Potresti pensare di non avere tempo per l'organizzazione dell'ufficio, ma se sapessi davvero quanto tempo ti è costato quella disorganizzazione, ci ripensieresti.

Riorganizzare e spostare le pile occasionalmente non conta. Nemmeno svuotare la scrivania, se metti il ​​disordine in un cestino o in un cassetto della scrivania.

Uno spazio ufficio relativamente pulito e ordinato apre la strada a una maggiore produttività e a una minore perdita di tempo.

Organizzare il tuo ufficio non deve richiedere giorni, può essere fatto un po' alla volta. In effetti, mantenere un ufficio organizzato è molto più efficace se lo tratti come un progetto in corso, invece di un massiccio assalto.

Quindi, se sei pronto per iniziare, i seguenti suggerimenti organizzativi ti aiuteranno a trasformare il tuo ufficio in uno spazio di lavoro efficiente.

1. Elimina il tuo ufficio

Disordina, svuota, distruggi, sbarazzati di tutto ciò che non ti serve o non vuoi. Guardati intorno. Cosa non usi da un po'?

Prendi un'area alla volta. Se non funziona, invialo per la riparazione o gettalo. Se non lo usi da mesi e non riesci a pensare a quando ne avrai effettivamente bisogno, va via. Questo vale per mobili, attrezzature, forniture, ecc.Pubblicità

Non dimenticare soprammobili, piante (reali o artificiali) e decorazioni: se sono ricoperti di polvere e fanno sembrare il tuo ufficio squallido, sono un gioco leale.

2. Raccogli e ridistribuisci

Raccogli tutti gli oggetti che non sono al loro posto e mettili dove si trovano.

3. Stabilire zone di lavoro

Decidi che tipo di attività si svolge in ogni area del tuo ufficio. Probabilmente avrai uno spazio di lavoro principale (molto probabilmente la tua scrivania), un'area di riferimento (scaffale, scaffali, raccoglitori) e un'area di rifornimento (armadio, scaffali o cassetti).

Posizionare l'attrezzatura appropriata e le forniture si trovano nell'area appropriata il più possibile.

4. Vicinanza vicina

Posiziona le attrezzature e le forniture che usi di più a portata di mano. Le cose che usi raramente possono essere conservate o riposte.

5. Procurati una buona etichettatrice

Scegli un'etichettatrice semplice da usare. Prendetevi il tempo per etichettare scaffali, bidoni, cestini, cassetti. Non solo ti ricorderà dove vanno le cose, ma aiuterà anche gli altri che potrebbero aver bisogno di trovare, usare o riporre qualsiasi cosa nel tuo spazio di lavoro.

6. Rivedi il tuo sistema di archiviazione

Man mano che entriamo completamente nell'era digitale, la necessità di archiviare file cartacei è diminuita.Pubblicità

Cosa può digitalmente il tuo negozio? Stai duplicando i file? Potresti essere in grado di eliminare alcuni dei file e delle cartelle che hai utilizzato in passato. Se stai archiviando file sul tuo computer, assicurati di eseguire backup regolari.

Ecco alcune idee di archiviazione per creare un sistema di archiviazione uniforme:

• Crea una cartella riunioni – Metti tutti gli elementi da discutere lì dentro insieme agli elementi che devono essere consegnati, i rapporti che devono essere forniti, ecc. Ti aiuterà a essere preparato per le riunioni e ti risparmierà lo stress anche se una riunione viene anticipata .
• Crea una cartella WOR – Gran parte dei nostri documenti disordinati sono cose che restano in sospeso finché qualcun altro non risponde o agisce. Riponili in una cartella WOR (Waiting on Response). Controllalo ogni pochi giorni per le azioni in sospeso che potresti dover seguire.
• Scatole portaoggetti – Usa scatole di archiviazione poco costose per conservare i file archiviati e estrarli dallo spazio file corrente.
• Scatole per riviste – Usa scatole per riviste o raccoglitori per conservare riviste e cataloghi che vuoi davvero conservare. Assicurati di averne davvero bisogno per riferimento o ricerca, altrimenti riciclali o regalali.
• Cartella di lettura – Designare un file per gli articoli stampati e i documenti che si desidera leggere non urgenti.
• File di archivio – Quando un progetto è completo, metti insieme tutti i materiali e archiviali. Conserva le tue cartelle di lavoro per i progetti in corso.
• File settimanale – Non lasciare che la tua limatura si accumuli. Metti i tuoi documenti in una cartella To File e archivia tutto una volta alla settimana.

