Man mano che le aziende si affidano maggiormente alla tecnologia, è urgente pianificarla. Tuttavia, la pianificazione tecnologica non è quasi mai nell'elenco delle attività di una piccola impresa; questo perché molti imprenditori non sono consapevoli dell'importanza di un piano tecnologico o considerano il processo noioso e dispendioso in termini di tempo. Tuttavia, non è necessario che sia così e in questo articolo condividiamo informazioni vitali per aiutarti a sviluppare e implementare un piano tecnologico efficace per la tua piccola impresa.

La pianificazione tecnologica non consiste solo nel decidere il momento giusto per cambiare computer e aggiornare il software. Implica il processo strategico per determinare come la tua azienda può utilizzare la tecnologia per migliorare i propri obiettivi e la produttività.

1- Valutare le risorse tecnologiche della tua attività

Prima di iniziare il processo di pianificazione, è importante valutare le risorse tecnologiche esistenti. Dovrai completare una valutazione che copra tutti gli aspetti dell'innovazione nella tua azienda. Ciò includerà non solo l'elenco delle apparecchiature fisiche e del software, ma comporterà anche l'identificazione di ciò che funziona e se le risorse della tua azienda soddisfano gli standard attuali per il tuo settore e la tua efficienza.

2- Gestione

La gestione è fondamentale nella pianificazione tecnologica per una piccola impresa. Una forte leadership motiverà l'uso della tecnologia per promuovere la missione aziendale, contribuirà alla volontà del personale di utilizzare nuove attrezzature e software, aiuterà con credibilità con gli investitori e ridurrà al minimo la riluttanza da parte dei tecnofobi. Idealmente, il proprietario dell'azienda fornisce una forte leadership, ma può anche provenire da supervisori e altri manager.Pubblicità

3- Squadra di pianificazione

Quando possibile, la pianificazione tecnologica dovrebbe essere un'attività di squadra. La squadra dovrebbe:

• valutare la tecnologia esistente
• riconoscere i requisiti e le preoccupazioni per l'innovazione
• preparare una dichiarazione di visione tecnologica
• sviluppare un budget e una tempistica
• scrivi il piano tecnologico
• tenere traccia dell'attuazione del progetto
• Garantire l'adesione degli stakeholder.

Idealmente, il team dovrebbe essere composto dal proprietario o dall'amministratore delegato (CEO), un project manager, un assistente amministrativo, un contabile e un amministratore di sistema o uno specialista tecnico. Non tutte le piccole imprese avranno risorse umane sufficienti per un team così elaborato. Tuttavia, è importante avere una rappresentanza dei principali dipartimenti operativi dell'azienda per formare il gruppo di pianificazione.

4- Identificare e dare priorità ai requisiti tecnologici

Dopo aver esaminato lo stato esistente delle tue risorse tecnologiche, il passo successivo per il tuo team di pianificazione nel processo di preparazione è riconoscere le future esigenze di innovazione della tua azienda e dare loro la priorità. Ogni organizzazione avrà i suoi requisiti, ma dovrebbe includere:

• Acquisto di nuovo software e aggiornamenti
• Personalizzazione del software
• Formazione del personale
• Sostituzione e aggiornamento dell'attrezzatura
• Reti di computer
• Sviluppare una presenza su Internet
• Migliorare il marketing online
• Progettare o rinnovare il sito web aziendale
• Sviluppare politiche per l'uso di computer e altri dispositivi tecnologici
• Implementazione di sistemi di backup e procedure di sicurezza
• Sostituzione di hardware obsoleto
• Assunzione di personale tecnologico appropriato

Naturalmente, durante il brainstorming delle tue esigenze tecnologiche, genererai un elenco più lungo della portata del tuo budget. Di conseguenza, l'attività successiva nella pianificazione della tecnologia è stabilire le priorità. In qualità di proprietario di una piccola impresa, dovrai essere realistico su ciò che puoi ottenere e impostare scadenze ragionevoli.Pubblicità

5- Dichiarazione di visione

Dopo aver stabilito le priorità, è il momento di preparare una dichiarazione di visione per il tuo piano tecnologico. Inizia valutando la dichiarazione di intenti della tua azienda. Le considerazioni chiave in questo processo dovrebbero includere il modo in cui la tecnologia aiuterà la tua azienda a soddisfare la sua missione e migliorare l'efficacia organizzativa.

