Le riunioni efficaci sono uno dei modi per discutere e risolvere i problemi, non solo in un'azienda ma in qualsiasi organizzazione. Che si tratti del capo o dei dipendenti, chiunque può contribuire e parlare.

Sebbene le riunioni siano strumenti necessari per la produttività, alcune riunioni semplicemente non funzionano e finiscono per sprecare tempo ed energia per tutti.

Esistono metodi ed elementi semplificati per condurre una riunione efficiente ed efficace, 10 dei quali verranno presentati qui.

1. Definisci uno scopo chiaro per la riunione

Prima di convocare un incontro, devi prima chiedere:

Perché e? per che cosa?

Un incontro sarà efficace solo se il suo scopo e i suoi obiettivi sono chiari, sia che si tratti di risolvere una controversia tra dipendenti o di discutere una crisi aziendale. Ciò comporta anche il raggiungimento di un determinato risultato, e questo risultato è molto probabilmente correlato allo scopo.

Uno scopo chiaro deve essere pianificato prima di inviare gli inviti alle persone coinvolte. Assicurati di sapere esattamente perché ti stai incontrando e il risultato sperato.

2. Invita solo le persone necessarie

Avere solo le persone necessarie come partecipanti alla riunione è un altro passo verso un incontro efficace.Pubblicità

Lo scopo dell'incontro ha a che fare con la sicurezza della rete aziendale? Invita il capo del dipartimento IT.

Lo scopo dell'incontro ha qualcosa a che fare con il futuro dell'azienda? Invita il tuo capo e i dipendenti coinvolti.

Solo le persone che sono direttamente collegate al risultato atteso dovrebbero partecipare alla riunione.In questo modo, non sprecherai il tempo e la produttività di altre persone. Ciò manterrà anche i numeri il più bassi possibile, il che significa meno interruzioni e distrazioni.

3. Approvare un programma finale

Quando lavori per organizzare riunioni efficaci, crea un'agenda per la riunione. Ciò dovrebbe includere elementi di azione, luogo, ora di inizio e fine e le persone coinvolte. Quindi, invia il memorandum alle persone necessarie via e-mail o mettilo sulla loro scrivania.

Non aspettare le persone che sono in ritardo e assicurati che l'incontro inizia in orario .All'inizio potrebbe non essere facile, soprattutto se sei un tipo indulgente. Ma ti renderai conto che questo è importante non solo per te ma anche per le altre persone.

Le persone si sentiranno più a loro agio con un incontro se l'agenda è posta di fronte a loro. Ciò ridurrà anche le questioni banali, come presentazioni non necessarie o l'inserimento di domande casuali.

4 . Crea una regola contro smartphone o tablet

È difficile competere per l'attenzione delle persone, soprattutto quando usano i loro telefoni o tablet.

Il multitasking è già di per sé una cosa problematica, ma è peggio quando devi competere con dispositivi appositamente progettati per catturare l'attenzione delle persone. La ricerca mostra che il multitasking tra diversi media comporta un'elaborazione delle informazioni più scadente e prestazioni e produttività inferiori.Pubblicità

In uno studio, i risultati hanno mostrato che i multitasker dei media pesanti sono più suscettibili alle interferenze da stimoli ambientali irrilevanti e da rappresentazioni irrilevanti nella memoria^[1].

Per garantire che i partecipanti si concentrino sull'agenda, vietare l'uso di smartphone e tablet in modo che ogni partecipante si concentri sul compito da svolgere.

5. Assegna un moderatore

Anche se sei colui che pianifica l'incontro, questo non significa che tu sia anche il moderatore.

Dovresti pensare se sei la persona più adatta per moderare l'incontro o se qualcun altro potrebbe farlo meglio. Questo probabilmente dipenderà dall'argomento. Non esitare ad assegnare altre persone qualificate come moderatore se ritieni che sia meglio per la produttività^[Due].

Naturalmente, il moderatore dovrebbe essere qualcuno che sa come condurre riunioni efficaci. Il moderatore dovrebbe anche fungere da cronometrista e osservare il corretto svolgimento della riunione, assicurandosi che l'agenda sia in linea con i tempi. È probabile che l'incontro avrà più successo in questo modo.

