Nel mio ultimo post, ho parlato di sei delle abitudini lavorative più comuni che sabotano la tua produttività. Il primo trasgressore sulla mia lista è stata la frequenza con cui controlli la tua posta elettronica. Mentre scrivevo il mio ultimo articolo, ho scoperto che c'erano un sacco di informazioni su quell'argomento, ed era davvero meritevole di un articolo dedicato.

Quando si tratta della nostra e-mail di lavoro, la maggior parte di noi la vede come una palla al piede. Dobbiamo costantemente controllarlo, o rischiare l'ira dei capi e dei colleghi che stanno cercando di comunicare con noi. Se non rispondiamo a un'e-mail entro 5 minuti, siamo considerati pigri o improduttivi.

Ma secondo alcuni esperti, controllare la posta troppo frequentemente è in realtà un fattore importante che può contribuire a ridurre la produttività. Se sei uno di quelli ogni volta che il mio telefono squilla, devo controllare immediatamente la mia posta elettronica, una specie di persone, continua a leggere per scoprire perché potresti essere diventato il tuo peggior nemico.Pubblicità

Quanto spesso è normale?

Quindi, con quale frequenza la persona media controlla la propria posta elettronica in un dato giorno? È difficile rintracciare statistiche affidabili. Secondo un sondaggio , circa il 40% delle persone intervistate riteneva di aver controllato la posta elettronica tra le 6 e le 20 volte al giorno. Certo, è difficile dire quanto sia accurata una persona quando valuta le proprie abitudini di posta elettronica.

Un altro sondaggio afferma che il 56,4% delle persone controlla la propria posta solo 0-5 volte al giorno. Tuttavia, quello studio è del 2009 e probabilmente abbastanza datato.

Non controllare mai la tua email al mattino

L'esperta organizzativa preferita di Oprah è una donna di nome Julie Morgenstern, autrice di Never Check Email in the Morning. Indovina cosa consiglia?

Secondo Morgenstern, controllare la posta elettronica per prima cosa quando si entra in ufficio ogni mattina è problematico perché può dare un falso senso di realizzazione. Rispondi a 40 e-mail e ti senti come se avessi fatto molto lavoro, ma in realtà probabilmente hai ancora pile di scartoffie, riunioni e telefonate da fare. Rispondere alle e-mail è essenziale per svolgere il tuo lavoro, ma non è sempre qualcosa che fa guadagnare attivamente a te o alla tua azienda.Pubblicità

Esperto di produttività Sid Savara è d'accordo anche con Morgenstern. Quando si tratta di e-mail, l'ignoranza è una benedizione. Ecco perché se hai qualcosa di importante su cui vuoi fare progressi, ho queste quattro parole per te: non controllare la posta. Non appena ti alzi, lavora su qualcosa di importante per 30-45 minuti e solo dopo controllalo. Se riesci a sopportarlo, aspetta ancora di più. Alcuni giorni non controllo affatto la posta fino a dopo pranzo... Qualsiasi nuova informazione che ottieni può farti distrarre. Non posso controllare tutto, ma posso controllare le mie distrazioni che ho creato da solo.

Il metodo delle 24 ore

Altre persone sostengono che invece di controllare le tue e-mail a partire dalla fine della giornata, dovresti semplicemente controllarle una volta al giorno, al mattino. Tra i membri di questo campo c'è un esperto di produttività Elizabeth Grace Saunders . In genere svuota la sua casella di posta durante le prime 1-2 ore della sua giornata e formula il suo piano di gioco per il resto della giornata successiva. Dopodiché, generalmente non guarda più la sua posta elettronica per il resto della giornata, permettendole di concentrarsi completamente sullo sviluppo del business e sui progetti dei clienti.

Questo è più difficile, ovviamente, se sei in fondo alla catena alimentare della tua azienda. Ma se sei un dirigente o sei un lavoratore autonomo, impostare questa routine può essere un ottimo modo per aumentare la tua produttività.

In caso di dubbio, controlla il grafico

Scott Scheper controlla la sua posta due volte al giorno e ha creato un pratico diagramma di flusso per aiutarti a sfogliare tutti i messaggi non letti nella tua casella di posta.Pubblicità

Ogni volta che apri una nuova email, poniti 3 domande fondamentali:
1. È rilevante?
2. Posso risolvere questo problema?
3. Ci vorranno meno di 2 minuti del mio tempo per occuparmene?

Seguendo il suo pratico diagramma di flusso, svilupperai un nuovo modo per sfondare la tua casella di posta in modo più efficiente.

5 al giorno

E nel caso in cui non avessi avuto abbastanza opinioni contrastanti di esperti, eccone un'altra. Rod Kurtz of Business Week sostiene che dovresti controllare la tua posta elettronica di lavoro cinque volte al giorno.Pubblicità

Controlla la tua casella di posta solo cinque volte al giorno: per prima cosa al mattino, a metà mattina, dopo pranzo, a metà pomeriggio e alla fine della giornata. O anche meno se sei capace. Funziona quando disattivi la funzione di invio/ricezione automatica, consentendoti fino a due ore di concentrarti sul tuo lavoro, piuttosto che essere continuamente interrotto. Funziona quando raggruppi l'ordinamento della tua e-mail, rendendoti più produttivo ed efficiente nel gestirlo.

Conclusione

C'è differenza tra essere occupati ed essere produttivi. Assicurati di pianificare l'orario della tua email in modo tale da evitare di confondere i due. Se ti avvicini alla tua e-mail con l'atteggiamento corretto, puoi aumentare la tua produttività a passi da gigante.

Nelle parole di Scott Scheper, una giornata piena di momenti di svago con i dipendenti, risposta a domande, lettura di e-mail, controllo sui social network e chat con i colleghi non ti renderà ricco. Ti darà da fare.Pubblicità

Qual è la tua routine quotidiana di posta elettronica? Hai intenzione di provare qualcuno di questi suggerimenti? Fateci sapere nei commenti qui sotto!