20 CONSIGLI PER LA GESTIONE DEL TEMPO PER AUMENTARE LA TUA PRODUTTIVITÀ

Di solito sei puntuale o in ritardo? Finisci le cose entro il tempo stabilito? Consegni i tuoi rapporti/lavori in tempo? Sei in grado di realizzare ciò che vuoi fare prima delle scadenze? Sei un buon time manager?

Se la tua risposta è no a una delle domande precedenti, significa che non stai gestendo il tuo tempo come vorresti. Ecco 20 suggerimenti per la gestione del tempo per aiutarti a gestire meglio il tempo:

1. Crea un piano giornaliero

Pianifica la tua giornata prima che si svolga. Fallo al mattino o, meglio ancora, la sera prima di dormire. Il piano ti offre una buona panoramica di come andrà a finire la giornata. In questo modo, non ti fai prendere alla sprovvista. Il tuo compito per la giornata è attenersi al piano nel miglior modo possibile.

Ecco Come creare una lista di cose da fare che aumenta la tua produttività Product .

2. Fissa un limite di tempo per ogni attività

Sii chiaro che devi completare l'attività X entro le 10:00, l'attività Y entro le 15:00 e l'elemento Z entro le 17:30. Ciò impedisce al tuo lavoro di trascinarsi e consumare il tempo riservato ad altre attività.

3. Usa un calendario

Avere un calendario è il passo più fondamentale per gestire le tue attività quotidiane. Se usi Outlook o Lotus Notes, il calendario fa parte del tuo software di posta.

Lo uso. È ancora meglio se puoi sincronizzare il tuo calendario con il tuo telefono cellulare e altri dispositivi hardware che utilizzi: in questo modo, puoi accedere al tuo programma ovunque ti trovi. Ecco i 10 migliori app di calendario per rimanere in pista .

Scopri altri suggerimenti su come utilizzare il calendario per una migliore gestione del tempo qui: Come utilizzare un calendario per creare tempo e spazio

4. Usa un organizzatore

Un organizzatore ti aiuta ad essere in cima a tutto nella tua vita. È il tuo strumento centrale per organizzare informazioni, elenchi di cose da fare, progetti e altri elementi vari.Pubblicità

Questi Le 15 migliori app e strumenti per la gestione del tempo può aiutarti a organizzare meglio, scegli quello che si adatta alle tue esigenze.

5. Conosci le tue scadenze

Quando devi finire i tuoi compiti? Segna chiaramente le scadenze nel calendario e nell'agenda in modo da sapere quando è necessario completarle.

Ma assicurati di non commettere questi 10 errori comuni durante l'impostazione delle scadenze.

6. Impara a dire di no

Non assumere più di quello che puoi gestire. Per le distrazioni che arrivano quando fai altre cose, dai un deciso no. Oppure rimandarlo a un periodo successivo.

Leo Babauta, il fondatore di Zen Habits, ha alcune grandi intuizioni su come dire di no: La dolce arte di dire di no

7. Obiettivo per essere in anticipo

Quando miri a essere puntuale, sarai puntuale o in ritardo. La maggior parte delle volte sarai in ritardo. Tuttavia, se prevedi di essere in anticipo, molto probabilmente sarai puntuale.

Per gli appuntamenti, cerca di arrivare in anticipo. Per le tue scadenze, inviale prima di quanto richiesto.

Impara da questi suggerimenti su come prepararsi per essere in anticipo , invece di appena in tempo.

8. Time Box le tue attività

Ciò significa limitare il tuo lavoro a X quantità di tempo. Perché la boxe a tempo fa bene? Ecco 10 motivi per cui dovresti iniziare a fare il time-boxing.Pubblicità

Puoi anche leggere di più su come fare il time boxing qui: Ottieni ciò che conta pianificando i blocchi di tempo

9. Metti un orologio visibilmente davanti a te

A volte siamo così presi dal nostro lavoro che perdiamo la cognizione del tempo. Avere un enorme orologio davanti a te ti terrà al corrente dell'ora in questo momento.

10. Imposta promemoria 15 minuti prima

La maggior parte dei calendari ha una funzione di promemoria. Se devi partecipare a una riunione importante, imposta la sveglia 15 minuti prima.

Puoi saperne di più su come i promemoria ti aiutano a ricordare tutto in questo articolo: L'importanza dei promemoria (e come creare un promemoria che funzioni)

11. Concentrarsi

Sei multitasking così tanto da non riuscire a fare nulla? In tal caso, concentrati su un solo compito chiave alla volta. Il multitasking fa male .