6. Avere meno riunioni migliori

Invece di convocare una riunione ogni volta che c'è un problema o una controversia in azienda, trova altri modi per risolvere quei problemi.

Esistono molte alternative alle riunioni che sono più efficaci ed efficienti rispetto a riunioni non ottimali. Inviare un'e-mail o parlare con le persone responsabili sono solo alcuni dei modi in cui è possibile disattivare le riunioni.

Puoi trovare ulteriori idee per alternative alle riunioni in questo articolo.Pubblicità

Se chiami il minor numero possibile di riunioni, i partecipanti saranno più entusiasti di partecipare. Devi garantire la qualità delle tue riunioni e puoi farlo evitando quelle non necessarie.

7. Separare l'ora dei pasti dall'ora delle riunioni

Fare altre cose durante una riunione diminuirà l'attenzione di tutti, incluso il mangiare. Può essere una buona idea dichiarare un orario per mangiare da trenta minuti a un'ora prima dell'orario della riunione. Ciò assicurerà che le persone non mangino durante la riunione, evitando così ulteriori distrazioni.

Durante il pasto o l'ora del pasto, tutti possono mangiare e fare due chiacchiere. Ma durante l'incontro, tutti dovrebbero concentrarsi sull'agenda a portata di mano e fare brainstorming insieme.

In questo modo, puoi seguire il tuo piano, dedicare la tua attenzione al raggiungimento dello scopo dell'incontro e gestire il tuo tempo con saggezza.

8. Rivedere le decisioni della riunione

Durante gli ultimi cinque-dieci minuti della riunione, esamina tutte le decisioni prese e le azioni intraprese. Una chiara comprensione tra i partecipanti e lo scopo dell'incontro deve essere raggiunta prima che tutti se ne vadano. Ciò garantisce che tutti abbiano le loro domande soddisfatte e i loro contributi inclusi.

Offre inoltre l'opportunità a chiunque di esprimere dubbi o domande finali, o di condividere informazioni rilevanti per le decisioni, che è fondamentale per riunioni efficaci.

Il moderatore dovrebbe chiarire eventuali disaccordi tra i partecipanti prima della fine della riunione e dovrebbero trovare soluzioni concise ai loro problemi. È importante che tutti assorbano ciò che è stato discusso nella riunione.

9. Invia una nota di follow-up a tutti i partecipanti

L'inchiostro più debole è più potente della memoria più forte. -Proverbio cinese

Ogni partecipante ha i suoi problemi al di fuori della riunione. Questo è il motivo per cui alcune persone spesso dimenticano alcune cose, anche se sono importanti. Per garantire che le persone ricordino ciò che è stato discusso durante la riunione, invia una nota di follow-up via e-mail o lasciala sulla scrivania.

Questo dovrebbe essere breve e dolce, coprendo ciò che è stato discusso e le conclusioni che sono state raggiunte. Può anche includere un rapido ringraziamento per la loro partecipazione.

10. Invia un foglio di valutazione

Dobbiamo ammettere che non tutti amano l'idea degli incontri. Per queste persone, dobbiamo trovare il modo di assicurarci che si sentano a loro agio ogni volta che vengono incluse in una riunione.

Alcuni di loro non diranno quali sono i problemi se richiesti direttamente, quindi un foglio di valutazione è uno strumento utile per ottenere il loro feedback.

Dai un'occhiata a questo articolo per ulteriori informazioni sul motivo per cui il feedback è così importante.

Controlla il feedback dei partecipanti, incorpora le richieste dei partecipanti nella riunione successiva e modifica qualsiasi processo che provochi disagio.Per condurre riunioni efficaci, è fondamentale assicurarsi che le persone si sentano a proprio agio.

Pensieri finali

Le riunioni sono importanti, ma ciò non significa che siano sempre produttive. È importante prima imparare a gestire riunioni di successo prima di aspettarsi che tutto vada per il meglio.

Ricorda che una riunione efficace è un processo in cui tutti devono collaborare.Pubblicità

Questi 10 semplici consigli su come condurre riunioni efficaci ti aiuteranno sicuramente a diventare un leader e un compagno di squadra migliore. Ora vai avanti e incorpora questi suggerimenti nella routine quotidiana delle riunioni e lascia che la produttività fluisca.

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