Durante una settimana intensa, l'ultima cosa che un leader o un manager desidera è sprecare un'ora o due seduti in una riunione improduttiva.

Se vi chiedessi quale sarebbe il modo più efficiente per essere inefficienti, sono sicuro che molti di voi direbbero brutte riunioni.

Le riunioni oggi consumano più ore di lavoro che mai. Oggi i leader trascorrono circa metà della loro settimana in riunioni.^[1]Secondo una ricerca di TED un terzo di quel tempo viene sprecato in riunioni inutili e mal gestite .

Un sondaggio di Clarizen ha riferito che i lavoratori considerano le riunioni di stato una perdita di tempo e che quasi il 50% degli intervistati preferirebbe andare alla motorizzazione o guardare la vernice asciugare.^[2]

In un articolo per la Harvard Business Review,^[3]tre consulenti di Bain riferiscono i risultati di un esercizio in cui hanno analizzato i programmi di Outlook dei dipendenti di una grande azienda senza nome – e hanno concluso che una riunione esecutiva settimanale richiedeva 300.000 ore all'anno.

E quel totale, scrivono gli autori, non include il tempo di lavoro dedicato alla preparazione delle riunioni.

A quanti incontri hai partecipato dove non c'era un programma o un obiettivo chiaro?

Quanti di voi si sono seduti a riunioni che saltavano da un argomento all'altro senza un chiaro piano d'azione alla fine della riunione?

Se hai lasciato le riunioni più confuse di quando sei arrivato, per favore alza la mano.

Le riunioni non devono essere qualcosa che temiamo e sopportiamo. Non devono essere qualcosa da cui entriamo e usciamo.

Dobbiamo trovare modi per rendere le riunioni molto più intenzionali, energizzanti e produttive, che forniscano risultati reali e tangibili.

Quindi, come condurre le riunioni del team in modo più produttivo?

Ecco 10 modi in cui leader e manager possono iniziare a condurre riunioni di gruppo che siano produttive ed efficaci e vantaggiose per tutti i soggetti coinvolti:Pubblicità

1. Inquadra ogni incontro in modo positivo

Per portare tutti nella stanza in una mentalità positiva ed energizzata per la riunione, un ottimo punto di partenza è far sì che tutti nella stanza condividano qualcosa su cui hanno fatto progressi o di cui sono entusiasti.

Questo imposta immediatamente il tono e la direzione dell'intera riunione.

Piuttosto che le persone che hanno una mentalità negativa sul dover partecipare all'incontro, provengono da un luogo di positività, contributo e positività.

2. Avere un leader chiaro nella stanza

Qualunque sia lo scopo dell'incontro, qualcuno nella stanza deve farsi carico di dirigere e condurre l'incontro.

Questa persona stabilirà l'agenda della riunione, si assicurerà che non vada fuori tema e si assicurerà che la riunione rimanga entro un lasso di tempo concordato.

Spesso riferiranno sui progressi, daranno chiarezza su ciò che deve accadere dopo la riunione e otterranno l'impegno delle persone durante la riunione sui passaggi delle azioni future.

Se non c'è nessuno che prenda il controllo, le persone con le personalità più grandi o le opinioni più grandi possono dominare e impedire alle personalità più tranquille di contribuire.

3. Avere le persone giuste nella stanza

Ripensa all'ultimo grande incontro a cui sei stato... L'incontro era pieno di persone che facevano i numeri o era pieno di persone che stavano contribuendo e fornendo input?

Immagino che fosse il secondo.

Per condurre un incontro davvero produttivo, prenditi del tempo per considerare chi sarà coinvolto.

Vuoi persone nella stanza che aggiungano valore, che siano collaboratori attivi, abbiano conoscenze di base, siano responsabili delle decisioni, agiscano e che saranno direttamente influenzate dall'esito della riunione.

Fai attenzione a riempire la stanza, a meno che non sia assolutamente necessario, con persone la cui motivazione per essere lì è lo status o la paura di perdere qualcosa.

Concentrati sul far entrare nella sala riunioni persone che apportino un contributo produttivo, non spettatori passivi.Pubblicità

Se hai l'autonomia per organizzare i tuoi incontri come preferisci, concentrati sul farlo in modo che forniscano i risultati più produttivi.

4. Usa i punti di forza unici delle persone in riunioni diverse

Non tutti nella tua azienda o squadra sono la persona giusta per ogni riunione.

Un ottimo consiglio per creare riunioni produttive è chiarire a quali riunioni i membri del team dovrebbero e non dovrebbero far parte.

Non pensare solo a riempire la stanza, sii selettivo nell'invitare persone che sai daranno il contributo maggiore.

Abbiamo tutti diversi punti di forza. Alcuni membri del tuo team saranno fantastici nelle riunioni di brainstorming, mentre altri potrebbero essere stressati al pensiero di partecipare.

Lo stesso vale per le riunioni di processo e di stato.

Quando si tratta di creare il massimo impatto dalla riunione, è importante considerare quale energia si desidera nella stanza e chi può apportare il giusto valore a una riunione.

Se hai chiarezza su questo, assicurati che le persone giuste nella stanza.

Durante la mia carriera aziendale, ero solito condurre riunioni di brainstorming, strategia e status. Sapevo che i diversi membri del team avrebbero portato diversi set di abilità a riunioni specifiche.

