I 10 MIGLIORI CONSIGLI SULLA PRODUTTIVITÀ PER OTTENERE DI PIÙ E CREARE TRANQUILLITÀ

Conosci qualcuno che non è occupato?

La maggior parte di noi si sveglia ogni mattina di fronte a calendari stipati e liste di cose da fare lunghe un chilometro. Come avvocato/moglie/mamma/scrittrice, so di sì.

Spinto dal fascino da nerd e dal puro istinto di sopravvivenza, ho studiato per tutta la vita la produttività e la gestione del tempo. Ecco i 10 migliori consigli sulla produttività che mi aiutano a fare le cose che devo o voglio fare senza perdere la testa:

1. Scrivilo

Ogni compito, ogni impegno dovrebbe essere scritto. Questo libera la tua mente dal lavoro di succhiare energia e attenzione di cercare di ricordare.

Nel suo libro fondamentale sulla produttività, Finire di fare le cose , David Allen sottolinea come gli impegni incompleti assorbano energia psichica, rendendoti solo un pochino più stanco, più distratto e quindi meno produttivo.

Sottolinea che il primo passo per gestire la tua vita e il tuo tempo è ottenere ogni impegno, grande e piccolo, fuori dalla tua testa e in un sistema affidabile.

Io uso OmniFocus per catturare questi impegni, ma puoi iniziare con una semplice carta e penna.

2. Parti in vantaggio

Il modo migliore per iniziare a correre è iniziare la sera prima.

Prima di lasciare il tuo spazio di lavoro, o prima di andare a letto, prenditi 10 minuti per rivedere gli impegni del giorno successivo.

Quali appuntamenti non possono mancare? Cosa devi avere con te per quegli appuntamenti? (Assicurati di aver raccolto quei materiali e di averli pronti per l'uso.) Quali sono le tre o cinque attività da svolgere?

Decidi prima cosa farai. Guarda quell'elenco di cose da fare e decidi se eventuali compiti su di esso possono essere delegati a qualcun altro (vedi il numero 9 di seguito) o, ancora meglio, cancellato del tutto dall'elenco (vedi il numero 10 di seguito).Pubblicità

Più impegnativa è la tua giornata, più importante è fare questo rapido sondaggio il giorno o la sera prima. Significa che non perdi tempo al mattino decidendo da dove iniziare o raccogliendo materiali (e forse scoprendo che un elemento cruciale non è disponibile quando ne hai bisogno).

3. Fai prima il tuo compito più temuto

Ognuno di noi ha uno o più compiti nella nostra lista di cose da fare che temiamo di fare. Forse è quella telefonata sgradevole che non vuoi fare, o quel post sul blog che hai rimandato a scrivere perché non sai come iniziare, o quel progetto che ti travolge perché è così grande.

Qualunque cosa sia, pende sopra la tua testa, distraendoti dal senso di colpa perché continua a essere spinto al giorno dopo e all'altro. È ora di porre fine a quel ciclo.

Fallo per prima cosa. Lo scrittore Michael Hyatt parla dell'uccisione dei draghi prima di colazione: non c'è niente di più motivante per il resto della giornata che cancellare quel mostro dalla tua lista per prima cosa al mattino.^[1]

Ma molte persone invece di svolgere prima i compiti difficili, fanno quelli facili. Se vuoi davvero essere produttivo, ci sono alcune attività che non dovresti svolgere prima al mattino: per essere più produttivo, non farlo mai per iniziare la mattinata

Quindi fai quella chiamata. Tira fuori un pezzo di carta e fai un brainstorming di idee per quel post sul blog.

Fare qualcosa su quel compito travolgente, forse non puoi finirlo in un giorno, ma puoi almeno iniziare. Qualunque cosa sia, fallo e basta.

Quindi, lascia che la soddisfazione di cancellarlo dalla tua lista ti porti nel resto della tua giornata impegnativa.

4. Disattiva le distrazioni

Uno dei principali killer della produttività è la distrazione delle continue interruzioni: e-mail, telefonate, persone che si presentano alla tua porta...

La tecnologia che può (e dovrebbe) rendere la nostra vita più facile e migliore può anche rendere praticamente impossibile mantenere il tipo di attenzione focalizzata necessaria per lavorare in modo efficiente ed efficace.

Ma ecco il punto: puoi controllare quella tecnologia.Pubblicità

Quando hai un compito importante che richiede attenzione e concentrazione, crea lo spazio per darlo al meglio.

Che si tratti di un incontro con un cliente o un collega, o una lettera importante che deve essere scritta, o un'opera d'arte che vuoi creare, pianifica un blocco di tempo per concentrarti su quell'impegno e poi spegni tutte le distrazioni. Spegni il telefono (o almeno spegni la suoneria). Silenzia i tuoi avvisi e-mail. Disconnetti internet (o almeno Facebook e Twitter). Chiudi la porta del tuo ufficio.

Solo per quell'ora (o trenta minuti o mezza giornata), spegni tutte le comunicazioni esterne e concediti il lusso necessario di tempo indisturbato per concentrarti davvero sulla questione in questione. Scopri di più qui su Come ridurre al minimo le distrazioni per fare le cose.

