La gestione del tempo è l'abilità che sblocca tutte le altre abilità. Inoltre, se vuoi andare avanti meglio, la gestione del tempo ti aiuterà. Se vuoi un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, la gestione del tempo è la risposta. Se vuoi sentirti meno sopraffatto e più in controllo, gestire meglio il tuo tempo è la risposta. Al centro di una gestione del tempo più efficace c'è un sistema di gestione del tempo e il supporto è un insieme di elenchi. Questi modelli di gestione del tempo possono aiutarti a creare quegli elenchi.

Se il tuo migliore amico dovesse usare il tuo sistema di gestione del tempo, cosa direbbe?

Leggendo questo articolo è probabile che rientri in uno dei 3 gruppi;

• Quelli in Denial - 'Sono così impegnato che non ho modo di avere tempo per migliorare la mia gestione del tempo'.
• Quelli nell'ignoranza - 'Il mio sistema di gestione del tempo funziona bene da 15 anni'.
• Chi ha bisogno - 'Se questo può aiutare, ci proverò perché sono sicuro di poter apportare alcuni miglioramenti'.

Facendo appello al gruppo 'Chi ha bisogno', questi modelli di gestione del tempo aiuteranno. Sono semplici, pratici e puoi usarli subito. Se avessi avuto tempo avresti creato modelli simili. È difficile quando sei in trincea.

La mia passione è aiutare gli altri ed essendo un'appassionata studentessa e formatrice di gestione del tempo per 14 anni ho voluto condividere parte di ciò che avevo imparato. Hai imparato nel modo più duro, quindi non è necessario.

Come utilizzare ciascuno dei 14 modelli di gestione del tempo

I modelli sono progettati in base a come devono essere utilizzati. Il primo è il più duro, Principali aree di risultato (KRA) e poi diventano progressivamente più facili. Ad esempio, l''Elenco impegni giornalieri', l''Elenco progetti' e la 'Valutazione settimanale'.

1. Aree chiave dei risultati Modello di gestione del tempo

Immagina la squadra di calcio che tifi, o se non ne hai una, una squadra tifata da un amico, o solo una di cui hai sentito parlare. Il mio è l'Oxford United (Attenzione ai gentili abusi!). È probabile che il KPI (Key Performance Indicator) di Oxford United sia quello di vincere il campionato. Questo è un obiettivo di squadra che tutti i membri del team mirano a raggiungere. Questo obiettivo non è per un individuo. L'Oxford United potrebbe vincere il campionato, ma tutti i giocatori hanno 'tirato il loro peso'? È qui che i KRA sono importanti. UN Area dei risultati chiave (KRA) è un obiettivo individuale. L'idea è che se ogni persona lavora per raggiungere il proprio KRA, il team dovrebbe raggiungere il proprio KPI. Tornando alla nostra squadra di calcio, il KRA del portiere potrebbe essere un 'clean sheet'. Il KRA dell'attaccante è di segnare un goal a partita e il KRA del difensore è di vincere l'80% dei contrasti. Qual è il tuo KRA?

Azione: Completa i tuoi KRA utilizzando il modello di gestione del tempo n. 1 in modo che tu ora sappia perché sei sul libro paga: KRA. Pubblicità

2. Lista delle cose da fare ogni giorno Modello di gestione del tempo

Questo modello di gestione del tempo è il più facile da capire perché richiede solo un elenco di ciò che farai ogni giorno. La sfida è che molte persone scrivono una lista continua di cose da fare e non una lista di cose da fare per ogni giorno. Avere una lista di cose da fare ogni giorno focalizza la mente. Se non hai una lista di cose da fare ogni giorno, due cose tendono ad accadere. Innanzitutto, rimarrai bloccato nella tua casella di posta elettronica perché questo ci fa pensare che stiamo lavorando sodo e quindi 'occupati'. In secondo luogo, qualcun altro riempirà la tua giornata di attività se non le hai scelte tu stesso. Queste attività potrebbero presentarsi sotto forma di e-mail, richiesta dei capi o azioni che ricevi in ​​una riunione. 'Hai un piano ogni giorno o qualcuno ne avrà uno per te'. Un Daily To Do List è il fondamento di ogni sistema di gestione del tempo. Usa questo modello ogni giorno.

Azione: Completa un elenco di ciò che farai domani utilizzando il modello di gestione del tempo n. 2 in modo da avere il tuo piano: l'elenco delle attività quotidiane.