6- Budgeting

Il prossimo passo è stabilire un budget. Questa può essere una sfida per una piccola impresa, ma è fondamentale nella creazione di un piano tecnologico. Una ricerca approfondita è essenziale per accertare il costo reale per l'implementazione delle priorità tecnologiche dell'azienda. È comune per un imprenditore tralasciare spese come la perdita di ore lavorative per la formazione del personale, gli aggiornamenti mensili del software e altri costi operativi aggiuntivi rispetto al prezzo di acquisizione.

7- Implementazione

Un altro passo importante nel tuo piano tecnologico è stabilire una tempistica per l'implementazione. Preferibilmente lavorerai su una strategia che può essere eseguita per un periodo e il team dovrebbe considerare quanto segue:

• Quali sono le prime cose che dovrai fare?
• Quanto tempo approssimare ci vorrà per finire ciascuno?
• Una volta che l'azienda ha completato i piani, quali sono i passaggi successivi?

Le tempistiche dovrebbero essere versatili per accogliere eventi imprevisti, ma abbastanza rigide da mantenere lo slancio. Dovrai presentare la tua cronologia in fasi che permettano di identificare i finanziamenti per ogni attività.Pubblicità

8- Scrivere il piano

Hai valutato le tue risorse esistenti, determinato e dato priorità alle tue esigenze, preparato la tua visione tecnologica, sviluppato un budget e prodotto una tempistica per l'esecuzione. Il prossimo passo nella pianificazione tecnologica è scrivere il piano. La maggior parte del lavoro di preparazione e di brainstorming da parte del team renderà questo passaggio molto più semplice.

Il piano scritto deve consistere di almeno questi quattro elementi chiave:

• Una dichiarazione di visione tecnologica
• Una descrizione della strategia
• Una cronologia
• Un piano di bilancio

I piani più dettagliati possono consistere in:

• Un profilo organizzativo
• Una dichiarazione d'intenti
• Inventario dell'innovazione esistente
• Una ripartizione dei dettagli associati all'implementazione
• Un'analisi degli obiettivi a lungo e breve termine

Molti proprietari di piccole imprese svolgeranno il lavoro di preparazione necessario, organizzeranno molti incontri per discutere un piano tecnologico, ma non prepareranno mai un documento. Avere un piano tecnologico scritto fornirà un punto di riferimento per l'imprenditore e il personale in generale.Pubblicità

9- Finanziamento per la tecnologia

Con un po' di fortuna, gli sforzi inclusi nella preparazione del piano tecnologico aiuteranno anche con i finanziamenti. Ecco perché è così essenziale che la tua dichiarazione di visione descriva come la tecnologia aiuterà la tua organizzazione a raggiungere il suo obiettivo.

Sebbene ci siano entità che offrono sovvenzioni per la tecnologia alle piccole imprese, sono spesso sopraffatte dalle richieste. Pertanto, è importante avvicinarsi a finanziatori e donatori che stanno già sostenendo la tua missione e utilizzare il tuo piano per dimostrare i tuoi obiettivi.

Non c'è dubbio che la tecnologia è essenziale per qualsiasi piccola impresa e la crescita è imperniata su come l'azienda può acquisire e utilizzare la tecnologia in modo efficace. Le informazioni di cui sopra sono un ottimo inizio per avanzare verso lo sviluppo di un piano tecnologico nella tua azienda se non ne hai già uno.

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