Ulteriori suggerimenti sull'organizzazione dei file qui: Come organizzare i file per una migliore produttività Better

7. Svuota la tua scrivania

Togli tutto, puliscilo accuratamente e riponi solo gli elementi essenziali per l'uso quotidiano.

Se hai difficoltà a declutterare le cose, questa Formula Declutter ti aiuterà a buttare via le cose senza pentirti in seguito.

8. Organizza il tuo desktop

Ora che hai semplificato il tuo desktop, è una buona idea organizzarlo.

Usa organizer o contenitori da scrivania per organizzare gli oggetti sulla tua scrivania. Usa vassoi per la carta, contenitori per oggetti più piccoli.Pubblicità

Non dimenticare il desktop del tuo computer! Assicurati che i file o le immagini siano tutti in cartelle organizzate. Ti consiglierei di pulire il desktop del computer ogni giorno prima di lasciare il lavoro.

9. Organizza i tuoi cassetti

Metti insieme gli oggetti usati nello stesso cassetto, i francobolli con le buste, i blocchi adesivi con i blocchetti per appunti, ecc.

Usa gli organizzatori dei cassetti per i piccoli oggetti: graffette, puntine, ecc. Usa un cassetto separato per gli oggetti personali.

10. Caselle di posta separate

Se lavori regolarmente con altre persone, crea una cartella, un vassoio o una casella di posta per ciascuna.

11. Cancella i tuoi mucchi

Si spera che con il tuo nuovo ufficio organizzato, non creerai più pile di carta, ma dovrai comunque riordinare quelle vecchie.

Passare attraverso il mucchio (un po' alla volta se necessario) e metterlo nel posto appropriato o scaricarlo.

12. Ordina i messaggi

Non limitarti a infilare la posta in una pila da smistare o sfogliare ed estrarre i pezzi che ti servono in questo momento. Ordinalo non appena lo ricevi: per agire, leggere, archiviare, delegare o consegnare. .Pubblicità

13. Assegna le date di scarto

Non è necessario conservare ogni pezzo di carta a tempo indeterminato. Segna su file o documenti quando possono essere gettati o distrutti.

Alcuni documenti legali o finanziari devono essere conservati per un periodo di tempo specificato. Assicurati di sapere quali sono questi requisiti.

14. Filtra le tue email

Alcune e-mail sono importanti da leggere, altre non sono così importanti.

Quando utilizzi il sistema di filtri per etichettare diversi tipi di e-mail, conosci la loro priorità e quale rispondere per primo.

Dai un'occhiata a questi suggerimenti per ottenere la posta in arrivo zero: Il modo migliore per arrivare a Inbox Zero

15. Raddrizza la tua scrivania

Alla fine della giornata, fai un rapido raddrizzamento, in modo da avere un inizio pulito il giorno successivo.

Linea di fondo

Usa un suggerimento o provali tutti. La quantità di sforzi che dedichi alla creazione e al mantenimento di un'area di lavoro efficiente ripagherà alla grande.Pubblicità

Invece di passare il tempo a cercare cose e a mescolare pile, sarai in grado di passare il tuo tempo... beh... Lavorando e ti divertirai ad essere libero dal disordine!

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Credito fotografico in primo piano: Alesia Kazantceva tramite unsplash.com