3. Elenco dei progetti Modello di gestione del tempo

Pochissime persone hanno un elenco di progetti 'vivi e respiranti'. Alcuni ne hanno uno, ma è stato scritto una volta e da allora non è stato aggiornato. Un elenco di progetti è un mezzo per sapere quali sono le cose importanti. Quelle cose che avranno il maggiore impatto positivo sui nostri KRA. È la connessione tra l'elenco delle attività giornaliere e il motivo per cui sei sul libro paga, ovvero le aree chiave dei risultati. Avendo un elenco di progetti hai la trasparenza delle cose grandi e importanti. La ricerca ci dice che ogni persona ha tra 50 e 70 progetti in movimento in qualsiasi momento (casa e lavoro). Questo modello richiede solo 14.

Azione: Completa un elenco di progetti su cui stai lavorando utilizzando il modello di gestione del tempo n. 3 per tenere traccia delle 'cose ​​grandi' - L'elenco dei progetti.

4. Azioni della riunione Modello di gestione del tempo

Le riunioni sono il male necessario di ogni lavoratore della conoscenza. Non possiamo allontanarci da loro. Sembrano essere dove le ore si perdono e non si ottiene nulla. Uno dei motivi principali di ciò è che le azioni non vengono catturate o non vengono catturate abbastanza bene da far accadere qualcosa di sostanziale. Naturalmente anche gli obiettivi di incontro, i giusti partecipanti, il focus, ecc. sono tutti validi motivi. Questo modello inizia con l'acquisizione delle azioni. Questo perché avendo azioni chiare catturate, le persone non avranno spazio per divincolarsi dicendo: 'Pensavo che lo stesse facendo', 'O cosa significava quell'azione?' o 'Ho ricevuto le azioni solo ieri'. L'incontro di 2 settimane fa'.

Azione: Completa il modello di gestione del tempo n. 4 in modo da aumentare la probabilità che le azioni vengano completate: azioni di riunione.

5. Lista in attesa Modello di gestione del tempo

Tu deleghi alle persone. Persone sopra. Persone sotto. Persone a lato. Come tieni traccia di chi ti è stato chiesto di fare cosa entro quando? Una lista d'attesa ti aiuta a tenere traccia. Questo modello fornisce un posto dove parcheggiare ciò che hai chiesto di fare in modo da non continuare a perseguitare la persona e in modo che fosse chiaro quando volevi che l'attività fosse completata. E così che, ovviamente, non dimentichi. La chiave per una lista d'attesa di successo è valutarla. Questo potrebbe essere ogni giorno mentre è un nuovo pezzo nel tuo sistema di gestione del tempo. 'Più avanti' potrebbe essere solo all'inizio e alla fine della settimana quando ti senti a tuo agio con questo modello.Pubblicità

Azione: Completa un'attesa di utilizzando il modello di gestione del tempo n. 5 in modo da avere il controllo di ciò che hai delegato: lista di attesa.

6. Lista delle distrazioni Modello di gestione del tempo

Una delle maggiori sfide della gestione del tempo, specialmente in un ufficio open space, è iniziare un'attività e completarla. Studenti sul nostro corso di formazione sulla gestione del tempo dicci che questo è il motivo per cui si sentono come se non avessero fatto nulla. Parte del motivo è che i knowledge worker devono destreggiarsi tra così tante palle. In parte è perché noi procrastinare perché non 'ci piace un compito'. Principalmente è perché non hanno un modo strutturato di affrontare i pensieri vaganti. Una 'lista delle distrazioni' è un semplice modello che terresti sulla tua scrivania. Quindi, mentre ti concentri su un compito e poi i pensieri ti vengono in mente, li scrivi, li togli dalla testa, permettendoti di tornare al compito in mano. Oltre il 50% di tempo viene aggiunto a un'attività non avviandola e non completandola in una volta sola. Stampa e conserva questo modello sulla tua scrivania o tienilo aperto sullo schermo.

Azione: Modello completo di gestione del tempo #6 della Lista delle distrazioni in modo da poter rimanere concentrati sul completamento di un compito dall'inizio alla fine: Lista delle distrazioni

7. Obiettivi settimanali Modello di gestione del tempo

Immagina una squadra di vendita senza obiettivi di vendita, o la squadra di calcio dell'Oxford United che va a giocare ogni sabato 'solo per un calcio'. È lo stesso con la gestione del tempo. Probabilmente hai obiettivi (KPI e KRA) per l'anno o il trimestre. Questi modelli ti sfidano ad avere obiettivi per la settimana. All'inizio della settimana questo modello chiede: 'Se dovessi guardare indietro a questa settimana, cosa saresti contento di aver ottenuto?'. Scrivere i nostri obiettivi per la settimana ci aiuta a concentrarci su ciò che è importante mentre rimaniamo 'bloccati nelle trincee' di e-mail, telefonate e riunioni. Idealmente gli obiettivi settimanali avrebbero un impatto positivo sui progetti prioritari, che a loro volta hanno un impatto sui tuoi KRA, che hanno un impatto sui KPI. Se ciò accade, hai una catena di collegamenti d'acciaio che attraversa la tua gestione del tempo mantenendola connessa e forte.

