Scrivere lettere commerciali è qualcosa che tutti noi dobbiamo fare di tanto in tanto, ma di solito non riceviamo alcuna formazione a scuola su come farlo effettivamente. Sbagliare il formato della tua lettera può farti sembrare sciatto e poco professionale, ma una volta che hai imparato le basi e hai alcuni esempi su cui lavorare, scrivere lettere commerciali diventa molto più semplice.

Qual è il più grande no-no quando scrivi una lettera?

Probabilmente il problema più comune che le persone hanno quando scrivono lettere commerciali è l'utilizzo di un formato di lettera improprio.^[1]All'interno di questo formato ci sono alcune opzioni, ma per la maggior parte è così che viene fatto.

All'inizio della tua lettera dovrebbero esserci le tue informazioni di contatto: nome, azienda (se applicabile), indirizzo e numero di telefono. Alcune persone mettono anche qui il loro indirizzo e-mail.

Segue la data e le informazioni di contatto della persona a cui stai scrivendo: nome, azienda e indirizzo.

Poi ci sarà un saluto, di solito qualcosa sulla falsariga di Dear Mr./Mrs. Jones. Segue il corpo della lettera, quindi una chiusura (Cordiali saluti, il migliore, come preferisci) e alcune righe vuote seguite dalla tua firma dattiloscritta. Quando stampi la lettera, puoi firmarla con l'inchiostro.

Una volta che hai il formato, è il contenuto che può ancora essere un po' complicato. Che tu stia scrivendo una lettera di dimissioni o una lettera di raccomandazione, ci sono alcune regole di base che puoi seguire. Ecco uno sguardo a 10 diversi tipi di lettere commerciali che potresti dover scrivere,^[Due]il formato della lettera per ciascuno e un esempio che puoi utilizzare come modello.

Lettera di reclamo: Delusione espressa

Un modo per esprimere formalmente la tua delusione per un'esperienza, segnalare un cattivo servizio clienti o far sapere a un'azienda che i suoi prodotti non hanno soddisfatto le aspettative.

Alcuni suggerimenti: Pubblicità

• Non emozionarti o arrabbiarti; basta esporre i fatti.
• Sii cordiale, professionale e breve. Fai sapere loro cosa è successo e cosa vorresti che facessero per rimediare.
• Chiudi dando loro una scadenza per rispondere prima di coinvolgere un mediatore o un avvocato di terze parti.

Esempio di lettera di reclamo | Commissione federale del commercio

Lettera di rettifica: spiega e chiedi scusa

Se ti trovi sul lato commerciale di una lettera di reclamo, dovrai rispondere con una tua lettera. Una buona lettera di adeguamento può aiutarti a mantenere un cliente fedele; una cattiva potrebbe diffondersi a macchia d'olio su Internet.

Alcuni suggerimenti:

• Nella maggior parte dei casi vorrai davvero scusarti per il fatto che la tua azienda non ha soddisfatto le aspettative.
• Fai sapere loro cosa stai facendo per farlo bene o spiega perché non stai facendo ciò che il cliente ha chiesto, se necessario.
• Sii professionale, conciso, amichevole e scusato.

Lettere di regolazione del campione Sample | OfficeWriting.com

Lettere di vendita: aumentare la consapevolezza e promuovere i prodotti

Le lettere scritte per sollecitare affari sono ancora importanti per aumentare la consapevolezza della tua azienda o dei tuoi prodotti/servizi tra i potenziali clienti.

Alcuni suggerimenti:

• Sii breve.
• Fallo su di loro, ma non su di te o sulla tua azienda.
• Chiama all'azione, dì loro cosa fare e come farlo.
• Se lo desideri, puoi anche includere i tuoi prossimi passi o azioni di follow-up.

Modelli di lettere di vendita | Letters.org

Pubblicità

Lettera di richiesta: cercare informazioni

Scrivi questo tipo di lettera quando cerchi informazioni, come una richiesta di intervista, una richiesta di un catalogo o una richiesta di un documento pubblico.

Alcuni suggerimenti:

• Sii specifico e breve; rendere più facile per la persona che può rintracciare tutto ciò di cui hai bisogno per te.
• Fornire un contesto e uno sfondo può essere utile, ma non l'intera storia del motivo per cui hai bisogno di un documento.
• Sii cortese e mostra la tua gratitudine.
• Se stai chiedendo la possibilità di lavorare, usa il formato lettera di presentazione .

