[Due]! Ora sappiamo chiaramente che in realtà circa il 25% dei conducenti è al di sotto della media, il 25% è al di sopra della media e il 50% è nella media.

Tutte queste persone stanno mentendo? No, semplicemente non hanno una valutazione accurata delle proprie capacità.

È lo stesso sul posto di lavoro. L'uso del feedback tra pari spesso fornirà una valutazione più accurata delle capacità di una persona rispetto a un'autovalutazione.

13. Incoraggiare l'innovazione e non penalizzare il fallimento

Quando si tratta di produttività, incoraggiare l'input dei dipendenti e adottare le loro idee può essere un ottimo modo per aumentare la produttività. Assicurati solo che tutte le modifiche che adotti si traducano in una maggiore produttività.

Diciamo che qualcuno viene da te chiedendo un budget per l'intrattenimento in modo che possano portare i potenziali clienti a giocare a golf o a cena. Utilizzando semplici metriche di produttività, è possibile produrre facilmente un'analisi costi-benefici ed espandere il programma al resto del team di vendita o terminarlo completamente.

In ogni caso, hai acquisito preziose conoscenze e hai sollevato il morale includendo i dipendenti nel in processo decisionale .

14. Utilizzare un valutatore esterno

L'utilizzo di un valutatore esterno è l'apice delle valutazioni oggettive. Le aziende che forniscono valutazioni professionali utilizzano personale altamente qualificato specializzato anche in settori specifici.

Progetteranno un'analisi completa del livello di produttività della tua azienda. Nella loro relazione finale, offriranno suggerimenti e raccomandazioni su come migliorare la produttività.

Sebbene i vantaggi di una valutazione professionale siano molti, i loro costi li rendono proibitivi per la maggior parte delle aziende.

Pensieri finali

Queste sono solo alcune delle cose che puoi fare quando impari a misurare la produttività. Alcuni potrebbero funzionare per la tua situazione particolare, altri no.

La cosa più importante da ricordare quando si decide come monitorare la produttività è scegliere un metodo coerente con i propri obiettivi. Una volta deciso, è solo questione di monitorare continuamente i tuoi progressi, apportare piccole modifiche e analizzare i risultati di tali modifiche.

Il mondo degli affari sta cambiando rapidamente e avere gli strumenti giusti per tracciare e monitorare la tua produttività può darti un vantaggio sulla concorrenza.Pubblicità

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Credito fotografico in primo piano: William Iven tramite unsplash.com

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