Mio marito sta pianificando una conferenza in questo momento e, allo stesso tempo, sto iniziando a organizzare un evento di un giorno. Entrambi ci sentiamo piuttosto scoraggiati, quindi ho pensato che potrebbe essere utile per noi - e per gli altri - semplificare il processo in dieci semplici passaggi.

1. Determina il perché

Siediti con i tuoi partner (se li hai) e parla dell'obiettivo finale della conferenza. È per generare entrate? Proteggi nuovi clienti? Ottenere pubblicità? Tieni a mente questo obiettivo mentre procedi nel resto dell'elenco.Pubblicità

2. Crea la tua lista dei desideri

In un mondo ideale, come sarebbe la tua conferenza? Annota dettagli come posizione, relatori, numero e qualità dei partecipanti, cibo e attività divertenti.

3. Redigere un budget

Come pagherai il tuo evento? Indaga su tutte le risorse che puoi utilizzare gratuitamente (come lo spazio donato) e su quanto puoi addebitare ai partecipanti per coprire i costi e realizzare comunque un profitto (se questo è un obiettivo). Crea un foglio di calcolo del budget che elenchi le principali voci di costo della tua lista dei desideri: noleggio di location, personale, altoparlanti, pasti, segnaletica, attrezzatura audio/visiva, materiali stampati, omaggi ed extra divertenti. Non dimenticare di includere i costi per il marketing dell'evento, ad esempio un sito Web, e creare un cuscino del 10-15% nel caso in cui le spese superino.

4. Scegli praticamente

Il costo sarà ovviamente un fattore nella scelta di dove tenere il tuo evento e quali servizi fornire, ma lo sarà anche la partecipazione. Si desidera selezionare una posizione che si trova nella stessa città di molti partecipanti o nelle vicinanze.Pubblicità

Il tuo oratore ideale potrebbe essere Donald Trump, ma realisticamente probabilmente devi scegliere un'opzione meno costosa. Un resort è sicuramente attraente, ma ha abbastanza sale riunioni e personali e i partecipanti apprezzeranno abbastanza il locale da pagare un premio?

Prendi in considerazione la possibilità di sondare i partecipanti di eventi passati come il tuo per capire cosa è più importante quando si partecipa a una conferenza di questo tipo ed effettuare selezioni in base a questo feedback.

5. Lavora con i fornitori

Inizia a lavorare con i fornitori di servizi degli elementi nel foglio di calcolo del budget il prima possibile. Comprendere cosa verrà fornito in ogni caso e rivedere attentamente i contratti e le politiche di cancellazione (ad esempio, è necessario sapere se l'hotel fornirà apparecchiature A/V e supporto nelle sue sale riunioni o se è necessario portarlo da sé) . Se hai bisogno di un fornitore specifico, ti consiglio di verificare con il Convention and Visitors Bureau nella tua città di destinazione.Pubblicità

6. Trova gli altoparlanti

Rivolgiti alla tua rete per identificare i relatori che ti aiuteranno meglio a raggiungere gli obiettivi della conferenza e rientrano nel tuo budget (non chiedere o aspettarti che gli oratori professionisti si presentino gratuitamente). Rivedi i video dimostrativi e parla con le persone che hanno già sentito questo oratore. Quando comunichi con un oratore, forniscile ampi dettagli in modo che possa personalizzare le sue osservazioni per il tuo pubblico e assicurati di essere al passo con i suoi preparativi di viaggio e altre esigenze.

7. Imposta l'agenda

Disegna una tempistica dettagliata per la tua conferenza che inizi presto (le 8:00 è ragionevole) e finisca presto (le 16:00). Pianifica un mix di relatori formali, workshop in piccoli gruppi e tempo libero di networking. Pianifica di nutrire i tuoi partecipanti ogni poche ore, con un pasto completo o uno spuntino durante la pausa. Dopo che l'agenda della giornata è completa, considera di organizzare una cena in un ristorante vicino o un intrattenimento locale come un tour.

8. Promuovi il tuo evento

Crea un logo e una combinazione di colori per il tuo evento e visualizzalo su un sito Web dell'evento con la registrazione online. Raduna le tue truppe per spargere la voce tramite e-mail e guest post nei media online mirati al tuo pubblico. Se appropriato, utilizza i siti web di elenchi di eventi locali. Valuta di offrire sconti alle organizzazioni che inviano più di un partecipante.Pubblicità

9. Pianifica un Day Of senza stress stress

Comunica attivamente con i tuoi partecipanti e fornitori in anticipo in modo che sappiano dove essere e cosa aspettarsi. Ottieni le loro informazioni di contatto e assicurati che abbiano le tue. Visita la struttura prima dell'inizio della conferenza per assicurarti che il personale sia a posto e che tutto funzioni. Man mano che le cose si risolvono e arrivano le fatture, rivedile riga per riga in modo da poter risolvere le controversie sul posto.

10. Valuta il tuo evento

Ora che sei pronto per entrare a tempo pieno nel business della pianificazione di eventi, vediamo cosa puoi imparare per la prossima volta. Chiedi ai partecipanti di compilare un modulo di valutazione cartaceo o elettronico e di cercare feedback comuni.

(Diritti d'autore della foto: al seminario tramite Shutterstock) Pubblicità