Il 6 agosto 1991, il mondo è cambiato per sempre quando Internet è diventato pubblicamente disponibile. Meno di 30 anni dopo, le nostre vite sono state irrevocabilmente trasformate. Ora possiamo imparare, esplorare e comunicare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il che è sia sorprendente che, come tutti sappiamo, pericoloso per la nostra produttività^[1]. Questo è il motivo per cui la domanda, che cos'è la pianificazione a blocchi? è diventato importante.

Per essere chiari, Internet non è l'unica distrazione della vita e, sebbene la produttività sia diventata un'enorme parola d'ordine negli ultimi anni, è semplicemente una misura del progresso: stai facendo ciò che conta di più? Ti stai muovendo attivamente verso i tuoi obiettivi?

L'autore Neil Pasricha scrive su Harvard Business Review^[Due]:

Man mano che il nostro mondo diventa più affollato e i nostri telefoni si fanno più rumorosi, la risorsa più scarsa per tutti noi sta diventando attenzione e output creativo. E se non ti prendi del tempo per mettere al mondo qualcosa di nuovo e bello, allora il tuo valore sta diminuendo rapidamente.

La maggior parte degli imprenditori è profondamente legata a questo sentimento. Pasricha ha risolto le proprie sfide di produttività istituendo giornate intoccabili che lo proteggono da messaggi, telefonate, riunioni, avvisi o appuntamenti di qualsiasi tipo. Dice che queste sessioni mirate gli hanno permesso di produrre il suo lavoro più creativo e gratificante.

Amo l'approccio di Pasricha, ma non è sempre realistico per me. In qualità di fondatore e CEO di JotForm, ho bisogno di valutare una serie di decisioni quotidiane, dall'assunzione alle roadmap dei prodotti alla pianificazione finanziaria. Sospetto che altri fondatori la pensino allo stesso modo. Tuttavia, credo nel potere del lavoro mirato, motivo per cui consiglio la pianificazione a blocchi.

Sommario

1. Che cos'è la pianificazione a blocchi?
2. Come utilizzare il blocco temporale per aumentare la produttività
3. Vantaggi della programmazione a blocchi
4. Pensieri finali
5. Altri suggerimenti sulla gestione del tempo

Che cos'è la pianificazione a blocchi?

Gli imprenditori spesso ostentano il loro multitasking come un distintivo d'onore. Dopotutto, avviare un'impresa è un tiro alla fune tra priorità in competizione.

Tuttavia, sebbene il multitasking possa sembrare efficiente, la ricerca mostra che il passaggio da un'attività all'altra può ridurre la produttività fino al 40%. Il cambio di attività lascia ciò che la dottoressa Sophie Leroy chiama residui di attenzione,^[3]il che significa che stiamo ancora pensando a un'attività precedente mentre iniziamo la successiva^[4].Pubblicità

Ecco dove può brillare la pianificazione a blocchi. Che cos'è esattamente la pianificazione a blocchi?

Di solito acquisiamo familiarità con il concetto di pianificazione a blocchi al liceo. Probabilmente hai ricevuto un programma con un certo numero di lezioni al giorno, tutte bloccate in base all'orario delle lezioni, ogni anno scolastico. Questa è la pianificazione a blocchi di base.

Chiamato anche blocco temporale, la pianificazione a blocchi è la pratica di allocare grandi porzioni di tempo alle attività correlate. Ad esempio, potresti designare il lunedì per le riunioni e il martedì per la strategia.Gli insegnanti utilizzano spesso la pianificazione a blocchi durante la creazione di piani di lezione.Ci sono molti approcci diversi, di cui parleremo a breve.

Innanzitutto, ecco perché è importante. Gli affari sono essenzialmente risoluzione dei problemi . La creazione di strategie, la scrittura di codice, lo sviluppo di prodotti e tutte le innumerevoli attività che gli imprenditori affrontano richiedono attenzione e distrazioni minime. Sono anche attività intrinsecamente umane che non saranno facilmente sostituite dall'intelligenza artificiale, il che significa che la tua attività dipende dalla tua capacità di andare in profondità.

Cal Newport, autore di Lavoro profondo: regole per il successo in un mondo distratto , ha dichiarato in un'intervista del 2017:

L'attenzione è ora la linfa vitale di questa economia.

Gli imprenditori usano le loro menti per lanciare idee e creare valore, quindi la capacità di concentrazione è quasi come un superpotere^[5].

La pianificazione a blocchi può anche aiutarti a produrre un lavoro di qualità superiore in meno tempo. La legge di Parkinson sostiene che il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento,^[6], motivo per cui fissare limiti di tempo può sgonfiare un'attività ingombrante.Pubblicità

Come utilizzare il blocco temporale per aumentare la produttività

Abbiamo tutti ritmi e responsabilità diversi. La personalizzazione è la chiave per bloccare con successo il tempo e richiederà alcune prove ed errori. Ecco come iniziare.

1. Valuta il tuo calendario

Valutare il tuo programma attuale può essere sorprendentemente difficile perché pochi di noi possono stimare con precisione quanto tempo richiede un'attività. Se ti sembra più facile, tieni traccia di come trascorri effettivamente il tuo tempo per un'intera settimana. Annota ogni attività, anche 10 minuti di e-mail e 15 minuti di scorrimento sui social media tra le riunioni.