5. Fai delle pause

C'è un limite al tempo che chiunque può dedicare a un'attività.

Non importa quanto tu sia impegnato, dopo un certo periodo di tempo, la legge dei rendimenti decrescenti entra in gioco e la fatica, fisica e/o mentale, inizia a compromettere la tua efficacia.

Pianifica periodicamente delle pause anche durante i giorni più affollati. Prenditi dieci minuti per alzarti, allungarti, bere un po' d'acqua, fare il giro dell'isolato.

Tornerai al tuo lavoro riposato, sia mentalmente che fisicamente, e pronto per essere ancora più produttivo.

Se non sei ancora convinto, leggi questo articolo su L'importanza della pianificazione dei tempi di inattività .

6. Processo batch

Se le esigenze della tua giornata includono attività di routine, prova a raggruppare attività simili e programma determinati momenti durante il giorno per eliminarle.

Rispondere alle email? Riprendere le telefonate? Inserimento delle spese in un foglio di calcolo? Invece di interrompere le tue altre attività per fare queste cose in modo frammentario, raggruppale.

Imposta due o tre o cinque volte al giorno per controllare e rispondere alle e-mail. Rispondi alle telefonate alle 11:45 e alle 16:45 (o, se vuoi evitare di essere risucchiato in lunghe conversazioni telefoniche, rispondi alle 12:15 mentre la gente è a pranzo e alle 17:15 dopo che hanno lasciato per la giornata e lascia solo un messaggio!)Pubblicità

Raggruppando attività simili, risparmi il tempo perso per aumentare più volte al giorno e raccogli i vantaggi dello slancio.

7. Fai una colazione sana

Devo spiegare questo? Sono innumerevoli gli studi che confermano l'importanza della colazione per il mantenimento della nostra salute.

Le persone sane sono più produttive. Non importa quanto tu sia impegnato, fai una colazione decente. Ti alimenterà per un fantastico inizio di giornata.

Per ulteriori idee per la colazione, dai un'occhiata a: 31 ricette salutari per la colazione che aumenteranno la tua energia

8. Fai un po' di esercizio

Per non essere troppo ripetitivo, ma le persone sane sono più produttive.

L'esercizio fisico ti rende più sano, quindi assicurati di fare un po' di esercizio ogni giorno.

Non è necessario passare ore in palestra per trarne vantaggio; fai una passeggiata intorno all'isolato o fai un po' di isometria alla tua scrivania.

Prova questi 29 esercizi che puoi fare alla (o vicino) alla tua scrivania o 15 esercizi in ufficio semplici e veloci per aumentare l'efficienza del lavoro .

Fai qualcosa per farti battere il cuore e farti battere il sangue. Migliorerà il tuo benessere generale e la tua capacità di pensare in modo più chiaro.

9. Delegato

Lo confesso: puzzo per questo. Odio chiedere aiuto, e spesso mi sembra più problematico spiegare un compito a qualcun altro che farlo da solo. Ma non tutto ciò che deve essere fatto nella tua vita deve essere fatto da te.

Valuta attentamente l'elenco delle cose da fare. Quali compiti potrebbe svolgere qualcun altro, liberandoti così da concentrarti sulle cose che solo tu puoi fare?Pubblicità

Guardati intorno: chi è disponibile a svolgere alcuni di questi compiti? Una segretaria? Un collega? Un membro della famiglia? Un aiutante pagato?

Una chiave importante per la produttività è fare solo quelle cose che solo tu puoi fare e dare a qualcun altro l'opportunità di contribuire svolgendo quegli altri compiti.

Il CEO di Lifehack ha un modo unico per delegare il lavoro in modo efficace, dai un'occhiata alla sua guida: Come delegare il lavoro (la guida definitiva per i leader di successo)

10. Dì di no

Quanti impegni hai preso che non hanno davvero bisogno di essere mantenuti?

Hai svolto compiti che in realtà non interessano a te o a nessun altro?

Il tuo calendario è pieno di riunioni che non portano a nulla per le organizzazioni che non ti interessano più?

La tua giornata è stata dirottata dalle priorità di qualcun altro?

Se il tuo calendario è inceppato, se la tua lista di cose da fare è lunga chilometri, prenditi una decina di minuti per guardare ogni elemento con un occhio attento. Qualcuno di questi appuntamenti o compiti può essere semplicemente cancellato per creare un margine ragionevole nella tua vita?

Quando qualcuno chiama o si presenta alla tua porta con una richiesta per la tua partecipazione a qualche attività, prendi fiato e valuta se rientra nelle tue priorità (quali priorità, ovviamente, potrebbero legittimamente includere la felicità del tuo capo o del tuo coniuge).

Se la risposta è no, allora di' semplicemente no. Esercitati in anticipo: grazie per avermi invitato, ma no. Grazie per avermelo chiesto, ma no. Grazie per aver pensato a me, ma no.

Come ha detto una persona saggia, no è una frase completa. Non è necessaria alcuna spiegazione. Proprio no.Pubblicità

Potresti voler imparare da Leo Babauta La dolce arte di dire di no così puoi stabilire dei limiti migliori per te stesso.