Una scatola da scarpe piena di ricevute sembra essere la norma per la maggior parte di noi, indipendentemente dal fatto che gestiamo o meno i nostri soldi online. Ogni volta che effettuiamo un acquisto, mettiamo le ricevute in portafogli, tasche o borsette. Li portiamo a casa, a volte li ordiniamo e li mettiamo in una scatola da scarpe. Da lì, li ignoriamo fino al momento delle tasse, spesso anche di più. Ma in realtà non abbiamo bisogno della maggior parte delle ricevute. Mentre alcuni potremmo aver bisogno di trattenere per tasse o registri, la grande maggioranza può essere fuori casa entro una settimana. Pubblicità

Custodi a breve termine

Le ricevute tendono a rientrare in due categorie: quelle che devi conservare almeno abbastanza a lungo per ricontrollarle rispetto ai tuoi acquisti quando torni a casa e quelle che devi conservare un po' più a lungo. I custodi a breve termine possono essere gettati via non appena ti sei preso cura di controllarli: tendo a distruggere questo tipo di ricevute, ma molti non hanno alcun tipo di informazione di cui devi davvero preoccuparti.Pubblicità

• Ricevute di contanti: se tieni traccia di dove spendi i tuoi soldi (invece di utilizzare una carta di debito o di credito), potresti dover annotare eventuali ricevute per le spese in contanti sul tuo software di gestione del denaro. Dopodiché, puoi liberartene.
• Ricevute di abbigliamento: una volta che hai indossato un vestito e tolto le etichette, puoi generalmente sbarazzarti della ricevuta.
• Ricevute del ristorante: in genere vale la pena conservare le ricevute dei ristoranti almeno abbastanza a lungo da controllarle sull'estratto conto della carta se hai lasciato una mancia sulla carta. C'è la possibilità che la mancia possa essere alterata o letta erroneamente e avrai bisogno della ricevuta per contestarla. Se tutto è andato a buon fine e il tuo pasto non era una spesa aziendale, puoi cestinare la ricevuta.

C'è una scuola di pensiero secondo cui dovresti conservare una ricevuta fino a quando non ti sbarazzi di tutto ciò che hai acquistato - ad esempio, dovresti conservare una ricevuta dal negozio di alimentari fino a quando non finisci il tuo gallone di latte. Questo perché puoi ottenere rimborsi in molte situazioni (come i richiami) o potresti dover riprendere l'articolo. Dipende dalla tua scelta personale per quanto tempo vuoi conservare le ricevute per cose come generi alimentari e gas, ma in generale, meno di un mese sembra una buona scelta. Altrimenti, però, la maggior parte delle spese personali non sono nemmeno custodi a breve termine. La ricevuta della spesa potrebbe non aver nemmeno bisogno di uscire dalla porta del negozio con te.Pubblicità

Custodi a lungo termine

Ci sono alcune ricevute che potresti dover conservare per un periodo molto più lungo del mese necessario per l'arrivo dell'estratto conto della tua carta. Le ricevute possono essere utilizzate come prova di un intero elenco di cose diverse, dalle detrazioni fiscali alle garanzie, quindi dovrai conservare alcune ricevute. Conosco molte persone che scansionano queste importanti ricevute per assicurarsi di averle a portata di mano. L'IRS accetta le ricevute scansionate, ma se stai cercando di lavorare con una società di carte di credito o un assicuratore, potresti dover mantenere l'originale.Pubblicità

• Spese aziendali: se possiedi un'attività in proprio, la maggior parte delle spese sono deducibili dalle tasse. Conserva quelle ricevute, però: in caso di audit, tornano utili. Ciò include alcune ricevute di cui potresti altrimenti sbarazzarti, come gas o pasti, purché siano spese aziendali.
• Spese per la ricerca di lavoro: puoi detrarre molte delle spese associate a una ricerca di lavoro, quindi conserva queste ricevute.
• Rimborso del datore di lavoro: con la maggior parte delle aziende, avrai bisogno della ricevuta per qualsiasi spesa che ti verrà rimborsata. In genere vale la pena fare una copia da conservare fino a quando non si ottiene effettivamente un assegno: probabilmente dovrai consegnare l'originale al tuo datore di lavoro.
• Spese mediche: tra detrazioni fiscali e assicurazioni, è d'obbligo conservare le ricevute di farmaci, visite mediche e procedure.
• Grandi acquisti: conserva le ricevute per i grandi acquisti, come elettrodomestici ed elettronica. Definire quanto grande può essere complicato, ma considera come l'hai pagato: se hai utilizzato una carta di credito, potresti avere una garanzia oltre a quella offerta dal negozio, purché tu abbia la ricevuta originale. Potresti anche aver bisogno di ricevute per articoli di grandi dimensioni al fine di presentare un reclamo assicurativo.
• Garanzie: se acquisti un prodotto con una garanzia, ti consigliamo di conservare la ricevuta: potresti averne bisogno per richiedere la garanzia o addirittura dimostrare di averla. Quando possibile, ha senso conservare le ricevute di garanzia insieme al prodotto con cui sono arrivate. Registrarli all'interno dei manuali dei proprietari può essere un modo semplice per tenerne traccia.
• Donazioni: spesso ci vuole un passo in più per ottenere una ricevuta per una donazione, ma ne vale la pena. Ne avrai bisogno se vuoi ammortizzare la tua donazione sulle tasse.

Il tempo necessario per conservare le ricevute dipende da chi potrebbe chiedere di vederle. Una buona regola empirica è che tutto ciò che riguarda l'assicurazione o le garanzie può essere gettato via una volta che ti sei sbarazzato dell'articolo in questione: se sostituisci la stufa, ad esempio, vorrai conservare la nuova ricevuta, ma puoi buttare via la ricevuta del vecchio apparecchio. Per l'IRS, il tempo necessario per conservare le ricevute può variare in modo significativo: il periodo più lungo di cui potresti aver bisogno per una serie di ricevute è di sette anni.