La mancata organizzazione spesso porterà al caos o, per lo meno, a un aumento dei livelli di stress. Ciò si verifica mentre cerchi di dare un senso a tutto ciò che ti circonda per semplificarti la vita. Ecco perché le forti capacità organizzative sono fondamentali per essere un leader intelligente.

La necessità di avere capacità organizzative diventa ancora più importante quando sei un capo o un manager. Dopotutto, le persone si rivolgono a te per l'ispirazione e difficilmente sarà fonte di ispirazione se ti vedono dare di matto.

Cosa sono le capacità organizzative e come puoi svilupparle? Ti guideremo attraverso 11 competenze organizzative chiave che ogni leader deve conoscere. Alla fine, significherà che sei in una posizione migliore per essere un leader più efficace.

1. Gestione del tempo

La cattiva gestione del tempo è alla radice di tanti problemi all'interno di un'azienda. In qualità di leader, è tua responsabilità assicurarti che le cose funzionino come un orologio. Questo è possibile solo avendo una solida comprensione di ciò che deve essere organizzato.

Il fallimento in quest'area ti porterà a non essere in grado di rimanere sul compito di fronte a te. Improvvisamente, la tua capacità di destreggiarti tra tutto in una volta diminuisce davanti a te. Non ci vorrà molto prima che tutto vada a rotoli, con il risultato di essere visto come piuttosto inaffidabile.

Siate consapevoli di quanto segue: i compiti da portare a termine, le loro scadenze, la quantità di lavoro richiesta e tutto ciò che non può essere ritardato o evitato ad ogni costo^[1].

Dai un'occhiata anche a questi 7 consigli efficaci per la gestione del tempo per massimizzare la produttività .

2. Pianificazione

La pianificazione rende l'organizzazione più facile, ma spesso ci manca quando si tratta di essere in grado di pianificare in anticipo. Ancora una volta, una cattiva pianificazione porta alla disorganizzazione e ad una maggiore pressione su di te.Pubblicità

Ricordati che la pianificazione assume forme diverse, compreso occuparsi del tempo e di come un progetto deve procedere. Tuttavia, un leader intelligente deve fare un passo in più per fare la differenza. Devi anche essere consapevole dei piani degli altri e di come si adattano al tuo approccio se vuoi fare la differenza.

Questo diventa più importante quando si ha a che fare con un team multidisciplinare in cui il coordinamento può essere problematico senza un'adeguata pianificazione. Una completa assenza di pianificazione porterà sempre e solo a problemi.

3. Programmazione

Anche se questa abilità si sovrappone a quelle menzionate in precedenza, è comunque abbastanza importante da meritare il suo punto individuale. Avere un programma e rispettarlo è noto per essere uno strumento efficace per organizzare la propria vita.

La pianificazione indica agli altri che sei consapevole di ciò che stanno facendo. Mostra anche che hai una presa salda su ciò che viene fatto e che non ci sono problemi con il bilanciamento di un numero di progetti.

Grazie alla pianificazione, la tua comprensione del tempo impiegato per i diversi aspetti migliora. Questo ti aiuta a mantenere il controllo di un progetto, oltre a far fronte ai problemi grazie alla comprensione degli eventi.

La pianificazione dei blocchi di tempo è anche un'ottima tecnica per aiutarti a organizzarti: Ottieni ciò che conta pianificando i blocchi di tempo

4. Allocazione delle risorse

È importante ottenere il massimo dalle tue risorse e anche questo richiede organizzazione. Anche sapere quando utilizzare tali risorse è importante per evitare che si esauriscano o vengano utilizzate in momenti non corretti.

Competenze organizzative, in questo senso, significano essere acutamente consapevoli delle risorse a disposizione e di quelle cui si può fare appello con un progetto. La tua forza dovrebbe anche essere nel collegare la risorsa corretta al requisito giusto per assicurarti che si adatti alle proprie capacità. Non farlo significa risorse sprecate e questo non si rifletterà bene su di te.

Per essere certi di un'organizzazione in questo senso, devi prima identificare le risorse che possono essere rilevanti prima di iniziare un nuovo progetto. Questo ti impedisce di arrampicarti e cercare aiuto quando ne hai più bisogno.Pubblicità

5. Delegazione

La delega è una forma d'arte e una delle abilità organizzative più importanti, e non tutti la padroneggiano. Un leader efficace comprende anche la sua importanza per il buon funzionamento di un progetto.

È impossibile gestire da soli ogni aspetto di un progetto, ed è qui che può aiutare delegare le attività ai membri del team. Essere consapevoli di chi è il migliore per un particolare compito previene sentimenti di sopraffazione, che ti libereranno di supervisionare ogni aspetto del progetto.

Un leader organizzato conoscerà la sua squadra e sarà consapevole dei suoi punti di forza e di debolezza.^[2]Essere consapevoli in anticipo significa che non ti stresserai quando sorge un problema, poiché sai chi chiamare per chiedere aiuto.

Grazie all'organizzazione, il tuo team lavorerà in modo più efficiente e completerà ogni compito con meno stress sulle spalle.

Dai un'occhiata a questa guida e scopri come delegare in modo efficace: Come delegare il lavoro (la guida definitiva per i leader di successo)

6. Priorità

Essere capace di dare priorità ai compiti ti semplificherà la vita. Creare una lista di cose da fare e capire quali scadenze vengono prima porta a una migliore pianificazione e meno stress. Man mano che la tua esperienza cresce, diventi più sicuro di sapere quali sono le attività più importanti.

Gli individui disorganizzati tendono ad affrontare in modo casuale e ad affrontare le cose man mano che si presentano. Questo porta a mettere energia nelle aree sbagliate e le cose più importanti cadono nel dimenticatoio. La priorità ti tiene in linea con l'ordine in cui devi completare le cose.

