La posta elettronica è un potente strumento per raggiungere nuovi potenziali clienti. L'efficacia di un'e-mail correttamente realizzata può essere fondamentale per raggiungere nuove vette di carriera e instaurare un rapporto di lavoro.

Quando comunichi tramite e-mail, dovresti comprendere la funzionalità del messaggio che stai inviando. È importante sapere che un'e-mail formale dovrebbe essere diretta a iniziare qualcosa di premuroso piuttosto che iniziare con le parole e presentare un messaggio sconsiderato.Pubblicità

Un'e-mail formale dovrebbe essere sufficientemente efficace e ponderata per avviare o costruire un rapporto di lavoro. La tua scelta di parole può sembrare abbastanza ricca ed evocativa da ottenere la risposta che desideri o può essere abbastanza priva di tatto e vuota da ottenere il silenzio o la risposta che detesti. Quindi ecco le parole che devi evitare di usare nella tua prossima email formale.

1. Sto inoltrando... o ho inoltrato...

Invece di usare una variazione sulla parola forward, usa semplicemente send. Nelle e-mail, usare una parola come inoltro significa che stai inviando materiale da una persona a un'altra. Sii invece specifico con la parola invia.Pubblicità

2. Si prega di notare che...

Le persone tendono a usare queste parole in modo educato e innocente, forse perché stanno semplicemente cercando di indicare qualcosa e vogliono che il lettore presti attenzione attiva. La verità è che questa frase è in realtà passiva. Usare un'espressione come essere avvisato mostra che sei più assertivo, proattivo e professionale piuttosto che presuntuoso.

3. Cordiali saluti,

Sinceramente tuo, molto sinceramente tuo, davvero tuo, queste parole che suonano così affettuose potrebbero essere applicate nell'era vittoriana, non ora nell'era digitale. Non appartieni sinceramente a nessuno. Anche quando conosci già la persona, non devi portare tale familiarità a un'e-mail formale. Piuttosto che usare tali parole obsolete, sostituiscile con una parola formale come fedelmente o saluti - tuttavia, anche questo dovrebbe essere fatto con cautela e in base alla situazione e alla relazione.Pubblicità

4. Spero che tu stia bene.

La parola speranza non ha alcun posto in un'e-mail formale. Stai cercando di sembrare una persona premurosa e preoccupata? O stai cercando di forzare un rapporto di lavoro mostrando preoccupazione? Invece, mostra di rispettare il tempo del destinatario e di arrivare rapidamente al punto.

5. Rispettosamente,

Questo suona negativo, come se stessi rifiutando rispettosamente una richiesta o una decisione. Aggiunge un tono cupo alla tua email e non ammorbidisce davvero la posizione o il contenuto della tua email.Pubblicità

6. Gentilmente

Vedo raramente questa parola nelle e-mail formali. Se stai ancora usando questa parola, è meglio che ti fermi. È vecchio stile e apparentemente antiquato. È meglio che usi per favore piuttosto che per gentilezza.

7. Non esitate a contattarmi.

Esitare, quando coniato e usato mezzo secolo fa, significava che volevi offrire un tocco più leggero o più morbido alla tua richiesta. Tuttavia, quando le parole sono diventate popolari, sono diventate rapidamente un cliché. Usando un cliché nella tua e-mail, ti presenti come non originale e ipocrita. Sii personale con le tue parole e usa qualcosa come per favore chiamami o mandami un'e-mail, che è ancora educato ma non ha un cliché allegato.Pubblicità

8. Ho pensato di doverti contattare.

Alle persone piace essere indirette ed esprimersi con un tono morbido o supplicare per ottenere ciò che vogliono. Questa frase, che è diventata improvvisamente popolare, suona come un approccio infantile per suscitare una risposta dalla persona a cui stai inviando la tua email. Questo approccio apparentemente morbido non ti fa sembrare diretto o attivo. Sii chiaro piuttosto che essere torbido o vago con le tue parole. Piuttosto che dire che stai cercando di raggiungere, esprimi semplicemente l'azione che stai chiedendo al destinatario di fare. Essere diretti e chiari potrebbe darti la risposta che desideri.

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