Azione: Completa i tuoi obiettivi settimanali per questa settimana in modo da aver identificato ciò che desideri ottenere utilizzando il modello di gestione del tempo n. 7 – Obiettivi settimanali.

8. Valutazione settimanale Modello di gestione del tempo

All'inizio della settimana hai completato il modello 'Obiettivi settimanali' con le 7 cose che vuoi raggiungere quella settimana. Alla fine della settimana ha senso vedere come hai fatto. Il modello di valutazione settimanale chiede se hai raggiunto quegli obiettivi settimanali con un semplice strumento chiamato 'PMI': positivo, negativo e interessante. Alla fine della settimana scrivi 3 cose positive della settimana, 3 cose negative o meno buone della settimana e 3 cose interessanti della settimana. Ad esempio, 'P: ottimo incontro con il nuovo cliente ABC', 'M: ho raggiunto solo 4 obiettivi su 7' e 'I: due membri della mia squadra in malattia'. L'ultima casella ti chiede di intraprendere un'azione di gestione del tempo dopo aver valutato la tua settimana, ad es. 'Lo farò programma nel mio diario 1 ora alla settimana per il progetto XYZ.'

Azione: Completa la valutazione settimanale in modo da sapere se hai raggiunto i tuoi obiettivi settimanali utilizzando il modello di gestione del tempo n. 8 – Valutazione settimanale. Pubblicità

9. Obiettivi mensili Modello di gestione del tempo

Simile a 'Obiettivi settimanali'. Questo modello ti chiede di scrivere le grandi cose che vuoi ottenere quel mese.

10. Valutazione mensile Modello di gestione del tempo

Il modello di gestione del tempo 'Valutazione mensile' ti chiede di valutare gli obiettivi che hai scritto sul modello 'Obiettivi mensili'.

11. Obiettivi annuali Modello di gestione del tempo

Il modello “Obiettivi Annuali” completa la serie di Obiettivi; Settimanale, Mensile e poi Annuale. La sfida con la definizione di obiettivi annuali è renderli abbastanza grandi da giustificare essere un obiettivo annuale, ma non troppo grandi da poter essere 'obiettivi di vita'. Gli obiettivi di vita non sono discussi all'interno di questi modelli.

12. Valutazione annuale Modello di gestione del tempo

Completata a gennaio, la 'valutazione annuale' riguarda l'anno passato. Identificare cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e la lezione appresa per scrivere gli obiettivi annuali del prossimo anno.

13. Un giorno forse elenco Modello di gestione del tempo

Questo modello è essenziale per raggiungere una delle mentalità chiave di un efficace time manager. La mentalità è riassunta al meglio dalla frase: 'Le persone di maggior successo sono quelle con la testa vuota'. L'elenco delle attività quotidiane e l'elenco dei progetti sono ottimi modelli per gestire i nostri compiti immediati e grandi. L'elenco Some Day May Be è un posto dove mettere tutte quelle cose che vuoi fare, ma non sono solo urgenti o importanti ora. Alcuni esempi potrebbero essere: 'Archiviare tutti i documenti di casa', 'Ottieni una pensione', 'Scrivi a'. piano di successione per la compagnia'.

Azione: Completa l'elenco Un giorno forse in modo da avere un posto dove mettere 'tutto il resto' utilizzando il modello di gestione del tempo n. 13 - Elenco un giorno forse.

14. Gestione del tempo del progetto Modello

Il knowledge worker medio gestisce progetti e se è onesto con se stesso, la sua esperienza nella gestione dei progetti è proprio quella che ha autodidatta. Potrebbero aver sentito parlare di grandi progetti IT gestiti con Diagrammi di Gantt o qualifiche come principe2 . Tuttavia, desiderano qualcosa di semplice che dia loro il controllo senza essere troppo ingombranti da usare. Questo modello di una pagina ti aiuta a gestire meglio i tuoi progetti importanti preparandoti meglio e evitando i motivi principali per cui i progetti falliscono .Pubblicità

Azione: Completa il modello di gestione del tempo del progetto n. 14 per prepararti meglio a progetti importanti e mantenerli in linea - Modello di progetto.

Scarica e usa questi modelli di gestione del tempo

Scarica questi 14 modelli di gestione del tempo da utilizzare con carta e penna .

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Inizia incorporando uno di questi modelli nel tuo sistema di gestione del tempo. Poi un altro una settimana dopo, fino a quando non utilizzerai abitualmente il modello. Ci vogliono 21 volte per formare un'abitudine. Ora puoi essere più organizzato. In bocca al lupo!

Credito fotografico in primo piano: Sonovate via sonovate.com