Anche dopo l'avvento dei social media e il miglioramento della messaggistica di testo, l'e-mail è ancora la modalità di comunicazione che continua a prevalere nel regno professionale. La capacità di dare indicazioni, spegnere gli incendi e altro senza essere faccia a faccia ha consentito a molte aziende di utilizzare la posta elettronica come strumento di produttività. Tuttavia, ci sono momenti in cui la professionalità esce dalla finestra e le regole dell'etichetta vengono dimenticate. Oggi daremo un'occhiata a 27 suggerimenti per l'etichetta delle e-mail per i professionisti aziendali.

1. Saluti e saluti

Non inizio mai un'e-mail con i contenuti. Un'e-mail inizia sempre con un'introduzione sonora o con il nome del destinatario. Questo, all'inizio, farà loro sapere con chi stanno parlando. Quando inizi riconoscendoli per nome (ad esempio Hello, John Doe), farai loro sapere con chi intendi parlare. Quando hai finito con un'e-mail, finisci sempre dicendo Grazie o Saluti, per praticare la buona etichetta e il rispetto.

2. Sapere quando chiamare

Non tutte le comunicazioni devono avvenire tramite e-mail. Una volta che la conversazione inizia a menzionare i dettagli, potrebbe essere saggio programmare una telefonata: questo può prevenire malintesi e può anche accelerare la tua corrispondenza. È inoltre rispettoso alzare il telefono quando una riunione, programmata via e-mail, viene annullata.

3. Fai attenzione alla punteggiatura

La professionalità implica saper badare alla punteggiatura. In una corrispondenza e-mail standard, dovresti utilizzare punti e punti interrogativi circa il 95% delle volte. Lascia i punti esclamativi quando la tua conversazione è spensierata e conosci il destinatario.

4. Il tempo stringe

Quando si tratta di affari, non farli mai aspettare. Come si suol dire, il tempo è denaro. Non dovresti mai lasciare che un destinatario aspetti più di due giorni per la tua risposta. Proprio come una telefonata, l'attesa di un'e-mail può bloccare i progressi su qualsiasi progetto tu stia tentando di stabilire. Dopotutto, non è per questo che invii email e non usi la posta ordinaria?

5. Scrivilo bene

La grammatica e l'ortografia dovrebbero essere due considerazioni quando si invia un'e-mail in un ambiente professionale. Anche se il contenuto è la stella dell'e-mail, assicurarsi che la tua grammatica sia sotto controllo consente al conoscente di affari di sapere che stai prendendo sul serio la conversazione. La maggior parte dei client di posta elettronica ha controlli ortografici e grammaticali, quindi usali!Pubblicità

6. Considera la cultura aziendale

Siamo onesti: mentre la grammatica e il tono dovrebbero essere professionali, dobbiamo comunque considerare le aziende che stiamo contattando. Le e-mail aziendali interne tra aziende più rilassate saranno ovviamente un po' diverse da, diciamo, la Casa Bianca. Mentre ti preoccupi della tua grammatica, continua a emanare un'atmosfera accessibile mentre invii un'e-mail.

7. Progetta l'oggetto perfetto

La prima cosa che vede il tuo destinatario è la riga dell'oggetto. Francamente, discerneranno l'importanza di un'e-mail da una riga dell'oggetto prima di leggerne il contenuto. Assicurati di lasciare un'ottima impressione prestando attenzione alle maiuscole, essendo conciso e andando al punto.

8. Rispondi contro Rispondi a tutti

Niente è più imbarazzante dell'invio di un'e-mail di massa destinata a un solo destinatario. Questo è il risultato di un'e-mail iniziata con più destinatari. Quando rispondi, avrai la possibilità di Rispondi, che invia un'e-mail al mittente, o Rispondi a tutti, che invia il tuo messaggio a tutti coloro a cui è stato inviato il messaggio originale. Ricontrolla prima di inviare, o te ne pentirai.

