COME CREARE UNA LISTA DI COSE DA FARE E PORTARE A TERMINE EFFETTIVAMENTE LE COSE

Uno dei modi più efficaci per ridurre lo stress e la sopraffazione quando ti senti ansioso per il tuo lavoro è sedersi con una penna e un pezzo di carta e scrivere tutte le cose che devi fare. Quale autore di Finire di fare le cose , David Allen chiama uno spazzacamino. Allevia il tuo cervello dal sovraccarico cognitivo e quando puoi vedere elencate tutte le cose che devi fare, ti senti a tuo agio sapendo che non è così male come ti diceva il tuo cervello.

Tuttavia, togliersi dalla testa tutte le cose che devi fare, non porta a termine il lavoro. È solo il primo passo.

Per ottenere davvero il vantaggio di creare una lista di cose da fare, ci sono poche cose che puoi fare che renderanno la tua lista di cose da fare molto più efficace.

1. Sii chiaro su ciò che devi fare

Vedo spesso di fare liste con compiti scritti come Parla con Tim o Preparare la presentazione . Il problema con la scrittura di attività come questa è che non sono chiare. Ci sono una serie di domande che rimangono senza risposta. Parlare con Tim di cosa? Che presentazione? Cosa deve essere preparato?

Quando scrivi un compito, saprai cosa vuoi fare; ma dopo un fine settimana o pochi giorni, quello che vuoi realizzare è diventato fangoso e poco chiaro. È molto meglio scrivere Parla con Tim del viaggio della prossima settimana a Berlino o preparare una bozza per la presentazione della prossima settimana al Consiglio di Amministrazione . Certo, potrebbe volerci qualche secondo in più per scrivere le parole in più, ma ti ringrazierai più tardi quando verrai a svolgere il compito.

Scrivere compiti come questo rende molto chiaro quello che vuoi fare . E quando ti siedi per iniziare il tuo lavoro, saprai esattamente cosa è coinvolto nello svolgere queste attività in modo da poter prendere decisioni migliori su cosa lavorare.Pubblicità

Risparmia anche molto tempo perché la chiarezza significa che sarai in grado di ottenere i file giusti e iniziare subito, invece di dover passare qualche minuto a cercare di ricordare cosa devi fare.

2. Non datare a caso le attività

È molto allettante aggiungere una data a ogni attività che scrivi - non vuoi dimenticare di farlo, vero? - Il problema con gli appuntamenti casuali con ogni attività che metti nella tua lista di cose da fare è che finisci con un elenco giornaliero travolgente di attività che non è necessario svolgere nel giorno che hai scelto e riprogrammare le attività o semplicemente ignorarle.

Invece, diventa più strategico. Metti una data su un'attività solo se intendi svolgerla in quel giorno. Ho visto ogni giorno fare elenchi con da venti a trenta attività quando la persona ha un giorno di riunioni consecutive. In queste circostanze, non è possibile che le attività vengano eseguite.

Va bene inserire un'attività di promemoria nella tua lista di cose da fare quotidiana, qualcosa come PROMEMORIA : Rivedere il progetto X – È necessario fare qualcosa? Oppure crea un elenco di chiamate da effettuare e un'attività quotidiana che ti dice di rivedere l'elenco delle chiamate. Lavora solo per mantenere la tua lista di cose da fare quotidiana gestibile e realistica.

Trascorrere un po' di tempo ogni settimana per pianificare la tua settimana in base a ciò che è nel tuo calendario ti aiuterà a mantenere la tua lista di cose da fare più efficace. Puoi aggiungere date alle tue attività quindi. Quando trascorri una giornata tranquilla in ufficio senza riunioni, tieni una lista più lunga di cose da fare. Se sei in viaggio d'affari, riduci il numero di attività nell'elenco.

3. Mantieni la tua lista giornaliera a non più di dieci attività

Quando lo suggerisco alle persone, spesso ridono di me. Credono di essere molto più occupati di così e devono avere almeno venti compiti nella loro lista.Pubblicità

Il problema qui è con tutte le distrazioni, le emergenze e le interruzioni che avrai ogni giorno; non riuscirai a portare a termine quei venti compiti. Arriverai alla fine della giornata frustrato perché stai riprogrammando dal venticinque al cinquanta percento delle attività che avevi sulla tua lista.

Invece, alla fine della giornata, trascorri dai dieci ai quindici minuti dando la priorità al giorno successivo. Scegli i dieci compiti più importanti della tua lista ed evidenziarli in qualche modo. Molti gestori di elenchi di attività hanno un modo per contrassegnare le attività e quindi puoi aggiungere un contrassegno alle 10 attività che desideri completare il giorno successivo.

Questo non solo ti tiene concentrato su ciò che è importante, ma ti costringe anche a scegliere le attività che avranno il maggiore impatto positivo sulla tua giornata.

Quando inizi a dare la priorità alla tua lista di cose da fare in questo modo, diventerai naturalmente più concentrato e trascorrerai più tempo prezioso in attività che ti portano avanti sui tuoi progetti e sui tuoi obiettivi.

4. Raggruppare attività simili insieme

Quando guardi la tua lista di cose da fare, noterai che molte attività sono di natura simile.

