Quando lavoriamo con i clienti di persona per sistemare i loro documenti e creare sistemi per loro, ci imbattiamo sempre nel problema della conservazione delle ricevute.

Ai fini di questo articolo, stiamo parlando di ricevute personali per la gestione della tua famiglia. Le aziende dovrebbero conservare tutte le ricevute e dovrebbero assolutamente utilizzare software di gestione finanziaria come QuickBooks o Peachtree per tenere traccia e riferire sulle informazioni.Pubblicità

La maggior parte delle spese personali, tuttavia, sono di routine e irrilevanti e conservare tutte le ricevute sarebbe uno spreco di tempo ed energia. Hai davvero bisogno di una ricevuta per dimostrare che hai comprato della gomma insieme alla benzina?

Ci sono essenzialmente 6 motivi per cui le persone dovrebbero conservare le ricevute: Pubblicità

1. Prova di acquisto per le garanzie: Le ricevute per qualsiasi acquisto importante come elettrodomestici, elettronica o gioielli devono essere archiviate nei file di garanzia e conservate finché si possiede l'articolo. Di solito creiamo file con l'intestazione principale Garanzie e istruzioni e quindi abbiamo cartelle per le sottocategorie di Grandi elettrodomestici, Piccoli elettrodomestici, Elettronica, Computer e periferiche, ecc. A seconda delle abitudini di acquisto della persona.

2. Prova delle spese maggiori: Le ricevute per qualsiasi spesa importante per la tua auto dovrebbero essere conservate in un file per quel veicolo, finché ne sei il proprietario. Le principali spese per lavori di ristrutturazione della casa dovrebbero essere conservate in un file per i miglioramenti e le riparazioni della casa e poi conservate nei registri fiscali dopo aver venduto la casa.Pubblicità

3. Resi o cambi di merce: Se puoi restituire un articolo (o se lo hai regalato), potresti voler conservare la ricevuta per 30 giorni o finché si applica la politica di restituzione del negozio (alcuni sono solo 14 giorni). Dopo quel punto, puoi buttare via le ricevute o archiviarle se ne hai bisogno per motivi di garanzia. Ti consigliamo di avere un posto per questo tipo di ricevute in sospeso, come uno slot in uno smistatore di lettere o una cartella in attesa, e di pulirlo periodicamente quando è pieno.

4. Rimborsi spese: Potrebbe essere necessario essere rimborsati per le spese di lavoro effettuate con fondi personali. Innanzitutto, scopri se la tua azienda può fornirti una carta di credito da utilizzare per questi articoli in futuro per semplificare le cose. Potresti anche divertirti a usare NeatReceipts , una combinazione scanner/software creata apposta per questo scopo.Pubblicità

5. Budgeting e riconciliazione: Potresti cercare di dare un senso a quanto spendi in determinate categorie. Con l'online banking che fornisce sempre più dati, hai davvero bisogno di tenere traccia di tutto? A volte parliamo con i nostri clienti di ciò che chiamo Accelera la colpa Gui , la sensazione di inadeguatezza di non inserire ogni ricevuta nel software finanziario e conciliare tutto al centesimo. Se ritieni di dover conservare le ricevute per questo motivo, ti consigliamo di avere un semplice file a fisarmonica espandibile gennaio-dicembre per riporle rapidamente e facilmente.

6. Detrazioni fiscali: Se hai intenzione di dire qualcosa all'IRS, devi essere pronto a sostenerlo. Si consiglia di avere un file delle imposte sul reddito per ogni anno. Prepara sempre la cartella delle tasse di almeno un anno in anticipo, così sarai pronto quando arriverà la carta. Quando hai una ricevuta che sarà deducibile dalle tasse, puoi prima scriverci una breve nota e poi inserirla nel tuo file fiscale. Le esigenze dell'organizzazione fiscale possono variare ampiamente a seconda della situazione, ma la maggior parte delle famiglie non ha molto e una cartella lo farà.Pubblicità

A parte questi motivi, generalmente non è necessario conservare le ricevute, quindi liberati e buttane un po' oggi!

Lorie Marrero è un'organizzatrice professionale e creatrice di La dieta del disordine , un programma online innovativo e conveniente per l'organizzazione domestica. Il sito di Lorie aiuta i membri a perdere Clutter-Pounds dalla loro casa fornendo accesso online al suo team di organizzatori. Lorie scrive qualcosa di utile, divertente, interessante e/o follemente pratico ogni pochi giorni circa in lei Blog di dieta disordinata . Vive ad Austin, TX, dove la sua azienda ha fornito servizi di organizzazione pratica ai clienti dal 2000.