Per questo, devi essere consapevole delle attività da svolgere e del processo per ciascuna di esse. Controlla in anticipo le scadenze e altri dettagli urgenti per consentirti di essere meglio organizzato.

7. Collaborazione

La collaborazione è una delle capacità organizzative che semplifica la vita. L'unico problema è che richiede organizzazione da parte tua. Un leader organizzato è a conoscenza di quegli individui che possono essere la persona migliore per un particolare compito. Non organizzare ti mette nella posizione di cercare aiuto quando dovrebbe essere una navigazione semplice.Pubblicità

Si tratta di qualcosa di più di una semplice delega. Invece, l'abilità sta nel sapere in anticipo a chi puoi rivolgerti per far funzionare un progetto nel modo più fluido possibile. Questo può coinvolgere anche altri leader di vari dipartimenti, quindi lavorare all'unisono è fondamentale.

Con questa abilità, devi diventare consapevole di chi potresti aver bisogno di collaborare prima che si presenti la necessità. Fai le tue ricerche e sai a chi rivolgerti in qualsiasi momento. Ciò consente di affrontare qualsiasi problema in modo fresco ed efficiente.

8. Stabilire obiettivi

Un individuo organizzato troverà più facile stabilire e raggiungere obiettivi. Un leader intelligente è in grado di mostrare agli altri che possono fissare obiettivi a breve e lungo termine, lavorare per raggiungerli e infine raggiungerli. L'unico modo per farlo è attraverso solide capacità organizzative.

Sarà impossibile raggiungere un obiettivo se non si è consapevoli del percorso da seguire. Devi capire le azioni e gli obiettivi, altrimenti non otterrai mai nulla. Le capacità organizzative ti aiutano anche a identificare ogni passaggio ed eventuali problemi ad esso collegati.

Ecco, devi identificare l'obiettivo o l'obiettivo alla prima occasione per poi portare avanti le altre capacità organizzative che ho citato.

9. Mantenimento dell'efficienza

Organizzazione ed efficienza vanno di pari passo. L'efficienza porta alla necessità di pianificazione poiché più qualcosa funziona in modo fluido, meno problemi si incontrano.

Essere efficienti ti permette anche di sapere a che punto sei di un progetto in qualsiasi momento. Ciò è dovuto al fatto che hai organizzato le cose in modo tale da essere in grado di contrastare i problemi prima che si verifichino. Ricorda che l'efficienza e la tua capacità di identificare i problemi funzionano all'unisono. Se non sei organizzato, è impossibile che ciò accada.

Per apprendere questa abilità, devi dedicare del tempo a ogni progetto e suddividerlo in singoli segmenti. Comprendi come ogni passaggio deve progredire e chi sarà responsabile di ogni parte. Identificare i problemi e come risolverli per consentire in modo tale che tutto possa funzionare come un orologio.

Efficienza è un'abilità che si sviluppa nel tempo, quindi continua a lavorare su di essa e su come migliorare le aree problematiche per diventare un leader più forte.Pubblicità

10. Comunicazione chiara

Un leader forte deve essere in grado di comunicare chiaramente in ogni momento.^[3]Con le tue capacità organizzative, scoprirai che questo è più facile da fare.

Grazie a queste competenze, sai sempre cosa sta succedendo e puoi chiarire eventuali problemi. Sei anche in grado di comunicare esattamente ciò di cui hai bisogno semplicemente perché sei organizzato e conosci lo status quo a quel punto. Troverai più facile iniziare le cose grazie alla tua capacità di trasmettere le cose in modo chiaro e conciso^[4].

Per avere una buona comunicazione, devi essere sicuro delle tue capacità di leader. Se utilizzi le diverse abilità discusse sopra, noterai una maggiore fiducia nella tua voce, che poi ha un'influenza positiva sul resto della squadra.

Se vuoi essere più sicuro delle tue capacità comunicative, dai un'occhiata a questo articolo: Come padroneggiare abilità comunicative efficaci al lavoro e a casa

11. Cura di sé

Nulla di cui sopra è possibile se non sei organizzato nella tua vita, sia professionalmente che personalmente. La capacità di prendersi cura di se stessi è la colla che tiene insieme tutto il resto.

Hai bisogno di mangiare e dormire bene, oltre a prenderti cura della tua salute generale. L'organizzazione in ogni aspetto della tua vita è essenziale per assicurarti un sano equilibrio. Sentirsi male, stanco, stressato o qualsiasi altra cosa negativa avrà un profondo impatto sulle tue capacità di leader.

Guarda cosa le persone si aspettano da te in ogni parte della tua vita e adotta le stesse strategie per ogni aspetto. Puoi quindi aspettarti una certa sinergia tra le diverse aree, consentendo loro di lavorare con una certa fluidità.

Questa semplice guida ti sarà utile per prenderti più cura di te: 13 consigli essenziali per la cura di sé per le persone impegnatePubblicità

La linea di fondo

Queste 11 capacità organizzative sono essenziali per qualsiasi leader intelligente che desidera essere più organizzato in tutto ciò che fa. Migliorando te stesso lungo queste linee, porterà non solo a un maggiore senso di fiducia in te stesso, ma anche verso coloro che guardano a te sia come guida che come ispirazione.

Più competenze per aumentare la produttività

• 35 libri sulla produttività e le capacità organizzative per una vita efficace
• Come organizzare la tua vita: 10 abitudini delle persone veramente organizzate of
• 10 modi pratici per migliorare le tue capacità di gestione del tempo

Credito fotografico in primo piano: Emma Matthews tramite unsplash.com

Riferimento