Una volta che sai come hai trascorso il tuo tempo, sarà più facile sapere cosa tenere e cosa buttare via quando inizi a fare il tuo nuovo programma.

2. Cerca modelli

Dopo aver documentato un'intera settimana, raggruppa le attività in categorie. Ad esempio, puoi includere le seguenti categorie:

• Amministrativo
• Incontri
• Lavoro creativo
• E-mail
• Tempo personale.

Puoi anche etichettare le attività in base a come ti senti mentre le esegui o a come influenzano i tuoi livelli di energia su una scala da 1 a 10. Fai tutto ciò che ha senso per te.

3. Organizza i tuoi periodi di tempo

Sperimenta con diversi modelli di pianificazione a blocchi. Ad esempio, una mattina potrebbe avere questo aspetto:

• 8-9: rispondi alle e-mail
• 9-10: scrivi una proposta di marketing
• 10-11: brainstorming e pianificazione del progetto del cliente A
• 11-12: incontro con il cliente A per discutere le idee

Tuttavia, potresti scoprire di essere più creativo subito dopo esserti svegliato. In tal caso, vorrai spostare il brainstorming e la pianificazione in uno slot precedente. Se rispondere alle e-mail è la cosa migliore per quando ti senti un po' letargico dopo pranzo, mettilo lì.Pubblicità

Leggi le tue emozioni e abilità durante il giorno per attingere a ciò che funzionerà meglio per te.

In definitiva, l'obiettivo è evitare di cambiare marcia mentale durante il giorno, la settimana e forse anche il mese. Mi rendo conto che non è facile, soprattutto per gli imprenditori, ma può essere incredibilmente prezioso.

Trascorrere un'intera giornata su progetti che non ti piacciono, come lavoro amministrativo o riunioni, potrebbe sembrare scoraggiante, ma bloccarli in un solo giorno può rendere il resto della settimana infinitamente più produttivo e più piacevole. Sei libero di affrontare tutte le sfide imprenditoriali che ti fanno scorrere il sangue.

4. Crea temi giornalieri

Se sei una persona che deve concentrarsi su molte cose durante un solo giorno o settimana, potresti trovare più vantaggioso creare temi per ogni giorno invece di bloccare la tua giornata in singole attività. Ad esempio, puoi impostare i lunedì come giorni di brainstorming/pianificazione, i martedì come giorni amministrativi, ecc.

Se segui questa strada, ti consiglio di programmare sempre almeno una giornata in Famiglia. Ti assicurerà di trovare il tempo per le persone importanti della tua vita e darà al tuo cervello il tempo di riposare.

Vantaggi della programmazione a blocchi

Dopo aver risposto Che cos'è la pianificazione a blocchi? e saperlo utilizzare correttamente, scoprirai di ricevere molti vantaggi. Qui ci sono solo alcune.

Procrastinare la battaglia

Se hai impostato il tuo programma e sai di avere solo un'ora per svolgere un determinato compito, sarà molto più facile evitare di procrastinare.

Per ulteriori informazioni su come smettere di procrastinare, dai un'occhiata Questo articolo .Pubblicità

Crea stime di tempo realistiche

Dopo aver lavorato con il blocco temporale per un po', imparerai quali attività richiedono più/meno tempo. Potrebbe essere necessario modificare il programma durante il primo mese circa per farlo bene, ma sii paziente. Continuerai a imparare a stimare realisticamente quanto tempo richiederà un particolare compito.

Sviluppa più concentrazione e attenzione

Quando il tuo programma non lascia molto spazio per scorrere i social media o chattare con i colleghi, scoprirai che il tuo cervello è più dedicato a facendo attenzione al compito a portata di mano. Risponderai ai limiti che ti sei prefissato e ti concentrerai per portare a termine le cose.

Pensieri finali

La maggior parte dei fondatori desidera ardentemente la libertà. Tuttavia, gli orari scolastici, i lavori e le norme sociali ci condizionano a lavorare con un orario tradizionale e una mentalità reattiva. Prima che ce ne rendiamo conto, abbiamo ricreato un programma di lavoro che risale al 19° secolo, anche nelle nostre aziende. La programmazione a blocchi non è solo uno strumento per massimizzare la produttività; è un modo per recuperare il tuo tempo^[7].

Nei miei 14 anni in JotForm, mi sono reso conto che la crescita del business significa fare di più su ciò che ha il maggiore impatto. Non sempre ci riesco, ma cerco di concentrare il mio tempo e le mie energie dove conta, e so che l'impegno non è sinonimo di produttività.

Se ti senti allo stesso modo, prova a bloccare il tempo. Condividi i tuoi esperimenti nella pianificazione con colleghi e familiari in modo che comprendano i cambiamenti e possano supportarti.

Infine, non preoccuparti di farlo subito. Potrebbe essere necessario entrare sotto il cofano del tuo calendario e armeggiare un po '. Trova ciò che funziona per te, quindi proteggi il tuo nuovo programma a tutti i costi.

Altri suggerimenti sulla gestione del tempo

• Che cos'è la gestione del tempo e come gestire saggiamente il tuo tempo
• 7 consigli efficaci per la gestione del tempo per massimizzare la produttività
• Come focalizzare e massimizzare la produttività (la guida definitiva)

Credito fotografico in primo piano: William Iven tramite unsplash.com

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