Chiamare i tuoi clienti, per esempio. Se hai due o tre attività nella tua lista quotidiana che comportano la chiamata ai tuoi clienti, raggruppale e svolgile contemporaneamente. Pianifica una trentina di minuti per fare le tue chiamate e falle una dopo l'altra. Allo stesso modo, se hai attività che coinvolgono la posta elettronica, raggruppa anche quelle. Scoprirai di fare molto di più e la tua mente è molto più concentrata sul lavoro che stai facendo.Pubblicità

Può diventare caotico quando si passa da un tipo di lavoro all'altro tutto il giorno. È molto meglio per la tua efficacia e produttività fare compiti simili insieme . Hai gli strumenti giusti (app, e-mail del telefono, ecc.) aperti e ti farà risparmiare un sacco di tempo.

5. Rendi motivante la tua lista di cose da fare

Quando scrivi attività come rispondere a e-mail o effettuare chiamate di follow-up dei clienti, non c'è una vera motivazione lì dentro. Sembra che tu stia attraversando la routine del lavoro. Ove possibile, scrivi attività come azzerare la posta in arrivo e chiamare i miei clienti per assicurarmi che siano felici. Potrebbe sembrare semplicistico, ma molto spesso una lista di cose da fare non ha alcun valore emotivo. È solo un elenco di lavori da fare.

Per contribuire a rendere l'elenco più stimolante, scrivere compiti in modo che evochino una risposta emotiva . Rendere felici i tuoi clienti sarà più motivante che chiamarli semplicemente, perché questo è il tuo lavoro o competere con te stesso per azzerare la tua casella di posta elettronica ogni giorno aggiunge un po' più di slancio al compito.

Un altro modo per rendere più motivante la tua lista di cose da fare è: mantieni l'elenco giornaliero breve . Come ho scritto sopra, quando la tua lista di cose da fare quotidiana non ha più di dieci attività, sembrerà realizzabile. Se ha tra i venti ei trenta compiti, sembrerà semplicemente opprimente. È molto meglio dare un'occhiata alla tua lista quotidiana e sentirti ispirato che guardare la tua lista e sentirti demotivato.

6. Fai una revisione settimanale

Per chiunque abbia letto David Allen's Finire di fare le cose book, saprai tutto sulla rassegna settimanale. Eppure, mi sorprende quante persone saltino a farlo. Se vuoi che la tua lista di cose da fare rimanga efficace e aggiornata, una revisione settimanale è fondamentale.

Durante la settimana, quando corri e fai cose, ti mancheranno le cose. Siamo esseri umani e dimenticheremo di spuntare le attività che abbiamo svolto, aggiungeremo attività sensibili al tempo e non aggiungeremo una data e dimenticheremo di aggiungere attività. La revisione settimanale è dove ti fermi per un'ora e fai una visione d'insieme di ciò che devi fare.Pubblicità

Idealmente, la tua revisione settimanale dovrebbe essere fatta in un luogo privo di distrazioni in modo che tu possa concentrarti solo sul lavoro che devi fare e pianificare la settimana successiva. Metti insieme tutte le tue attività (potresti aver annotato le attività in un taccuino e non averle aggiunte all'elenco delle cose da fare) e cancellare le attività che non sono più necessarie o che sono state eseguite.

Fare una revisione settimanale ti dà il controllo completo. Ti consente di rimanere aggiornato sul tuo lavoro, decidere cosa deve fare dopo e cosa può essere rimandato a un momento successivo. È il modo migliore che conosco iniziare la settimana con un piano e una direzione ed è un modo per assicurarti di fare le cose giuste e di non farti prendere da piccoli compiti che non ti portano avanti sui tuoi progetti o sui tuoi obiettivi.

La linea di fondo

Se usato correttamente, un elenco di cose da fare può essere la motivazione e il motore che ti spinge a fare del tuo meglio e a ottenere cose straordinarie. Ti tiene concentrato sulle cose importanti e ti impedisce di perdere compiti che altrimenti potrebbero andare persi.

Le liste da fare ti aiutano anche a ridurre lo stress e il sopraffare perché invece di cercare di ricordare tutto nella tua testa, hai esternalizzato tutto il lavoro che devi fare liberando spazio nella tua mente per sforzi più creativi.

Ricapitoliamo i punti chiave:

Scrivi compiti in modo che sia molto chiaro cosa devi fare. Se devi chiamare qualcuno, inserisci il suo numero di telefono nell'attività per risparmiare tempo nella ricerca del numero.
Aggiungi date significative e non casuali. Quando la tua lista di cose da fare quotidiana ha solo attività che devono essere svolte quel giorno, sarai molto più concentrato sul lavoro giusto.
Consenti solo un massimo di dieci-dodici attività contrassegnate al giorno nella tua lista di cose da fare. Questo non significa che svolgi solo quelle attività. Se hai tempo ed energia alla fine della giornata, puoi sempre fare di più.
Raggruppa attività simili in modo da poterti concentrare sul tipo di lavoro che stai svolgendo contemporaneamente. Questo aiuta ad evitare il rischi del multitasking .
Scrivi i tuoi compiti in modo che siano significativi e motivanti. Vuoi guardare la tua lista ed essere motivato a rimanere bloccato e fare il lavoro.
Non perdere mai una revisione settimanale completa. Questa è la colla che tiene tutto insieme e rilevante.