Chiudi tutte le applicazioni che non stai utilizzando. Chiudi le schede nel tuo browser che stanno distogliendo la tua attenzione. Concentrati esclusivamente su ciò che stai facendo. Sarai più efficiente in questo modo.

Il CEO di Lifehack ha scritto una guida definitiva su come concentrarsi, imparare i suggerimenti: Come concentrarsi e massimizzare la produttività (la guida definitiva)

12. Blocca le distrazioni

Cosa ti distrae nel tuo lavoro? Messaggi istantanei? Il telefono squilla? Messaggi di testo in arrivo?

Non uso quasi mai la chat al giorno d'oggi. Le uniche volte in cui accedo sono quando non ho intenzione di fare alcun lavoro. Altrimenti diventa molto fastidioso.Pubblicità

Quando faccio un lavoro importante, spengo anche il telefono. Le chiamate durante questo periodo vengono registrate e li contatto in seguito se è qualcosa di importante. Questo mi aiuta a concentrarmi meglio.

Trova altri suggerimenti su come ridurre al minimo le distrazioni per ottenere di più in Come ridurre al minimo le distrazioni per fare le cose

13. Tieni traccia del tuo tempo trascorso

Quando inizi a monitorare il tuo tempo, sei più consapevole di come lo trascorri. Ad esempio, puoi impostare un semplice conto alla rovescia per assicurarti di completare un'attività entro un periodo di tempo, ad esempio 30 minuti o 1 ora. La pressione del tempo può spingerti a rimanere concentrato e a lavorare in modo più efficiente.

Puoi trovare di più app di monitoraggio del tempo qui e scegli quello che fa per te.

14. Non preoccuparti di dettagli non importanti

Non riuscirai mai a fare tutto esattamente come desideri. Cercare di farlo è inefficace.

Cercare di essere perfetto ti fa più male che bene, scopri qui come fare il perfezionismo uccide la tua produttività e come abbandonare la mentalità del perfezionismo.

15. Priorità

Dal momento che non puoi fare tutto, impara a dare la priorità all'importante e lascia andare il resto.

Applicare il principio 80/20 che è un principio chiave nella definizione delle priorità. Puoi anche utilizzare questa tecnica per dare la priorità a tutto ciò che hai nel piatto: Come stabilire le giuste priorità in 10 minuti e lavorare 10 volte più velocemente

16. Delegato

Se ci sono cose che possono essere fatte meglio da altri o cose che non sono così importanti, considera la delega. Questo alleggerisce il carico e puoi concentrarti sui compiti importanti.Pubblicità

Quando deleghi parte del tuo lavoro, liberi il tuo tempo e ottieni di più. Scopri come delegare efficacemente i lavori in questa guida: Come delegare il lavoro (la guida definitiva per i leader di successo)

17. Compiti simili in gruppo insieme

Per lavori correlati, raggrupparli insieme.

Ad esempio, il mio lavoro può essere classificato in questi gruppi principali:

scrittura (articoli, il mio prossimo libro)
istruire
sviluppo dell'officina
sviluppo del business
amministrativo

Metto insieme tutte le attività correlate in modo che ci sia sinergia. Se ho bisogno di effettuare chiamate, assegno una fascia oraria per effettuare tutte le mie chiamate. Semplifica davvero il processo.

18. Elimina i tuoi perditempo

Cosa ti toglie tempo dal tuo lavoro? Facebook? Twitter? Controllo della posta elettronica? Smettila di controllarli così spesso.

Una cosa che puoi fare è rendere difficile controllarli: rimuovili dai collegamenti rapidi / segnalibri del browser e mettili in una cartella dei segnalibri di difficile accesso. Sostituisci i segnalibri del tuo browser con importanti siti di lavoro.

Mentre continuerai a controllare FB/Twitter senza dubbio, scoprirai che è una frequenza più bassa rispetto a prima.

19. Taglia quando ne hai bisogno

Il motivo numero uno per cui le cose vanno oltre è perché non ti fermi quando devi.

Non aver paura di intercettare durante le riunioni o di tracciare una linea di confine. Altrimenti, non ci sarà mai una fine e ti limiterai a consumare il tempo per dopo.Pubblicità

20. Lascia il tempo di buffer nel mezzo

Non imballare tutto insieme. Lascia un tempo di buffer di 5-10 minuti tra ogni attività. Questo ti aiuta a concludere l'attività precedente e iniziare con quella successiva.