Un piano di emergenza non sembra quello di cui parleresti con gli amici davanti a una torta e un caffè, ma è una parte essenziale di qualsiasi piano effettivo che fai. Potresti aver bisogno di uno (o più) per il tuo lavoro, progetto scolastico o anche una vacanza in famiglia. Il problema più grande con la creazione di un piano di emergenza è che le persone spesso non sono sicure su cosa includervi. Ecco una guida pratica per crearne una completa.

Sommario

1. Che cos'è un piano di emergenza?
2. Cosa succede se non si dispone di un piano di emergenza?
3. E se il piano di emergenza fosse sbagliato?
4. In che modo un piano di emergenza può avvantaggiarti?
5. Come scrivere un buon piano di emergenza?
   • 1. Identificare
   • 2. Dare priorità
   • 3. Piano
   • 4. Esegui
   • 5. Recensione
   • Alcuni esempi concreti per mettere le cose in prospettiva:

Che cos'è un piano di emergenza?

Un piano di emergenza è un insieme di azioni da intraprendere quando accade qualcosa di imprevisto. Consideralo come un piano di riserva o un piano B. Dovrebbe contenere istruzioni che puoi seguire quando il tuo piano originale non funziona a causa di cambiamenti nella situazione.

Un piano di emergenza ti prepara ad affrontare eventuali problemi futuri che potresti incontrare e ti offre una sorta di via di fuga da qualsiasi incidente.^[1]

Cosa succede se non si dispone di un piano di emergenza?

Se qualcosa va storto con il tuo piano A inaspettatamente, o se gli incidenti ti costringono a cambiare il tuo piano attuale, è probabile che tu vada nel panico. Soprattutto se non sei ben preparato ad affrontare le contingenze, probabilmente non riesci a pensare abbastanza chiaramente da trovare la soluzione di cui hai bisogno in quel momento. Non saprai cosa fare.

Quel che è peggio, finché non sarai in grado di tenere la situazione sotto controllo, gli affari non potranno tornare alla normalità. Dovrai risolvere il problema e fare nuovi piani.Pubblicità

E se il piano di emergenza fosse sbagliato?

Non pensare che fare un piano di emergenza sia un compito semplice. Un piano di emergenza dovrebbe essere completo, il che richiede molta attenta considerazione. Altrimenti, non è utile.

Ad esempio, potresti essere preparato per i tipi sbagliati di incidenti. E quando il tuo piano non funziona come previsto, non sarai abbastanza organizzato per gestire la crisi. Cioè, andrai nel panico.

Come può essere utile un piano di emergenza?

Ad esempio, un piano di emergenza consente di affrontare gli incidenti in modo rapido ed efficace.^[Due]In uno scenario aziendale, può persino aiutarti a risparmiare tempo e denaro nel riparare la situazione.

Inoltre, un piano di emergenza aiuta a ridurre al minimo le conseguenze negative o le perdite causate dall'evento imprevisto. Ti guida ad iniziare ad affrontare la situazione non appena qualcosa va storto e ti tiene al sicuro.

Dopotutto, avere un piano di emergenza pronto è rassicurante, perché non dovrai preoccuparti di fare nuovi piani in fretta.Pubblicità

Potresti pensare che gli incidenti siano improbabili. Potresti pensare che il tuo Piano A sia perfetto. Tuttavia, dovresti tenere a mente che il futuro è incerto fino a quando non diventa il presente e che noi come esseri umani non possiamo controllare il 100% di ciò che accade. Non vorrai pentirti di non avere un piano di emergenza quando è troppo tardi!

Come scrivere un buon piano di emergenza?

Ci sono fondamentalmente 5 passaggi:^[3]

Ora li esamineremo uno per uno:

1. Identificare

Poiché un piano di emergenza ha a che fare con ciò che è inaspettato, devi prima provare a prevedere i rischi:^[4] Pubblicità

• Che cosa potrebbe andare storto?
• Quanto è probabile che vada storto?
• Qual è l'impatto e le conseguenze della contingenza?
• Quale dovrebbe essere la tua reazione o soluzione?
• Come puoi prepararti in anticipo?

2. Dare priorità

Utilizzando ciò che hai scritto nel passaggio 1, classifica i tuoi rischi in base al loro possibile impatto e probabilità. Più è probabile che si verifichi il rischio e più grave sarà l'impatto, più alto dovrebbe essere classificato.

Devi decidere quanta ponderazione dare a ciascun rischio in base alla tua situazione.

3. Piano

Il prossimo passo è scrivere effettivamente il tuo piano di emergenza. Tenendo presente le risorse a tua disposizione, progetta soluzioni ai rischi che vuoi coprire nel piano. Sii realistico riguardo alle tue esigenze: forse alcune questioni devono essere affrontate prima di altre, o forse devi intraprendere azioni entro un certo lasso di tempo, ecc.

È anche importante dare istruzioni chiare e semplici, in modo da non dimenticare quello che hai scritto mesi dopo, o che qualcuno le fraintenda.^[5]

4. Esegui

Se il tuo piano di emergenza coinvolge altre persone, ad esempio i tuoi colleghi o i tuoi familiari, parlane con loro. Fai sapere loro cosa dovrebbero fare quando accadono determinate cose.^[6]Preparali.Pubblicità

Quindi, se il tuo piano include azioni per prepararti a incidenti futuri, eseguile. Questo può aiutarti a ridurre i rischi che potresti avere durante la definizione degli obiettivi.

5. Recensione

I cambiamenti accadono tutto il tempo. Affinché il tuo piano di emergenza sia pratico, dovresti rivederlo e apportare modifiche regolarmente. Valuta gli elementi del tuo piano. Nel corso del tempo, alcuni rischi possono diventare più o meno probabili o possono portare a esiti diversi. Impara bene la tua situazione e aggiorna le tue soluzioni di conseguenza.

Se il tuo piano riguarda rischi su larga scala come disastri naturali o guasti del server, condurre esercitazioni è molto utile per identificare eventuali punti deboli del piano, oltre a garantire che le persone coinvolte siano pronte ad agire secondo il piano quando hanno a.

Alcuni esempi concreti per mettere le cose in prospettiva:

Esempio 1: Piano di emergenza per una mostra all'aperto

• Rischio potenziale: pioggia
• Chi sarà interessato: espositori, visitatori, organizzatori e membri dell'equipaggio
• Azione 1: proteggere gli oggetti in esposizione exhibit
  • Chi interverrà: membri dell'equipaggio in loco
  • Allestimento: Coperture antipioggia per gli stand degli espositori, e-mail agli espositori con le previsioni del tempo con 3 giorni di anticipo
• Azione 2: Condurre i visitatori in aree protette
  • Chi interverrà: membri dell'equipaggio in loco, guardie di sicurezza
  • Preparazione: contrassegnare le aree designate come aree vietate al parcheggio, giacche impermeabili per l'equipaggio

Esempio 2: Piano di emergenza per tenere un discorso a un grande gruppo di pubblico (colleghi) Pubblicità

• Rischio potenziale: il proiettore o il computer non funzionano
• Chi sarà interessato: Me
• Azione: mentre parlo, scrivi uno schema e i punti chiave sulla lavagna
  • Chi agirà: Io
  • Preparazione: Appunti cartacei, 3 pennarelli colorati, dispense stampate

Credito fotografico in primo piano: Flaticon via flaticon.com

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