Modelli di lettere di richiesta | Modelli di esempio

Lettera di riconoscimento: indicare il messaggio ricevuto

Le lettere di riconoscimento indicano che hai ricevuto qualcosa (come una domanda di lavoro o una borsa di studio o materiali di vendita) ma non hai ancora necessariamente intrapreso un'azione.

Alcuni suggerimenti:

• Sii breve.
• Se ci sono informazioni che ogni persona che ha inviato informazioni deve sapere, ad esempio quando verrà presa una decisione sull'assunzione per una posizione, includi anche quelle.
• Potrebbe essere usato per ringraziare qualcuno per aver donato alla causa, quindi includi nella lettera con eventuali allegati.

Lettere di riconoscimento per ogni occasione | Template.net

Lettera di follow-up: Spingi e ricorda

Una lettera di follow-up è una sorta di spinta per le persone per assicurarsi di aver ricevuto una lettera iniziale e per ricordare loro cosa vuoi che facciano. Vengono spesso inviati dopo una lettera di vendita, una lettera di presentazione o una lettera di richiesta di informazioni.

Alcuni suggerimenti: Pubblicità

• Sii breve per ricordare al destinatario chi sei, cosa e quando hai richiesto.
• Includi la scadenza se la nota iniziale non lo ha fatto.
• Includi un invito all'azione come promemoria.

Modelli di follow-up di tutti i tipi | Scrivi espresso

Lettera d'ordine: effettua un ordine

Un modo formale per effettuare un ordine.

Alcuni suggerimenti:

• Sii conciso e preciso.
• Assicurati di includere tutte le informazioni di cui una persona avrebbe bisogno per effettuare un ordine per te.
• Includi tutte le informazioni di spedizione e il metodo di pagamento.
• Mostra la tua gratitudine.
• Fornire informazioni di contatto per il follow-up.

Ordina campioni di lettere | Come scrivere una lettera

Lettera di presentazione: presentati per un lavoro

Una lettera di presentazione è un modo per presentarti, soprattutto quando fai domanda per un lavoro.

Alcuni suggerimenti:

• Menziona subito il lavoro per cui ti stai candidando. Non devi essere elegante.
• Copri solo alcuni punti rilevanti del tuo curriculum, in particolare le esperienze correlate.
• Ricorda di menzionare anche le tue competenze trasversali (ad es. capacità di comunicazione, capacità di leadership).
• Includi le informazioni di contatto e renditi disponibile per rispondere a qualsiasi domanda che il responsabile delle assunzioni potrebbe avere.

Formato lettera di presentazione | Mostro

Pubblicità

Lettera di raccomandazione: aiuta o fai riferimento a qualcuno per le loro applicazioni

Questo tipo di lettera è spesso scritta da un insegnante per aiutare uno studente a richiedere una borsa di studio o uno stage o per l'ammissione in una scuola o in un programma. Potresti anche scriverne uno per raccomandare qualcuno per un lavoro, una borsa di studio o un'altra opportunità.

Alcuni suggerimenti:

• Sii onesto riguardo alla persona di cui stai scrivendo.
• Non sgorgare o accettare di scrivere una lettera per qualcuno che non sosterresti o che non conosci molto bene.
• Usa esempi specifici per evidenziare le abilità e le abilità della persona.
• Scrivi qualcosa sul motivo per cui daresti questa opportunità alla persona di cui stai scrivendo.
• Ringrazia il lettore per il suo tempo e includi le informazioni di contatto in caso di domande.

Esempio di lettera di raccomandazione | la musa

Lettera di dimissioni: dimettersi da una posizione

Non cedere alle sollecitazioni che potresti dover inviare una lettera di dimissioni incendiaria; non sai mai quando potresti incrociare di nuovo la strada con queste persone.

• Sii breve e al punto: questa lettera serve come avviso che mi dimetto dalla mia posizione come x effettivo x. Grazie per l'opportunità dice basta.
• Considera le tue parole con molta attenzione se ti trovi in ​​una posizione di alto profilo e la tua lettera rischia di essere pubblicata pubblicamente.
• Puoi includere un motivo se lo desideri, ma non è necessario.
• Ringrazia il tuo capo e/o l'azienda per le opportunità che hai avuto lì.

Lettere di dimissioni per molti scopi/ragioni | l'equilibrio

Per molte altre possibili lettere di cui potresti aver bisogno nella tua carriera aziendale, controlla questo elenco esaustivo dalla bilancia.

Credito fotografico in primo piano: Flaticon via flaticon.com

Riferimento