Uno dei miei direttori senior era più strategico che creativo, quindi mi sarei assicurato che fosse la numero uno nella scheda del mio team per le riunioni strategiche. Ma l'ho tenuta fuori dalle riunioni di brainstorming, a favore di altri membri del team.

Un altro membro del team era un ottimo pianificatore strategico, quindi mi assicurerei che partecipasse sia al brainstorming che alle riunioni strategiche. Durante gli incontri di brainstorming, il suo valore era pensare al piano e ai passaggi di azione necessari per eseguire le idee creative.

Spesso condurre riunioni produttive significa essere il direttore di una grande orchestra. Se non hai gli strumenti e gli artisti complementari giusti nella stanza, collaborando insieme e lavorando in armonia, il risultato può essere un grande casino. Ma, se riunisci gli artisti giusti, i risultati possono essere magici e stimolanti.

5. Terminare le riunioni con azioni e responsabilità chiare

Ripensa all'ultima riunione a cui hai partecipato, è probabile che ci siano state molte conversazioni interessanti, input e approfondimenti preziosi.Pubblicità

Ma cosa è successo alla fine dell'incontro? Siete andati tutti per la vostra strada o sono state definite chiare fasi d'azione e responsabilità?

Vale la pena dedicare del tempo alla fine di ogni riunione per consentire a tutti di condividere le loro più grandi intuizioni.

Ciò rafforza il contributo e la collaborazione e garantisce che tutti escano dall'incontro con una chiara prospettiva sul valore dell'incontro.

Per rafforzare ulteriormente questo aspetto, è responsabilità del leader della riunione definire chiaramente le fasi dell'azione, le responsabilità personali e i tempi per agire sugli elementi chiave della riunione.

6. Crea uno scopo chiaro per la riunione

Rimanere in carreggiata è una delle sfide più difficili per gestire una riunione efficace e produttiva. La ragione di ciò è che molti incontri sono organizzati senza uno scopo chiaro, o addirittura senza un'agenda.

Alcuni incontri avvengono semplicemente perché qualcuno potrebbe aver deciso che avrai un incontro settimanale sullo stato.

Presentarsi a riunioni del genere, senza una chiara comprensione dell'argomento specifico della riunione, dell'agenda o delle priorità della riunione, può farti sentire come se la riunione fosse una perdita di tempo.

Quando hai chiaro lo scopo dell'incontro, sarai più coinvolto, saprai cosa preparare in anticipo e saprai quali sono i risultati desiderati dell'incontro.

7. Tenere la riunione in piedi

In un articolo sul Journal of Applied Psychology, gli autori hanno scoperto che le riunioni sit-in hanno richiesto il 34% in più di quelle in piedi.^[4]

Se ti accorgi che le tue riunioni sit-down non sono così produttive come vorresti che fossero, cambia le cose e fai alzare tutti i partecipanti.

8. Rendi le riunioni più brevi

Se hai uno scopo e un'agenda chiari per l'incontro, dovresti avere un'idea di quanto tempo dovrebbe durare l'incontro.

Molte riunioni che ho vissuto in passato avevano un invito del calendario impostato per 45 minuti o 60 minuti. Alcuni incontri in realtà sono finiti prima, ma poiché l'intervallo di tempo era stato fissato per un tempo prestabilito, l'incontro è proseguito senza una vera ragione.

Inizia a impostare riunioni con una finestra temporale più breve, che sia 30 o 40 minuti, e verifica se le riunioni diventano più produttive ed efficaci.Pubblicità

La nostra capacità di attenzione e i nostri livelli di energia possono iniziare a diminuire più a lungo va avanti l'incontro.

9. Inizio e fine in orario

Nessuno vuole essere tenuto in attesa dell'inizio delle riunioni e dover riprogrammare se le riunioni vengono superate.

Se gestisci riunioni che iniziano in orario e finiscono in orario, i partecipanti sanno cosa aspettarsi e sanno di presentarsi in orario.

Se i membri del team scelgono di non arrivare in orario, potrebbe essere saggio organizzare un incontro separato con quella persona per chiarire che ti aspetti che arrivino in orario.

10. Cambia l'ambiente

Se ritieni che le riunioni siano lente o stiano diventando obsolete, potrebbe essere il momento di cambiare il tuo ambiente.

Ho avuto alcuni dei miei incontri più produttivi semplicemente lasciando l'ufficio e andando in un luogo stimolante, o tenendo un incontro o due in un parco locale.

La linea di fondo

Gli incontri non stanno andando via. Sono una parte inevitabile ed essenziale della vita aziendale e aziendale.

Ma per garantire che non siano solo una perdita di tempo e siano un modo efficace di collaborare e lavorare per raggiungere e raggiungere obiettivi e progetti importanti, dobbiamo organizzare gli incontri in modo che valgano la pena, siano produttivi e producano risultati tangibili.

Dobbiamo imparare a condurre le riunioni di gruppo in modo produttivo ed efficace.

Se agisci sui suggerimenti e sulle strategie che ho delineato su come condurre le riunioni del team nel modo più produttivo, ti assicurerai di massimizzare i punti di forza e l'energia mentale di tutti nella stanza.

Le tue riunioni non saranno più qualcosa che tu e il tuo team temete o cercate di evitare. Invece, gli incontri diventeranno un modo per riconnettersi, essere creativi, decidere sulla strategia, ottenere supporto, celebrare i progressi e generare uno slancio produttivo.

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Credito fotografico in primo piano: Creatori di campagne tramite unsplash.com

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