È sicuro dire che ogni azienda vuole gestire i propri uffici nel modo più efficiente possibile. Cioè, l'idea è quella di offrire la maggior parte e i migliori prodotti e servizi al minor costo. Un errore comunemente commesso dagli amministratori è confondere la qualità con la quantità.

Sia che tu abbia dovuto affrontare il compito di migliorare l'efficienza complessiva di un'azienda, o se vuoi solo vedere dove puoi migliorare, i seguenti suggerimenti ti aiuteranno sicuramente. Ecco diversi modi per ottimizzare l'efficienza di qualsiasi azienda migliorando la qualità.

1. Promuovere una cultura di comunicazione aperta

Se la tua azienda ha implementato una politica della porta aperta, sei già indirizzato nella giusta direzione. Questo è un ottimo inizio, ma pensa a fare un ulteriore passo avanti. Troppo spesso, le politiche della porta aperta finiscono per essere voci vuote e raramente utilizzate nei manuali dei dipendenti. Questi sono in genere scremati al meglio il primo giorno di lavoro. Crea una cultura di vera comunicazione aperta e la produttività migliorerà come risultato di un morale dell'ufficio più positivo.

Incoraggiare la comunicazione, la collaborazione e il feedback tra i reparti, nonché tra la direzione e il personale. Ciò ravviverà il flusso di idee, risultando in un team più produttivo nel complesso.Pubblicità

2. Implementa dispositivi mobili intelligenti

Smartphone, tablet e altri dispositivi intelligenti sono un passo eccezionalmente efficace verso il miglioramento della produttività. Fornire al personale di vendita smartphone per aiutarlo a rimanere in contatto con l'ufficio tramite telefono ed e-mail durante le chiamate di vendita. I tablet danno loro la possibilità di creare e modificare presentazioni in movimento e ci sono innumerevoli app disponibili su entrambi questi dispositivi progettate per migliorare la produttività aiutando a combinare e assegnare priorità alle attività.

Quando implementi un sistema di gestione intelligente dei dispositivi mobili , metterai la tua azienda sulla corsia preferenziale verso procedure più efficaci. Ciò (a sua volta) porterà un'esperienza di migliore qualità sia per i clienti che per i dipendenti, con conseguente risultato finale più forte.

3. Abbraccia il feedback

I tuoi dipendenti hanno opinioni. Incoraggia l'intera azienda ad abbracciare il feedback, sia positivo che negativo, creando uno sbocco per esso. È una buona idea designare un hub generale nell'edificio in cui il personale possa comunicare e dare suggerimenti sull'azienda. Molti scelgono di farlo attraverso un sito Web specifico incentrato sui problemi delle risorse umane, che funge da sportello unico per problemi e aggiornamenti relativi al lavoro.

Per le startup e le piccole imprese, un approccio più personale e conveniente è tenere riunioni settimanali o mensili per condividere idee. Potresti anche usare una bacheca in una parte centrale dell'ufficio come luogo per condividere idee.Pubblicità

4. Ottieni un aggiornamento tecnologico

Dai un'occhiata al tuo ufficio principale. I tuoi dipendenti digitano su monitor vecchi di 10 anni collegati a computer antiquati? A prima vista sembrerà senza dubbio un costo elevato, ma aggiornare periodicamente i computer e il software dei dipendenti è un must assoluto. Considerando che il fattore più basilare della produttività è la velocità, dotare i computer dell'ufficio del software e dell'hardware più efficienti dovrebbe essere la prima cosa da migliorare.

Potresti riuscire a cavartela con un semplice aggiornamento del disco rigido o un aumento della RAM, ma quei computer avranno bisogno di una manutenzione regolare e di un'attenzione approfondita ogni pochi anni. Se sono trascorsi più di sei, è ora di aggiornare completamente il sistema.

5. Consultare gli standard ergonomici

Hai analizzato gli spazi di lavoro dei dipendenti per gli standard ergonomici? Sarà sicuramente nel tuo interesse rispolverare gli standard ergonomici e educare il personale sulle nozioni di base . Porta un professionista e tieni un seminario per riempirli sugli standard. Se questo non è nel budget, informati sui punti chiave e assicurati che la linfa vitale della tua azienda sia curata in questo aspetto.Pubblicità

Fornire al personale apparecchiature per ufficio conformi a questi standard, come sedie, poggiapiedi e tastiere. Non considerarla una spesa; piuttosto, è un investimento che probabilmente produrrà rendimenti redditizi attraverso una maggiore produttività dei dipendenti e una riduzione delle richieste di risarcimento del lavoratore.

6. Semplifica gli sforzi di marketing sui social media

I social media si stanno rivelando uno degli strumenti di marketing più validi oggi disponibili. È sicuramente un argomento caldo e uno che non deve essere ignorato. L'utilizzo di queste piattaforme per promuovere la tua attività è estremamente importante, ma in realtà non dovrebbe essere una preoccupazione importante. Alcune ore distribuite ogni settimana dovrebbero essere sufficienti per mantenere adeguatamente gli account sui social media per l'azienda media.

Fatti un favore e invita il tuo coordinatore dei social media a utilizzare semplificare le app come HootSuite, Sprout Social e MarketMeSuite. Questi programmi combinano gli account dei social network in un'unica comoda dashboard, rendendo più facile il controllo e la pubblicazione su ciascuno di essi in modo tempestivo.

7. Analizzare i processi dei dipendenti

Fai un sondaggio tra i tuoi attuali dipendenti per valutare la loro efficienza complessiva. Chiedi ai supervisori diretti di dedicare circa un'ora a ciascun dipartimento per determinare in che modo ogni team gestisce le singole attività. Quindi incontra questi supervisori per confrontare le note e discutere se esiste un modo più rapido ed efficiente di fare le cose.Pubblicità

Questa attività sarà notevolmente rafforzata dalle maggiori pratiche di comunicazione menzionate in precedenza. Quando tutti collaborano in questo modo, viene svolto più lavoro. Come bonus aggiuntivo, c'è un maggiore senso di proprietà quando i dipendenti sono in grado di prendere parte alla modifica delle procedure.

8. Stabilisci obiettivi realizzabili

Una volta apportate tutte queste modifiche e modifiche, è il momento di stabilire alcuni obiettivi realistici. Stabilisci obiettivi generali e generali per l'intera azienda, quindi collabora con i capi dipartimento per decidere quali obiettivi impostare per ciascun dipartimento e, infine, per ciascun dipendente.

Stabilire obiettivi realistici e tangibili in questo modo fornirà la motivazione necessaria. Per portare l'intero processo al punto di partenza, una volta raggiunti questi obiettivi, pianifica un'attività a livello aziendale come un potluck, dove tutti possono rilassarsi e godersi la reciproca compagnia, mentre celebrano il loro successo.

Il compito di migliorare l'efficienza di un'azienda può essere certamente scoraggiante. Non farti intimidire dall'enormità della situazione. Piuttosto, considera questa un'opportunità per rendere la tua azienda quella per cui chiunque vorrebbe lavorare e renderla più efficiente allo stesso tempo.