9. Considera la privacy degli altri

Ci saranno casi in cui dovrai inviare e-mail aziendali a più destinatari che potrebbero non conoscersi. L'indirizzo e-mail del destinatario viene aggiunto alla sezione A: nelle e-mail medie, ma nelle e-mail di più destinatari, è necessario aggiungere gli indirizzi alla sezione Ccn o Blind Carbon Copy, per impedire ad altri di visualizzare gli indirizzi dei destinatari.

10. Personalizza una firma

A differenza di un saluto o di un invio, una firma e-mail viene aggiunta automaticamente alla fine di un messaggio, dove è possibile aggiungere una piccola biografia e informazioni di contatto. Questo non sostituisce un saluto di qualità, ma consente a una nuova conoscenza di saperne di più su di te e di sapere dove mettersi in contatto con te.

11. Vai in modalità vacanza

Più volte all'anno, durante le vacanze, di solito mi ritrovo separato dalla mia email. Come visto nel suggerimento n. 4, il tempo è essenziale ed è scortese lasciare un'e-mail nella casella di posta senza risposta. Per avvisare le persone della mia assenza, aggiungo un risponditore automatico (tramite Gmail, ma disponibile anche su altri client) che menziona il motivo per cui me ne vado e quando tornerò.Pubblicità

12. Sii consapevole dei link

Gli hacker hanno trovato il modo di aggiungere virus e malware ad allegati e collegamenti. Quando si inoltrano le e-mail, assicurarsi che i collegamenti e gli allegati siano al sicuro. Inoltre, riduci il numero di messaggi a catena che inoltri e non inviarne mai da un destinatario sconosciuto.

13. Creare un riepilogo TL:DR

TL:DR è un acronimo che sta per Too long, not read. È piuttosto schietto ed è il caso di molti conoscenti d'affari impegnati che sono semplicemente troppo occupati per leggere lunghe conversazioni e-mail. Per questo motivo, quando inoltri o periodicamente quando rispondi alle conversazioni, riepiloga i punti precedenti in elenchi puntati per mantenere i destinatari aggiornati sui contenuti delle email.

14. Suggerimento per la ricerca di lavoro: curriculum e lettera di presentazione

Quando si cerca un lavoro, l'etichetta della posta elettronica è della massima importanza. Quando rispondi a una bacheca di lavoro, assicurati sempre di includere il tuo curriculum e la lettera di presentazione. Per impostazione predefinita, questi dovrebbero essere allegati a meno che non siano esplicitamente contro di loro.

15. Chiedi prima di allegare

Il motivo per cui alle aziende non piacciono gli allegati di grandi dimensioni è perché alle aziende viene fornito uno spazio di archiviazione specifico per il quale pagano. Il tuo grande allegato mangia la loro indennità di archiviazione. Prima di inviare un allegato di grandi dimensioni, o più allegati, chiedi sempre il permesso al destinatario.

16. Quando è appropriata l'ironia?

L'ironia è una forma di commedia popolare per la maggior parte delle persone. Tuttavia, in un ambiente aziendale, dovresti evitarlo. L'ironia in qualsiasi forma scritta può essere fraintesa nel migliore dei casi e, nel peggiore dei casi, essere considerata offensiva. Risparmia l'ironia per le email all'interno della tua azienda.

17. Ripensa al tuo carattere

Un'e-mail aziendale non è una presentazione PowerPoint del tuo progetto di inglese di prima media: lascia i caratteri fantasiosi per un'altra volta. Non solo risulta poco professionale, alcune aziende potrebbero non avere i client di posta elettronica in grado di presentare tali caratteri. Inoltre, chi vuole leggere comunque il font Edwardian Script?Pubblicità

Caratteri professionali da usare

• Times New Roman
• Georgia
• Veranda
• Arial
• Helvetica
• Calibri

18. Documenti aperti a tutti

I tipi di file oscuri possono impedire alle aziende di aprire gli allegati inviati, il che può rallentare le operazioni e i progetti aziendali. Lascia i tipi di file allegati a PDF, .doc, .txt o .jpeg. Di solito sono di dimensioni ragionevoli e possono essere aperti sulla maggior parte delle macchine e dei sistemi operativi.

