Nell'ultima settimana ci sono stati una sfilza di articoli sull'e-mail, soprattutto considerando che stiamo arrivando al 30° anniversario dell'e-mail. Ciò che viene discusso spesso sono i problemi che l'e-mail ha creato (oltre ai problemi che l'e-mail ha risolto), ma si è parlato di più come dobbiamo lavorare per domare la posta elettronica per risolvere i problemi che crea.

Ma il problema non è la posta elettronica. La posta elettronica non ha bisogno di essere addomesticata. Il problema, molto semplicemente, è come trattiamo emai l.Pubblicità

Individui e aziende trattano la posta elettronica in modi che vanno contro il senso di ciò per cui dovrebbe essere utilizzata la posta elettronica: per comunicare a lungo senza usare il telefono. Non è un sostituto del telefono, non è un mezzo per mettersi in contatto immediatamente con qualcuno. Eppure l'aspettativa è che sia - o dovrebbe essere .

La gente sembra pensare che dal momento che ricevi l'e-mail quasi istantaneamente, dovresti rispondere a tono. Ma per la maggior parte delle persone (ci sono alcuni lavori in cui il lavoro è gestione della posta elettronica) la gestione della posta elettronica è un aspetto del loro lavoro, e anche di piccole dimensioni. Eppure è quasi una delle prime cose che menzioniamo che facciamo durante la nostra giornata.

Pensa a questo: aspetti il ​​postino per tutte le ore, aprendo e chiudendo la porta per controllare la posta senza sosta ogni giorno? Ovviamente no. Sarebbe uno spreco di tempo ed energie. Sai quando arriva il postino (approssimativamente), quindi se ti aspetti qualcosa allora hai un'idea generale di quando arriverà. Per questo motivo, non stai seduto vicino alla porta tutto il giorno ad aspettare. Trascorri la tua giornata, svolgendo il lavoro effettivo che hai a disposizione piuttosto che lasciare che la possibilità di una consegna importante ti ostacoli.Pubblicità

Fai la stessa cosa con la posta elettronica? Probabilmente no.

Invece, tieni aperta la tua applicazione di posta elettronica, in attesa che arrivi l'avviso di notifica imminente in modo da poter controllare e vedere quale cosa nuova è appena stata consegnata alla tua casella di posta.

Forse non lo fai. Forse controlli la posta elettronica 2-3 volte al giorno, e basta. Forse tratti la posta elettronica in un modo che ti consente di trattare meglio il tuo altro lavoro.Pubblicità

Forse.

Gestisci le tue attività dalla tua applicazione di posta elettronica? A meno che tu non stia usando qualcosa come Posta in arrivo attiva o un componente aggiuntivo simile, stai utilizzando uno strumento di comunicazione come strumento di gestione delle attività. E questo non funziona.

Metti Post-It direttamente (ed esclusivamente) sul tuo telefono per ricordarti di fare gli oggetti? Puoi farlo per elementi che richiedono l'utilizzo del telefono, ma oltre a ciò ne dubito fortemente. Eppure lo facciamo con le applicazioni di posta elettronica senza nemmeno pensarci allo stesso modo.Pubblicità

L'ostacolo all'utilizzo di un'applicazione di gestione delle attività è spesso dovuto al fatto che le persone sentono o pensano di poter utilizzare la propria applicazione di posta elettronica per gestire le proprie attività con cartelle e simili. Puoi provare, ma non sarai altrettanto efficace o efficiente. Ti sfido a utilizzare un software separato (o, se stai usando Outlook, usa il componente Da fare) per gestire le tue attività piuttosto che utilizzare la tua applicazione di posta elettronica per gestire le tue attività. Mantienilo durante la regolazione iniziale e scommetto che vedrai migliorare il tuo flusso di lavoro.

Quindi qual è la linea di fondo?

Indipendentemente dall'app o dal servizio di posta elettronica che utilizzi, a meno che tu non metta in atto la disciplina e i limiti quando si tratta di utilizzare questo prezioso strumento di comunicazione , lo stai facendo male .Pubblicità

Allora qual è il problema della posta elettronica? Non è la tecnologia; sono le persone che usano la tecnologia. E fino a quando non risolviamo quell'e-mail apparirà sempre... non funzionante.

(Diritti d'autore della foto: Un sacco di segni tramite Shutterstock)