Siamo tutti impegnati a fare le cose più velocemente e meglio qui a Lifehack. E parte del fare le cose più velocemente e meglio è avere un solido sistema di produttività personale che usi quotidianamente.

Questo sistema può essere qualsiasi cosa che ti aiuti a superare la tua montagna di progetti o attività e ti aiuta ad avvicinarti ai tuoi obiettivi nella vita. Che si tratti di carta o pixel, non importa. Ma, dal momento che stai leggendo Lifehack, devo presumere che i pixel e i dispositivi tecnologici siano una parte importante del tuo flusso di lavoro.

Sistema di produttività personale definito

Un sistema di produttività personale (almeno la definizione che utilizzerà questo articolo) è un insieme di flussi di lavoro e strumenti che consentono a un individuo di svolgere in modo ottimale il proprio lavoro.

Flussi di lavoro può essere il modo in cui importi e gestisci le tue foto dalla fotocamera, come scrivi e crei post di blog, come distribuisci codice compilato su un server, ecc.Pubblicità

Utensili sono cose come pianificatori, gestori di cose da fare, calendari, ambienti di sviluppo, applicazioni, ecc.

Quando l'automazione fa male

Potresti pensare che più automatizziamo i nostri sistemi, più riusciremo a fare. Questo è per lo più il caso, ma c'è un grosso problema quando si tratta di automatizzare qualsiasi cosa.

L'automazione è una brutta cosa per il tuo sistema di produttività personale quando non comprendi intrinsecamente il processo di qualcosa.

Prendiamo ad esempio il pagamento delle bollette. Questo può sembrare molto ovvio, ma se non riesci a rispettare un budget mensile e hai difficoltà a trovare i soldi per effettuare pagamenti in tempo, automatizzare il pagamento delle bollette ogni mese è completamente inutile e può essere pericoloso per le tue finanze personali.Pubblicità

Un altro esempio è l'utilizzo di uno strumento di produttività per dirti quali attività sono importanti e cosa fare dopo. Se non hai fatto un passo indietro e non hai capito come i tuoi sistemi di produttività dovrebbero funzionare insieme, questo tipo di automazione probabilmente ti impedirà di portare a termine le cose.

Puoi automatizzare solo qualcosa nel tuo sistema di produttività personale che è stato gestito per un po'. Se provi ad automatizzare cose che non sono già gestite bene, probabilmente ti sentirai un po' fuori controllo e avrai un maggiore senso di sopraffazione.

Un'altra cosa da ricordare è che alcune cose dovrebbero essere sempre fatte da soli, come rispondere a email importanti e comunicare con gli altri. L'automazione di queste cose può mostrare ai tuoi colleghi e colleghi che non ti interessa abbastanza per comunicare te stesso.

Quando l'automazione fa bene

D'altra parte, l'automazione è un'ottima cosa per il tuo sistema di produttività personale quando comprendi il processo di qualcosa e puoi quindi eseguire automaticamente i passaggi. Quando sai come gestire qualcosa in modo efficace e comprendi il processo passo passo di una parte del tuo sistema, è probabilmente un ottimo momento per automatizzarlo.Pubblicità

Ho diversi flussi di lavoro che ho introdotto nell'ultimo anno che mi tolgono parte del lavoro insensato, così posso essere più creativo e non dovermi preoccupare dei dettagli di qualcosa.

Sul mio Mac utilizzo una combinazione di flussi di lavoro di Automator, frammenti di TextExpander e ora le scorciatoie di Keyboard Maestro per fare cose come ritoccare automaticamente le foto importate dal mio iPhone 4S o aprire tutte le app e i siti Web necessari per una riunione settimanale in primo piano nel mio desktop digitando alcuni tasti. Una volta che ti apri all'automazione di alcuni dei tuoi processi, inizi a vedere altri pezzi del tuo sistema che possono trarre vantaggio dall'automazione.

Di nuovo; niente di tutto questo funziona a meno che tu non comprenda i tuoi processi e non sappia quali strumenti puoi usare per farli funzionare automaticamente.

I tre passaggi per determinare se qualcosa è maturo per l'automazione

Se il tuo flusso di lavoro supera questi tre passaggi, allora automatizza, piccola:Pubblicità

1. Puoi eseguire questo processo nel sonno e non richiede la tua piena, se non alcuna forma di attenzione. Può (ed è stato) gestito in qualche forma prima di automatizzarlo.
2. Il processo richiede tempo.
3. Il processo non richiede finezza umana (cioè comunicare e rispondere a qualcosa personalmente)

L'automazione dei tuoi sistemi di produttività personale può essere un'ottima soluzione a lungo termine se stai attento e consapevole di ciò che stai facendo. Devi prima capire i processi che stai cercando di automatizzare prima di automatizzarli. Non rimanere bloccato nel pensare che qualsiasi cosa dovrebbe essere automatizzata nella tua vita, perché probabilmente non dovrebbe.

Scegli e scegli questi processi con saggezza e scoprirai che quelli che richiedono la maggior parte del tuo tempo sono i migliori da automatizzare. Cosa hai automatizzato nel tuo sistema di produttività personale?

Credito fotografico in primo piano: Bram Naus tramite unsplash.com