Tutti usiamo la posta elettronica, ma a volte la usiamo troppo o la usiamo in modo inappropriato. Per ottenere il massimo dalla posta elettronica dobbiamo usarla con attenzione e giudizio. Questi sono 10 suggerimenti per ottenere il massimo dall'invio di e-mail.

1. Utilizzare diversi account di posta elettronica per scopi diversi.

È bene avere account di posta elettronica separati per scopi separati. Ad esempio, potresti averne uno per gli affari e uno per le attività sociali. Ciò significa che puoi controllare la posta elettronica personale la sera senza dover pensare / preoccuparti degli affari. Se vedi un messaggio importante del tuo capo potrebbe rovinarti il ​​weekend o la serata. Alla fine della giornata vuoi essere in grado di allontanarti dal lavoro. Non permettere che l'e-mail ti renda schiavo del lavoro. Alcune persone ritengono che sia scomodo controllare 2 diversi account di posta elettronica. Ma il relativo inconveniente è facilmente controbilanciato dai benefici.

2. L'e-mail non è sempre la migliore forma di contatto.

Se hai un problema davvero importante o sei arrabbiato con qualcuno, l'invio di e-mail spesso non è la risposta migliore. Se necessario, parla direttamente con la persona, piuttosto che tramite e-mail.Pubblicità

3. Non dire nulla che non diresti di persona.

Questo consiglio è stato sicuramente dato prima. Ma vale sempre la pena ricordare a noi stessi l'importanza di essere educati ed evitare maleducazione inutili. Lo rimpiangeremo dopo. L'e-mail rende più facile usare parole dure perché è impersonale. Dobbiamo stare molto attenti.

4. Usa un buon titolo

Molte persone ignorano il titolo di un'e-mail. Se l'oggetto cambia non continuare a utilizzare un vecchio titolo re:irrilevante Un buon titolo aumenta la possibilità che le persone leggano effettivamente la tua email, piuttosto che lasciarla per dopo. Un brutto titolo può anche essere cancellato come spam.Pubblicità

5. Non ignorare le basi dell'inglese.

Solo perché è un'e-mail, non significa che dobbiamo scrivere come un bambino di 5 anni o usare il linguaggio dei messaggi di testo. Questo indica pigrizia e mancanza di cure. Se non hai tempo per rispondere correttamente, aspetta di farlo. Mantieni le email brevi, ma non ignorare completamente l'uso di base della grammatica e dell'ortografia.

6. Sii breve

Le e-mail possono essere brevi e mirate. Se il messaggio deve essere lungo, assicurati che sia suddiviso in diverse sezioni, che siano di facile lettura. Ma, in genere, dovresti mirare a mantenerlo meno di 5 frasi. Questo è un bene sia per lo scrittore che per il lettore.

7. Riconosci le email importanti. Pubblicità

Se qualcuno invia documenti, file o messaggi importanti, assicurati almeno di confermare la ricezione. Altrimenti potrebbero essere incerti di averli ricevuti. Non deve essere lungo; può essere piuttosto breve.

8. Crea una risposta standard

Se ti ritrovi a inviare risposte simili a molte persone, componi una bozza di messaggio e salvala nella cartella delle bozze (o scrivila in word). Puoi utilizzare questa risposta standard per inviare email a molte persone. Non dimenticare di personalizzarlo aggiungendo il loro nome.

9. Fai attenzione a rispondere a tutti.

Se non conosci la posta elettronica, assicurati di conoscere la differenza tra rispondere a una persona e rispondere a tutti nel messaggio iniziale. Basti dire che invierai molte email che non vorresti fossero viste da tutti. Può essere estremamente imbarazzante inviare un messaggio personale affinché tutti possano vederlo: succede davvero. Se hai nuovi lavoratori, assicurati che siano consapevoli di questa distinzione. Risparmierà molti potenziali problemi.Pubblicità

10. Componi la tua firma.

Avere una firma ha un aspetto professionale e consente di risparmiare digitando le stesse informazioni ogni e-mail. Ricorda che le persone potrebbero volerti contattare tramite metodi più che e-mail. Quindi assicurati di avere un numero di telefono e un indirizzo. Se pertinente, aggiungi le qualifiche e i siti Web che possiedi. Questo dà alle persone la possibilità di saperne di più su di te.

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