19. Separare il lavoro dal gioco

Non è saggio utilizzare l'e-mail aziendale per inviare messaggi personali ad amici e parenti. Usa la tua e-mail aziendale solo per colleghi e conoscenti d'affari, per due motivi: per mantenere la natura professionale della tua casella di posta e per limitare l'uso dispendioso dello spazio di archiviazione della posta elettronica.

20. Assicurati che la tua email non sia stata cestinata

Se non hai ricevuto risposta da un ricevitore, è probabile che sia occupato. Chiedere se hanno ricevuto o meno il tuo messaggio potrebbe peggiorare le cose, ma ci sono momenti in cui le e-mail sono abbastanza pertinenti. Aspetta da una settimana a una settimana e mezzo se il tempo lo consente, e se ancora non hai una risposta, chiamali o invia un'altra e-mail.

21. Rendi chiare le tue intenzioni

Quando i destinatari hanno solo un minuto o due per leggere un'e-mail, dovresti rendere il tuo messaggio il più conciso e puntuale possibile. Fornisci uno schema all'inizio dell'e-mail di ciò che ti aspetti dal destinatario prima di approfondire.

22. Connetti l'e-mail al tuo telefono

Per evitare che i destinatari attendano, collega la tua e-mail aziendale al telefono per assicurarti di essere in grado di rispondere in modo tempestivo. Nelle impostazioni della maggior parte degli smartphone, puoi regolare la tua firma.Pubblicità

23. Acronimi aziendali interni

Sebbene gli acronimi siano sconsigliati ai nuovi conoscenti, la creazione di acronimi aziendali tra i colleghi può essere un modo intelligente per assicurarsi che capiscano l'importanza o l'intento del messaggio. Acronimi come NRN (No Reply Needed) possono consentire ai colleghi di sapere quali messaggi sono urgenti e cosa può aspettare.

24. Estendi il contenuto dell'e-mail

È facile incolpare di aver dimenticato o frainteso una convocazione di riunione data tramite un'e-mail. La maggior parte dei client di posta elettronica non dispone di sistemi di allarme. Ciò significa che è tua responsabilità applicare al di fuori della posta in arrivo ciò che è rilevante (creare avvisi di calendario per le riunioni, ecc.)

25. Considera le differenze di orario

Può essere irritante richiedere una chiamata o un incontro tramite e-mail e non ricevere risposta in modo tempestivo. È necessario, tuttavia, assicurarsi che ciò non sia dovuto a differenze di fuso orario. Se stai richiedendo una chiamata da un conoscente australiano e sei a New York, assicurati che le differenze di fuso orario siano risolte.

26. Controlla il tuo calendario

Per evitare inutili scambi di e-mail, è saggio essere consapevoli delle tradizioni e delle festività nella cultura o nella religione del destinatario. Se ti trovi in ​​un paese in cui il Natale non è ampiamente celebrato, potrebbe non essere saggio programmare un incontro per il 24 dicembre quando il resto della tua posizione è in attività come al solito.

27. Informare i dipendenti sull'etichetta

Va bene e dandy seguire tutti questi suggerimenti di etichetta e-mail, ma se sei l'unico a seguirli, dà comunque alla tua attività una brutta immagine. Condividi preziosi suggerimenti per l'etichetta delle e-mail con i tuoi colleghi per assicurarti che il nome dell'attività venga mantenuto valido.

Facci sapere nei commenti qui sotto di un momento in cui il tuo galateo e-mail ha lasciato una buona impressione sul destinatario. Inoltre, facci sapere quando l'etichetta dell'e-mail è stata buttata fuori dalla finestra e il suo risultato.Pubblicità